ما يجب معرفته
- أدخل البيانات في الخلايا في الأعمدة والصفوف لإنشاء قاعدة بيانات أساسية.
- إذا كنت تستخدم الرؤوس ، فأدخلها في الخلية الأولى في كل عمود.
- لا تترك أي صفوف فارغة داخل قاعدة البيانات.
تشرح هذه المقالة كيفية إنشاء قاعدة بيانات في Excel لـ Microsoft 365 و Excel 2019 و Excel 2016 و Excel 2013 و Excel 2010 و Excel for Mac و Excel لنظام Android و Excel Online.
أدخل البيانات
التنسيق الأساسي لتخزين البيانات في قاعدة بيانات Excel هو الجدول. بمجرد إنشاء جدول ، استخدم أدوات بيانات Excel للبحث عن السجلات وفرزها وتصفيتها في قاعدة البيانات للعثور على معلومات محددة.
لمتابعة هذا البرنامج التعليمي ، أدخل البيانات كما هو موضح في الصورة أعلاه.
أدخل معرفات الطلاب بسرعة
- اكتب المعرفين الأولين ، ST348-245 و ST348-246 ، في الخلايا A5 وA6 ، على التوالي.
- قم بتمييز المعرفين لتحديدهما.
- اسحب مقبض التعبئة إلى الخلية A13.
يتم إدخال بقية معرف الطالب في الخلايا من A6 إلى A13 بشكل صحيح.
أدخل البيانات بشكل صحيح
عند إدخال البيانات ، من المهم التأكد من إدخالها بشكل صحيح. بخلاف الصف 2 بين عنوان جدول البيانات وعناوين الأعمدة ، لا تترك أي صفوف فارغة أخرى عند إدخال بياناتك. تأكد أيضًا من عدم ترك أي خلايا فارغة.
أخطاء البيانات الناتجة عن الإدخال غير الصحيح للبيانات هي مصدر العديد من المشكلات المتعلقة بإدارة البيانات. إذا تم إدخال البيانات بشكل صحيح في البداية ، فمن المرجح أن يعطيك البرنامج النتائج التي تريدها.
الصفوف هي السجلات
يُعرف كل صف من البيانات في قاعدة البيانات بالسجل. عند إدخال السجلات ، ضع هذه الإرشادات في الاعتبار:
- لا تترك أي صفوف فارغة في الجدول. يتضمن ذلك عدم ترك صف فارغ بين عناوين الأعمدة والصف الأول من البيانات.
- يجب أن يحتوي السجل على بيانات حول عنصر واحد محدد فقط.
- يجب أن يحتوي السجل أيضًا على جميع البيانات الموجودة في قاعدة البيانات حول هذا العنصر. لا يمكن أن تكون هناك معلومات عن عنصر في أكثر من صف واحد.
الأعمدة هي الحقول
بينما يُشار إلى الصفوف في قاعدة بيانات Excel بالسجلات ، تُعرف الأعمدة بالحقول. يحتاج كل عمود إلى عنوان لتعريف البيانات التي يحتوي عليها. تسمى هذه العناوين أسماء الحقول.
- تُستخدم أسماء الحقول للتأكد من إدخال البيانات لكل سجل بنفس التسلسل.
- يجب إدخال البيانات الموجودة في العمود باستخدام نفس التنسيق. إذا بدأت في إدخال الأرقام كأرقام (مثل 10 أو 20) ، فاستمر في ذلك. لا تغير جزئيًا وابدأ في إدخال الأرقام ككلمات (مثل عشرة أو عشرين). كن متسقًا.
- يجب ألا يحتوي الجدول على أي أعمدة فارغة.
إنشاء الجدول
بمجرد إدخال البيانات ، يمكن تحويلها إلى جدول. لتحويل البيانات إلى جدول:
- قم بتمييز الخلايا A3 إلى E13في ورقة العمل.
- حدد علامة التبويب الصفحة الرئيسية.
- حدد تنسيق كجدوللفتح القائمة المنسدلة.
- اختر الخيار الأزرق Table Style Medium 9لفتح مربع الحوار Format as Table.
- أثناء فتح مربع الحوار ، تُحاط الخلايا من A3 إلى E13 في ورقة العمل بخط منقط.
- إذا كان الخط المنقط يحيط بالنطاق الصحيح من الخلايا ، فحدد OKفي مربع الحوار تنسيق كجدول.
- إذا كان الخط المنقط لا يحيط بالنطاق الصحيح للخلايا ، فقم بتمييز النطاق الصحيح في ورقة العمل ثم حدد OKفي مربع الحوار تنسيق كجدول.
يتم إضافة الأسهم المنسدلة بجانب اسم كل حقل ، ويتم تنسيق صفوف الجدول بالتبادل بين الضوء والأزرق الداكن.
استخدم أدوات قاعدة البيانات
بمجرد إنشاء قاعدة البيانات ، استخدم الأدوات الموجودة أسفل الأسهم المنسدلة بجانب كل اسم حقل لفرز بياناتك أو تصفيتها.
فرز البيانات
- حدد سهم القائمة المنسدلة بجوار حقل الاسم الأخير.
- حدد فرز من أ إلى يلفرز قاعدة البيانات أبجديًا.
- بمجرد الفرز ، فإن Graham J. هو أول سجل في الجدول ، و Wilson R هو الأخير.
تصفية البيانات
- حدد سهم القائمة المنسدلة بجوار حقل البرنامج.
- حدد خانة الاختيار بجوار حدد الكللمسح كافة خانات الاختيار.
