برنامج Microsoft Excel الأساسي للمبتدئين

2024 مؤلف: Abigail Brown | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 06:38

Excel هو برنامج جداول بيانات إلكتروني يستخدم لتخزين البيانات وتنظيمها ومعالجتها. يتم تخزين البيانات في خلايا فردية يتم تنظيمها عادةً في سلسلة من الأعمدة والصفوف في ورقة العمل ؛ يشار إلى هذه المجموعة من الأعمدة والصفوف بالجدول.

يمكن لبرامج جداول البيانات أيضًا إجراء عمليات حسابية على البيانات باستخدام الصيغ. للمساعدة في تسهيل البحث عن المعلومات وقراءتها في ورقة العمل ، يحتوي Excel على عدد من ميزات التنسيق التي يمكن تطبيقها على الخلايا والصفوف والأعمدة وجداول البيانات بالكامل.

نظرًا لأن كل ورقة عمل في الإصدارات الأخيرة من Excel تحتوي على مليارات الخلايا لكل ورقة عمل ، فإن كل خلية لها عنوان يُعرف باسم مرجع الخلية بحيث يمكن الرجوع إليه في الصيغ والمخططات والميزات الأخرى للبرنامج.

الموضوعات المدرجة في هذا البرنامج التعليمي هي:

• إدخال البيانات في الجدول
• توسيع أعمدة ورقة العمل الفردية
• إضافة التاريخ الحالي ونطاق مسمى إلى ورقة العمل
• إضافة صيغة الخصم
• إضافة صيغة صافي الراتب
• نسخ الصيغ باستخدام مقبض التعبئة
• إضافة تنسيق الأرقام إلى البيانات
• إضافة تنسيق الخلية

إدخال البيانات في ورقة العمل الخاصة بك

دائمًا ما يكون إدخال البيانات في خلايا ورقة العمل عملية من ثلاث خطوات ؛ هذه الخطوات كالتالي:

1. انقر على الخلية حيث تريد نقل البيانات.
2. اكتب البيانات في الخلية.
3. اضغط على مفتاح أدخلعلى لوحة المفاتيح أو انقر فوق خلية أخرى بالماوس.

كما ذكرنا ، يتم تحديد كل خلية في ورقة العمل من خلال عنوان أو مرجع خلية ، والذي يتكون من حرف العمود ورقم الصف الذي يتقاطع في موقع الخلية. عند كتابة مرجع خلية ، يتم دائمًا كتابة حرف العمود أولاً متبوعًا برقم الصف - مثل A5 أو C3 أو D9

عند إدخال البيانات لهذا البرنامج التعليمي ، من المهم إدخال البيانات في خلايا ورقة العمل الصحيحة. تستخدم الصيغ التي تم إدخالها في الخطوات اللاحقة مراجع الخلايا للبيانات التي تم إدخالها الآن.

لمتابعة هذا البرنامج التعليمي ، استخدم مراجع الخلايا للبيانات التي تظهر في الصورة أعلاه لإدخال جميع البيانات في ورقة عمل Excel فارغة.

توسيع الأعمدة في Excel

بشكل افتراضي ، يسمح عرض الخلية بثمانية أحرف فقط من أي إدخال بيانات ليتم عرضها قبل أن تتسرب البيانات إلى الخلية التالية على اليمين.إذا كانت الخلية أو الخلايا الموجودة على اليمين فارغة ، فسيتم عرض البيانات المدخلة في ورقة العمل ، كما هو موضح في عنوان ورقة العمل حسابات الخصم للموظفين تم إدخالها في الخلية A1

إذا كانت الخلية الموجودة على اليمين تحتوي على بيانات ، فسيتم اقتطاع محتويات الخلية الأولى إلى الأحرف الثمانية الأولى. تم إدخال عدة خلايا من البيانات في الخطوة السابقة ، مثل التسمية معدل الاستنتاج: تم إدخالها في خلية B3 و Thompson A. التي تم إدخالها في الخلية A8 تم اقتطاعها لأن الخلايا الموجودة على اليمين تحتوي على بيانات.

