ما يجب معرفته
- أولاً ، قم بتنظيم البيانات في ورقة Excel واحدة.
- بعد ذلك ، في Word ، اختر Mailings> بدء دمج المراسلات> اختر النوع. Mailings> حدد المستلمين> استخدم قائمة موجودة> افتح الورقة.
- أخيرًا ، ادمج الحقول في Word بالانتقال إلى Mailings> أدخل حقل الدمج. اختر حقلاً واضغط على Insert.
تشرح هذه المقالة كيفية استخدام ميزة دمج المراسلات في Microsoft Word و Excel لدمج نص من مستند Word مع مستند مصدر بيانات ، مثل جدول بيانات.تنطبق الإرشادات الواردة في هذه المقالة على Word for Microsoft 365 و Word 2019 و Word 2016 و Word 2013 و Word 2010.
تحضير البيانات لدمج المراسلات
تعمل ميزة دمج المراسلات في Word بسلاسة مع البيانات من Excel. بينما يمكنك إنشاء مصدر بيانات في Word ، فإن خيارات استخدام هذه البيانات محدودة. إذا كانت لديك بيانات قائمة بريدية في جدول بيانات ، فليس من الضروري إعادة كتابة المعلومات في مصدر بيانات Word.
يمكنك استخدام أي ورقة عمل Excel في وظيفة دمج البريد في Word دون أي إعداد خاص. ومع ذلك ، لتجنب الأخطاء في عملية دمج البريد ، من الجيد تنظيم البيانات في جدول البيانات.
تأكد من اكتمال أي تغييرات ستقوم بإجرائها على جدول البيانات قبل بدء دمج البريد. بمجرد بدء الدمج ، قد يؤدي إجراء أي تغييرات إلى حدوث أخطاء في دمج المراسلات.
تنظيم بيانات جدول البيانات
تنظيم بيانات القائمة البريدية في Excel في صفوف وأعمدة. فكر في كل صف كسجل واحد وكل عمود كحقل ستقوم بإدراجه في المستند.
- ضع كل البيانات في ورقة واحدة: يجب أن تكون بيانات القائمة البريدية التي تنوي استخدامها لدمج البريد في ورقة واحدة. إذا كانت منتشرة عبر أوراق متعددة ، فقم بدمج الأوراق أو قم بإجراء عمليات دمج بريد متعددة. تأكد أيضًا من تسمية الأوراق بوضوح ، حيث يتعين عليك تحديد الورقة التي تنوي استخدامها دون أن تتمكن من عرضها.
- إنشاء صف رأس: قم بإنشاء صف رأس للورقة التي تنوي استخدامها لدمج البريد. صف الرأس هو صف يحتوي على تسميات تحدد البيانات الموجودة في الخلايا الموجودة أسفله. لتسهيل عملية التفريق بين البيانات والتسميات على Excel ، استخدم النص الغامق وحدود الخلية وتظليل الخلية الفريدة لصف الرأس. تأكد أيضًا من تطابق الرؤوس التي تختارها مع أسماء حقول الدمج ، مما يقلل أيضًا من احتمال حدوث أخطاء.
- تنسيق البيانات الرقمية بشكل صحيح: تأكد من تنسيق أشياء مثل أرقام الشوارع والرموز البريدية بشكل صحيح بالطريقة التي يجب أن تظهر بها بمجرد اكتمال دمج البريد. يمكن أن يتسبب التنسيق غير الصحيح للأرقام في حدوث أخطاء في الدمج.
كيفية تحديد قائمة مستلمي دمج المراسلات
فيما يلي كيفية ربط ورقة عمل Excel المعدة الخاصة بك والتي تحتوي على قائمتك البريدية مع مستند Word الخاص بك:
-
في Word افتح المستند الذي ستستخدمه كقالب لدمج البريد. يمكن أن يكون هذا مستندًا جديدًا أو مستندًا موجودًا. حدد Mailings> بدء دمج المراسلات.
Image -
اختر نوع الدمج الذي تريد تشغيله. خياراتك هي
- رسائل
- رسائل البريد الإلكتروني
- مغلفات
- رسائل
- دليل
إذا كنت تفضل ذلك ، يمكنك أيضًا استخدام معالج دمج المراسلات لإنشاء دمج البريد الخاص بك. في هذا المثال ، سنتنقل عبر خطوات إنشاء دمج البريد يدويًا.