- حدد خانة الاختيار بجوار Businessلإضافة علامة اختيار إلى المربع.
- حدد موافق.
- يظهر فقط طالبان ، G. Thompson و F. Smith ، لأنهما هما الطالبان الوحيدان المسجلان في برنامج الأعمال.
- لإظهار جميع السجلات ، حدد سهم القائمة المنسدلة بجوار حقل البرنامج وحدد Clear Filter from" Program."
قم بتوسيع قاعدة البيانات
لإضافة سجلات إضافية إلى قاعدة البيانات الخاصة بك:
- ضع مؤشر الماوس فوق النقطة الصغيرة في الركن الأيمن السفلي من الجدول.
- يتغير مؤشر الماوس إلى سهم برأسين.
- اضغط مع الاستمرار على زر الفأرة الأيمن واسحب المؤشر لأسفل لإضافة صف فارغ إلى أسفل قاعدة البيانات.
-
أضف البيانات التالية إلى هذا الصف الجديد:
Cell A14: ST348-255
خلية B14: كريستوفر
Cell C14: A.
Cell D14: 22
خلية E14: علم
أكمل تنسيق قاعدة البيانات
- تمييز الخلايا A1 إلى E1في ورقة العمل.
- حدد الصفحة الرئيسية.
- حدد دمج وتوسيطلتوسيط العنوان.
- حدد لون التعبئةلفتح قائمة لون التعبئة المنسدلة.
- اختر أزرق ، تشكيل 1من القائمة لتغيير لون الخلفية في الخلايا من A1 إلى E1 إلى اللون الأزرق الداكن.
- حدد لون الخط لفتح القائمة المنسدلة للون الخط.
- اختر Whiteمن القائمة لتغيير لون النص في الخلايا A1 إلى E1 إلى اللون الأبيض.
- تمييز الخلايا A2 إلى E2في ورقة العمل.
- حدد لون التعبئةلفتح قائمة لون التعبئة المنسدلة.
- اختر أزرق ، تشكيل 1 ، أفتح 80من القائمة لتغيير لون الخلفية في الخلايا من A2 إلى E2 إلى اللون الأزرق الفاتح.
- تمييز الخلايا A4 إلى E14في ورقة العمل.
- حدد Centerلتوسيط محاذاة النص في الخلايا من A14 إلى E14.
وظائف قاعدة البيانات
Syntax: Dfunction (Database_arr، Field_str | num، Criteria_arr)
حيث وظيفة D هي واحدة مما يلي:
- DAVERAGE
- DCOUNT
- DCOUNTA
- DGET
- DMAX
- DMIN
- المنتج
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
النوع: قاعدة البيانات
تعد وظائف قاعدة البيانات ملائمة عند استخدام جداول بيانات Google للحفاظ على البيانات المنظمة ، مثل قاعدة البيانات. تحسب كل وظيفة من وظائف قاعدة البيانات ، Dfunction ، الوظيفة المقابلة في مجموعة فرعية من نطاق خلايا يعتبر جدول قاعدة بيانات. تأخذ دالات قاعدة البيانات ثلاث وسيطات:
- Database_arrهو نطاق أو مصفوفة مضمنة أو مصفوفة تم إنشاؤها بواسطة تعبير مصفوفة. إنه منظم بحيث يكون كل صف بعد الصف 1 هو سجل قاعدة بيانات ، وكل عمود هو حقل قاعدة بيانات. يحتوي الصف 1 على تسميات لكل حقل.
- Field_str | numيشير إلى العمود (الحقل) الذي يحتوي على القيم المطلوب حساب متوسطها. يمكن التعبير عن هذا إما باسم الحقل (سلسلة نصية) أو رقم العمود ، حيث سيتم تمثيل العمود الموجود في أقصى اليسار على أنه 1.
- Criteria_arrهو نطاق أو مصفوفة مضمنة أو مصفوفة تم إنشاؤها بواسطة تعبير مصفوفة. إنه منظم بحيث يحتوي الصف الأول على اسم (أسماء) الحقل الذي سيتم تطبيق المعيار (المعايير) عليه ، وتحتوي الصفوف اللاحقة على الاختبار (الاختبارات) الشرطي.
يحدد الصف الأول في المعايير أسماء الحقول. يمثل كل صف آخر في المعايير عامل تصفية ومجموعة من القيود على الحقول المقابلة. يتم وصف القيود باستخدام تدوين الاستعلام حسب المثال وتتضمن قيمة للمطابقة أو عامل مقارنة متبوعًا بقيمة مقارنة. من أمثلة القيود: "شوكولاتة" و "42" و ">=42" و "42". تعني الخلية الفارغة عدم وجود قيود على الحقل المقابل.
مرشح يطابق صف قاعدة البيانات إذا تم استيفاء جميع قيود المرشح (القيود الموجودة في صف المرشح). يفي صف قاعدة البيانات (سجل) بالمعايير إذا كان مرشح واحد على الأقل يطابقه. قد يظهر اسم الحقل أكثر من مرة في نطاق المعايير للسماح بعدة قيود يتم تطبيقها في وقت واحد (على سبيل المثال ، درجة الحرارة >=65 ودرجة الحرارة <=82).
DGET هي وظيفة قاعدة البيانات الوحيدة التي لا تجمع القيم. تُرجع DGET قيمة الحقل المحدد في الوسيطة الثانية (بشكل مشابه لـ VLOOKUP) فقط عندما يتطابق سجل واحد تمامًا مع المعايير ؛ وبخلاف ذلك ، تقوم بإرجاع خطأ يشير إلى عدم وجود مطابقات أو تطابقات متعددة.