لتصحيح هذه المشكلة بحيث تكون البيانات مرئية بالكامل ، يجب توسيع الأعمدة التي تحتوي على تلك البيانات. كما هو الحال مع جميع برامج Microsoft ، هناك طرق متعددة لتوسيع الأعمدة. تغطي الخطوات أدناه كيفية توسيع الأعمدة باستخدام الماوس.

توسيع أعمدة ورقة العمل الفردية

1. ضع مؤشر الماوس على الخط بين أعمدة A و Bفي رأس العمود.
2. سيتغير المؤشر إلى سهم برأسين.
3. انقر مع الاستمرار على لأسفل زر الماوس الأيسر واسحب السهم ذي الرأسين إلى اليمين لتوسيع العمود A حتى الإدخال بالكامل Thompson A.مرئي
4. توسيع الأعمدة الأخرى لإظهار البيانات حسب الحاجة.

عرض العمود وعناوين ورقة العمل

نظرًا لأن عنوان ورقة العمل طويل جدًا مقارنة بالتسميات الأخرى في العمود A ، إذا تم توسيع هذا العمود لعرض العنوان بالكامل في الخلية A1، لن تبدو ورقة العمل فردية فحسب ، بل ستجعل من الصعب استخدام ورقة العمل بسبب الفجوات بين التسميات الموجودة على اليسار وأعمدة البيانات الأخرى.

نظرًا لعدم وجود إدخالات أخرى في الصف 1، فليس من الخطأ ترك العنوان كما هو - يمتد إلى الخلايا على اليمين. بدلاً من ذلك ، يحتوي Excel على ميزة تسمى الدمج والتوسيط والتي سيتم استخدامها في خطوة لاحقة لتوسيط العنوان بسرعة فوق جدول البيانات.

إضافة التاريخ والمدى المحدد

من الطبيعي إضافة التاريخ إلى جدول البيانات - في كثير من الأحيان للإشارة إلى آخر تحديث للورقة. يحتوي Excel على عدد من وظائف التاريخ التي تسهل إدخال التاريخ في ورقة العمل. الدالات هي مجرد صيغ مضمنة في Excel لتسهيل إكمال المهام التي يتم إجراؤها بشكل شائع - مثل إضافة التاريخ إلى ورقة العمل.

وظيفة TODAY سهلة الاستخدام لأنها لا تحتوي على وسيطات - وهي البيانات التي يجب توفيرها للوظيفة حتى تعمل. وظيفة TODAYهي أيضًا إحدى وظائف Excel المتقلبة ، مما يعني أنها تقوم بتحديث نفسها في كل مرة يتم فيها إعادة الحساب - والتي عادة ما تكون في أي وقت يتم فيه فتح ورقة العمل.

إضافة التاريخ باستخدام وظيفة TODAY

ستضيف الخطوات أدناه الوظيفة TODAY إلى خلية C2من ورقة العمل.

1. انقر فوق خلية C2لجعلها الخلية النشطة.
2. انقر فوق علامة التبويب الصيغ من الشريط.
3. انقر فوق الخيار التاريخ والوقت على الشريط لفتح قائمة وظائف التاريخ.
4. انقر على وظيفة Today لإحضار Formula Builder.
5. انقر فوق تمفي المربع لإدخال الوظيفة والعودة إلى ورقة العمل.
6. يجب إضافة التاريخ الحالي إلى خلية C2.

رؤيةالرموز بدلاً من التاريخ

إذا ظهر صف من رموز الهاشتاج في خلية C2 بدلاً من التاريخ بعد إضافة وظيفة TODAYإلى تلك الخلية ، فهي كذلك لأن الخلية ليست واسعة بما يكفي لعرض البيانات المنسقة.

كما ذكرنا سابقًا ، تنتشر الأرقام غير المنسقة أو البيانات النصية إلى خلايا فارغة إلى اليمين إذا كانت عريضة جدًا بالنسبة للخلية.البيانات التي تم تنسيقها كنوع محدد من الأرقام - مثل العملة أو التواريخ أو الوقت ، ومع ذلك ، لا تنتقل إلى الخلية التالية إذا كانت أكبر من الخلية التي توجد بها. بدلاً من ذلك ، يعرضون الخطأ.

لتصحيح المشكلة ، وسّع العمود Cباستخدام الطريقة الموضحة في الخطوة السابقة من البرنامج التعليمي.

