على الرغم من انتشار طرق الاتصال عبر الإنترنت ، لا يزال البريد الإلكتروني هو الأكثر شيوعًا ، حيث تم إرسال ما يقرب من 300 مليار بريد إلكتروني يوميًا في عام 2019. سواء كنت جديدًا في البريد الإلكتروني أو كنت تستخدمه منذ عقود ، فتأكد من أنك ' إعادة اتباع قواعد آداب البريد الإلكتروني.
راجع رسالتك قبل إرسالها
بعد إدخال عناوين المستلمين ، قم بإنشاء سطر موضوع مناسب ، واكتب رسالتك ، وأرفق بعض المستندات الداعمة ، ارجع وتأكد من أنك فعلت كل شيء بشكل صحيح:
- راجع الرسالة. هل هناك شيء غير واضح؟ هل هناك أخطاء نحوية أو مطبعية؟ هل قلت كل ما أردت أن تقوله؟
- تحقق من مصادرك. هل الارتباط بمصدر خارجي يوضح المعنى؟ هل سيساعد الارتباط المستلم في العثور على موقع ويب بسرعة؟
- انظر إلى أسماء المستلمين. هل نسيت شخصًا مهمًا يحتاج إلى رؤية الرسالة؟ هل أضفت شخصًا لا يجب أن يرى الرسالة؟
- انظر إلى عنوانك. إذا كان لديك أكثر من واحد ، فتأكد من إرسال الرسالة من أنسبها لغرض الرسالة.
- تحديد أولوية الرسالة. هل يجب وضع علامة على الرسالة على أنها مهمة؟
- أضف المستندات الداعمة. هل نسيت المرفقات؟
لا ترد دائمًا على الكل
يجب أن تعرف متى ومتى لا ترد على الكل على رسائل البريد الإلكتروني الجماعية. إذا كان كل شخص في البريد الإلكتروني الأصلي (الذي ترد عليه) يحتاج إلى معرفة ما تريد قوله ، فاستخدم الرد على الكل.
على سبيل المثال ، يقوم الشخص "أ" بإرسال بريد إلكتروني إليك وإلى الشخص "ب" للتوصل إلى أفكار حول كيفية الاحتفال بالذكرى السنوية العاشرة لرئيسك في العمل مع الشركة. إجابتك مناسبة لكل من الشخص "أ" والشخص "ب" ، لذا استخدم "الرد على الكل" للرد على كليهما.
إذا أرسل شخص ما دعوة جماعية عبر البريد الإلكتروني لك و 20 صديقًا آخر ، فإن ردك ليس ذا صلة بمستلمي البريد الآخرين ، لذا استخدم "رد" لإرسال رد فقط إلى المرسل الأصلي.
اكتب سطور موضوع فعالة
مفتاح كتابة موضوع بريد إلكتروني جيد هو التأكد من أنه يجسد جوهر رسالتك بإيجاز. فيما يلي بعض الأمثلة:
- تغيير اجتماع المبيعات إلى 3:00
- دعوة حفلة هالوين
- مراجعات نص موقع الويب
- أفضل 20 مقطع فيديو لهذا الأسبوع
- تفاصيل عضويتك الجديدة
- تأكيد موعدك
- طلب المتطوعين في حدث جمع التبرعات
لجعل سطور الموضوع أكثر فعالية ، قم بتضمين الإجراء الذي تريد أن يتخذه المستلمون ، مثل:
- دعوة حفلة الهالوين - الرد على دعوة الحضور بحلول 11 مايو
- مراجعات نصوص موقع الويب - يلزم الموافقة بحلول الثلاثاء
الخط السفلي
عند إعادة توجيه رسالة بريد إلكتروني من شخص آخر ، اشرح للمستلم الجديد سبب قيامك بذلك وكيف تتوقع أن يستفيدوا منها. على سبيل المثال ، لنفترض أن العميل ، جاي ، أرسل لك سؤالاً ، ولا تعرف الإجابة. قم بإعادة توجيه الرسالة إلى زميلتك ، سارة ، مع ملاحظة تقول ، "سارة ، يريد جاي معرفة عملية تسجيل الدخول إلى بوابتنا من جهازه المحمول. انظر أدناه للحصول على التفاصيل. هل يمكنك المساعدة؟"
اشرح لماذا CC
إذا قمت بنسخ نسخة إلى شخص ما على رسالة بريد إلكتروني ، فشرح للمستلم الأساسي أنك تفعل ذلك ، ولماذا. على سبيل المثال ، لنفترض أن جينا تريد الانضمام إلى نادي الكتاب الخاص بك ، وأنك ترسل لها معلومات عنها. يمكنك إرسال نسخة إلى قائدة نادي الكتاب ، آن ، والكتابة إلى جينا ، "أنا أرسل نسخة إلى قائمتنا ، آن ، حتى تتمكن من رؤية ما أرسله لك وملء أي شيء قد أتركه."عندما تستخدم هذه العملية ، تعرف آن أيضًا سبب تلقيها نسخة من الرسالة.
الخط السفلي
يمكن أن تضيع رسائل البريد الإلكتروني في البريد أو في عامل تصفية البريد العشوائي. على سبيل المجاملة ، خاصة مع الرسائل المهمة (مثل تلك التي تحتوي على مرفقات أو التي لها علاقة بالمواعيد النهائية) ، اكتب ملاحظة قصيرة لإعلام المرسل باستلام بريده الإلكتروني. على سبيل المثال ، إذا أرسل لك رئيسك في العمل مشروعًا جديدًا للعمل عليه ، رد بـ "حسنًا ، سأبدأ غدًا."
استخدم الاختصارات بشكل مقتصد
لا يعرف الجميع كل اختصار ، لذا استخدم أقل عدد ممكن ، وفقط عندما تكون متأكدًا من أن المستلم يعرف ما يقصده. هناك العديد من الاختصارات التي يتم استخدامها بشكل شائع في مراسلات البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل. إليك القليل:
- ASAP: في أقرب وقت ممكن
- راجع للشغل: بالمناسبة
- EOD: نهاية اليوم
- EOM: نهاية الرسالة (تُستخدم عادةً في سطر الموضوع للإشارة إلى عدم وجود نص بريد إلكتروني لمتابعة)
- EOW: نهاية الأسبوع
- لمعلوماتك: لمعلوماتك
- IMO: في رأيي
- OOO: خارج المكتب
- Y / N: نعم أو لا
الخط السفلي
نظرًا لأنك لا تفهم سياق تعابير الوجه ونبرة الصوت في البريد الإلكتروني ، فهي ليست وسيلة جيدة للتعبير عن السخرية أو الفكاهة ، خاصة مع المستلمين الذين لا تعرفهم جيدًا. عبر عن رسالتك ببساطة وبشكل مباشر ، على الأقل حتى تتعرف على المستلم بشكل أفضل. إذا كنت لا تستطيع مساعدة نفسك حقًا ، فقم بتضمين رمز مبتسم أو ضاحك لإظهار أنك تمزح.
اختر نهاية مناسبة
يصعب أحيانًا معرفة كيفية إنهاء رسالة بريد إلكتروني. إليك بعض الاقتراحات بناءً على الموقف:
- شكرًا أو شكرًا جزيلاً: إذا كنت تطلب معروفًا.
- Love أو Hugs: إذا كان المستلم صديقًا أو أحد أفراد العائلة.
- هتاف أو أفضل: إذا كان المستلم أحد معارفه غير الرسمية.
- مع خالص التقدير: إذا كانت رسالتك رسمية
- مع أطيب التحيات أو Kind Regards: إذا كنت ترغب في الحفاظ على نغمة العمل الرسمية.