-
ثم انتقل إلى علامة التبويب Mailings وحدد حدد المستلمين> استخدم قائمة موجودة.
Image - انتقل إلى ملف Excel الذي أعددته لدمج البريد وحدده ، ثم حدد Open.
-
إذا طالبك Word ، فاختر Sheet1 $> OK.
إذا كان Excel يحتوي على رؤوس أعمدة ، فحدد خانة الاختيار يحتوي الصف الأول من البيانات على رؤوس الأعمدة.
إنشاء أو تحرير مستند دمج المراسلات
مع ربط جدول بيانات Excel بمستند دمج البريد الذي تنشئه في Word ، فقد حان الوقت لتعديل مستند Word الخاص بك.
لا يمكنك إجراء تغييرات على مصدر البيانات في Excel في الوقت الحالي. لإجراء تغييرات على البيانات ، أغلق المستند في Word قبل فتح مصدر البيانات في Excel.
إدراج حقول الدمج في المستند الخاص بك
في Word ، حدد Mailings> إدراج حقل دمج لسحب المعلومات من جدول البيانات إلى المستند. اختر الحقل الذي تريد إضافته (الاسم الأول ، الاسم الأخير ، المدينة ، الولاية ، أو غير ذلك) ، ثم حدد Insert.
عرض مستندات دمج البريد
لا يحمل Word التنسيق من مصدر البيانات عند إدراج حقول الدمج في مستند. إذا كنت تريد تطبيق تنسيق مثل الخط المائل أو الغامق أو المسطر ، فافعل ذلك في Word.
عند عرض المستند مع الحقول ، حدد الأسهم المزدوجة على جانبي الحقل حيث تريد تطبيق التنسيق. عند عرض البيانات المدمجة في المستند ، قم بتمييز النص الذي ترغب في تغييره.
يتم تنفيذ أي تغييرات في التنسيق في جميع المستندات المدمجة ، وليس فقط مستند الدمج الذي قمت بتغييره فيه.
معاينة المستندات المدمجة
لمعاينة المستندات المدمجة ، انتقل إلى Mailings> معاينة النتائج. يعمل هذا الزر مثل مفتاح التبديل ، لذلك إذا كنت تريد الرجوع إلى عرض الحقول فقط وليس البيانات التي تحتوي عليها ، فاضغط عليه مرة أخرى.
تنقل عبر المستندات المدمجة باستخدام الأزرار الموجودة في علامة التبويب Mailings. هم ، من اليسار إلى اليمين: السجل الأول ، السجل السابق ، انتقل إلى السجل ، السجل التالي و السجل الأخير.
قبل دمج المستندات ، قم بمعاينتها جميعًا ، أو أكبر عدد ممكن منها ، للتحقق من دمج كل شيء بشكل صحيح. انتبه بشكل خاص إلى علامات الترقيم والتباعد حول البيانات المدمجة.
إنهاء مستند دمج المراسلات
عندما تكون جاهزًا لدمج المستندات ، لديك خياران:
- طباعة المستندات: دمج المستندات في الطابعة. إذا اخترت هذا الخيار ، فسيتم إرسال المستندات إلى الطابعة دون أي تعديل. للقيام بذلك ، حدد Mailings> Finish &Merge> طباعة المستندات.
- تحرير المستندات الفردية: إذا كنت بحاجة إلى تخصيص بعض أو كل المستندات (البديل هو إضافة حقل ملاحظة في مصدر البيانات للملاحظات الشخصية) أو عمل أخرى التغييرات قبل الطباعة ، قم بتحرير كل مستند على حدة. للقيام بذلك ، حدد Mailings> Finish &Merge> تحرير المستندات الفردية
أيًا كانت الطريقة التي تختارها ، يتم تقديمك مع مربع حوار حيث يمكنك إخبار Word بدمج جميع السجلات أو السجل الحالي أو مجموعة من السجلات. اختر السجلات التي تريد طباعتها ، ثم حدد OK.
إذا كنت تريد دمج نطاق ، أدخل رقم البداية والرقم النهائي للسجلات التي تريد تضمينها في الدمج ، ثم حدد OK.