إضافة نطاق مسمى

A يتم إنشاء النطاق المسمى عندما يتم إعطاء اسم واحد أو أكثر من الخلايا لتسهيل تحديد النطاق. يمكن استخدام النطاقات المسماة كبديل لمرجع الخلية عند استخدامها في الوظائف والصيغ والمخططات. أسهل طريقة لإنشاء نطاقات مسماة هي استخدام المربع nameالموجود في الركن الأيسر العلوي من ورقة العمل أعلى أرقام الصفوف.

في هذا البرنامج التعليمي ، سيتم إعطاء الاسم rate إلى خلية C6 لتحديد معدل الخصم المطبق على رواتب الموظفين. سيتم استخدام النطاق المسمى في صيغة خصم التي ستتم إضافتها إلى خلايا C6 إلى C9من ورقة العمل

1. حدد خلية C6في ورقة العمل.
2. اكتب rate في Name Box واضغط على مفتاح Enterعلى لوحة المفاتيح
3. خلية C6 لديها الآن اسم معدل

سيتم استخدام هذا الاسم لتبسيط إنشاء صيغ الاستنتاجاتفي الخطوة التالية من البرنامج التعليمي.

إدخال صيغة استقطاعات الموظف

تسمح لك صيغ Excel بإجراء عمليات حسابية على بيانات الأرقام التي تم إدخالها في ورقة العمل. يمكن استخدام صيغ Excel لسحق الأرقام الأساسية ، مثل الجمع أو الطرح ، بالإضافة إلى العمليات الحسابية الأكثر تعقيدًا ، مثل إيجاد متوسط الطالب في نتائج الاختبار وحساب مدفوعات الرهن العقاري.

• تبدأ الصيغ في Excel دائمًا بعلامة يساوي (=).
• يتم دائمًا كتابة علامة المساواة في الخلية حيث تريد ظهور الإجابة.
• تكتمل الصيغة بالضغط على مفتاح Enter بلوحة المفاتيح.

استخدام مراجع الخلايا في الصيغ

طريقة شائعة لإنشاء الصيغ في Excel تتضمن إدخال بيانات الصيغة في خلايا ورقة العمل ثم استخدام مراجع الخلايا للبيانات في الصيغة ، بدلاً من البيانات نفسها.

الميزة الرئيسية لهذا النهج هي أنه إذا أصبح من الضروري فيما بعد تغيير البيانات ، فهذه مسألة بسيطة لاستبدال البيانات في الخلايا بدلاً من إعادة كتابة الصيغة. سيتم تحديث نتائج الصيغة تلقائيًا بمجرد تغيير البيانات.

استخدام النطاقات المسماة في الصيغ

البديل لمراجع الخلايا هو استخدام النطاقات المسماة - مثل النطاق المسمى rateالذي تم إنشاؤه في الخطوة السابقة.

في الصيغة ، دالة النطاق المسمى هي نفسها مرجع الخلية ولكنها تستخدم عادة للقيم التي يتم استخدامها عدة مرات في صيغ مختلفة - مثل معدل الخصم للمعاشات التقاعدية أو المزايا الصحية ، ضريبة معدل ، أو ثابت علمي - في حين أن مراجع الخلايا تكون أكثر عملية في الصيغ التي تشير إلى بيانات محددة مرة واحدة فقط.

إدخال صيغة استقطاعات الموظف

الصيغة الأولى التي تم إنشاؤها في خلية C6 ستضاعف الراتب الإجمالي للموظف ب. سميث بمعدل الخصم في خلية C3

الصيغة النهائية في خلية C6ستكون:

=B6معدل
استخدام التأشير لإدخال الصيغة
على الرغم من أنه من الممكن فقط كتابة الصيغة أعلاه في الخلية C6 وظهور الإجابة الصحيحة ، فمن الأفضل استخدام الإشارة لإضافة مراجع الخلية إلى الصيغ لتقليل احتمال حدوث أخطاء عن طريق الكتابة مرجع الخلية الخطأ.
التأشير يتضمن النقر فوق الخلية التي تحتوي على البيانات بمؤشر الماوس لإضافة مرجع الخلية أو النطاق المسمى إلى الصيغة.

انقر فوق خلية C6لجعلها الخلية النشطة.
اكتب علامة المساواة (=) في خلية C6لبدء الصيغة.
انقر فوق خلية B6بمؤشر الماوس لإضافة مرجع الخلية إلى الصيغة بعد علامة التساوي.
اكتب رمز الضرب () في خلية C6بعد مرجع الخلية.
انقر فوق خلية C3 بمؤشر الماوس لإضافة النطاق المسمى rateإلى الصيغة.
اضغط على أدخلمفتاح على لوحة المفاتيح لإكمال الصيغة.
الإجابة 2747.34 يجب أن تكون موجودة في الخلية C6.
على الرغم من أن الإجابة على الصيغة تظهر في خلية C6 ، سيؤدي النقر فوق تلك الخلية إلى عرض الصيغة ، =معدل B6،في شريط الصيغة أعلى ورقة العمل


إدخال صيغة صافي الراتب





تم إنشاء هذه الصيغة في خلية D6 وتحسب صافي راتب الموظف عن طريق طرح مبلغ الخصم المحسوب في الصيغة الأولى من إجمالي الراتب. الصيغة النهائية في الخلية D6 ستكون:
=B6 - C6

انقر فوق الخلية D6لجعلها الخلية النشطة.
اكتب علامة المساواة (=) في خلية D6.
انقر فوق خلية B6بمؤشر الماوس لإضافة مرجع الخلية إلى الصيغة بعد علامة التساوي.
اكتب علامة الطرح (-) في الخلية D6بعد مرجع الخلية.
انقر فوق خلية C6بمؤشر الماوس إلى مرجع الخلية إلى الصيغة.
اضغط على أدخلمفتاح على لوحة المفاتيح لإكمال الصيغة.
الإجابة 43 ، 041.66 يجب أن تكون موجودة في الخلية D6.

مراجع الخلايا النسبية ونسخ الصيغ
حتى الآن ، تمت إضافة الخصومات و صافي الراتب الصيغ إلى خلية واحدة فقط لكل خلية في ورقة العمل - C6 وD6 على التوالي. نتيجة لذلك ، ورقة العمل مكتملة حاليًا لموظف واحد فقط -ب. سميث.
بدلاً من القيام بالمهمة التي تستغرق وقتًا طويلاً لإعادة إنشاء كل صيغة للموظفين الآخرين ، يسمح Excel ، في ظروف معينة ، بنسخ الصيغ إلى خلايا أخرى. غالبًا ما تتضمن هذه الظروف استخدام نوع معين من مرجع الخلية - المعروف باسم مرجع الخلية النسبي - في الصيغ.
مراجع الخلايا التي تم إدخالها في الصيغ في الخطوات السابقة كانت مراجع خلايا نسبية ، وهي النوع الافتراضي لمرجع الخلية في Excel ، من أجل جعل نسخ الصيغ مباشرة قدر الإمكان.
تستخدم الخطوة التالية في البرنامج التعليمي Fill Handleلنسخ الصيغتين إلى الصفوف أدناه لإكمال جدول البيانات لجميع الموظفين.

نسخ الصيغ باستخدام مقبض التعبئة





مقبض التعبئة هو نقطة سوداء صغيرة أو مربع في الركن الأيمن السفلي من الخلية النشطة. يحتوي مقبض التعبئة على عدد من الاستخدامات بما في ذلك نسخ محتويات الخلية إلى الخلايا المجاورة. تعبئة الخلايا بسلسلة من الأرقام أو تسميات النص ، ونسخ الصيغ.
في هذه الخطوة من البرنامج التعليمي ، سيتم استخدام مقبض التعبئة لنسخ كل من الخصم و صافي راتب صيغ من خلايا C6 و D6 وصولاً إلى خلايا C9 و D9.
نسخ الصيغ باستخدام مقبض التعبئة

تسليط الضوء الخلايا B6 و C6في ورقة العمل.
ضع مؤشر الماوس فوق المربع الأسود في الركن الأيمن السفلي من خلية D6- سيتغير المؤشر إلى علامة الجمع (+).
انقر مع الاستمرار على زر الماوس الأيسر واسحب مقبض التعبئة لأسفل إلى خلية C9.
حرر زر الماوس - خلايا C7 إلى C9 يجب أن تحتوي على نتائج الخصم الصيغةو الخلايا D7 إلى D9 الصيغة صافي الراتب.


تطبيق تنسيق الأرقام في Excel





يشير تنسيق الأرقام إلى إضافة رموز العملات والعلامات العشرية وعلامات النسبة المئوية والرموز الأخرى التي تساعد في تحديد نوع البيانات الموجودة في الخلية وتسهيل قراءتها.
إضافة رمز النسبة المئوية

حدد خلية C3لتمييزها.
انقر فوق علامة التبويب الصفحة الرئيسية من الشريط.
انقر فوق الخيار عام لفتح القائمة المنسدلة تنسيق الأرقام.
في القائمة ، انقر فوق الخيار النسبة المئوية لتغيير تنسيق القيمة في خلية C3من 0.06 إلى 6٪.

إضافة رمز العملة

حدد خلايا D6 إلى D9لتمييزها.
في علامة التبويب الصفحة الرئيسية من الشريط ، انقر فوق الخيار عام للفتح تنسيق الأرقامالقائمة المنسدلة
انقر فوق Currency في القائمة لتغيير تنسيق القيم في الخلايا D6 إلى D9للعملة ذات رقمين عشريين.


تطبيق تنسيق الخلايا في Excel





يشير تنسيق الخلية إلى خيارات التنسيق - مثل تطبيق تنسيق غامق على نص أو أرقام ، أو تغيير محاذاة البيانات ، أو إضافة حدود إلى الخلايا ، أو استخدام ميزة الدمج والمركز لتغيير مظهر البيانات في الخلية.
في هذا البرنامج التعليمي ، سيتم تطبيق تنسيقات الخلايا المذكورة أعلاه على خلايا محددة في ورقة العمل بحيث تتطابق مع ورقة العمل النهائية.
إضافة تنسيق غامق

حدد خلية A1لتمييزها.
انقر فوق علامة التبويب الصفحة الرئيسية من الشريط.
انقر فوق خيار التنسيق Bold كما هو محدد في الصورة أعلاه لجعل البيانات غامقة في خلية A1.
كرر التسلسل أعلاه من الخطوات لجعل البيانات غامقة في خلايا A5 إلى D5.

تغيير محاذاة البيانات
ستغير هذه الخطوة المحاذاة اليسرى الافتراضية للعديد من الخلايا إلى المحاذاة المركزية.

حدد خلية C3لتمييزها.
انقر فوق علامة التبويب الصفحة الرئيسية من الشريط.
انقر فوق خيار المحاذاة Center كما هو محدد في الصورة أعلاه لتوسيط البيانات في خلية C3.
كرر تسلسل الخطوات أعلاه لمركز محاذاة البيانات في خلايا A5 إلى D5.

دمج ووسط الخلايا
يجمع الخيار Merge and Center عددًا محددًا في خلية واحدة ويقوم بتوسيط إدخال البيانات في الخلية الموجودة في أقصى اليسار عبر الخلية المدمجة الجديدة. ستدمج هذه الخطوة وتوسيط عنوان ورقة العمل - حسابات الخصم للموظفين.

حدد خلايا A1 إلى D1لتمييزها.
انقر فوق علامة التبويب الصفحة الرئيسية من الشريط.
انقر فوق الخيار Merge & Center كما هو محدد في الصورة أعلاه لدمج الخلايا A1 إلى D1وقم بتوسيط العنوان عبر هذه الخلايا.

إضافة الحدود السفلية إلى الخلايا
ستضيف هذه الخطوة الحدود السفلية للخلايا التي تحتوي على بيانات في صفوف 1 و 5 و 9

حدد الخلية المدمجة A1 إلى D1لتمييزها.
انقر فوق علامة التبويب الصفحة الرئيسية من الشريط.
انقر على السهم لأسفل بجوار الخيار Borderكما هو موضح في الصورة أعلاه لفتح القائمة المنسدلة للحدود.
انقر فوق الخيار الحد السفليفي القائمة لإضافة حد إلى أسفل الخلية المدمجة.
كرر تسلسل الخطوات أعلاه لإضافة حد سفلي إلى خلايا A5 إلى D5 وإلى خلايا A9 إلى D9.