يؤدي إدخال البيانات بشكل صحيح في جدول بيانات في المرة الأولى إلى تجنب المشاكل لاحقًا ويسهل استخدام العديد من أدوات وميزات Excel مثل الصيغ والمخططات. يغطي هذا البرنامج التعليمي الإرشادات والنواهي الأساسية لإدخال البيانات في برامج جداول البيانات مثل Excel و Google Sheets و Open Office Calc.
تنطبق الإرشادات الواردة في هذه المقالة على Excel 2019 و 2016 و 2013 و 2010 ؛ Excel for Mac و Excel for Microsoft 365 و Excel Online.
نظرة عامة على إدخال بيانات Excel
أوراق عمل Excel هي أدوات تحليل قوية تخزن كميات كبيرة من البيانات. تأكد من عرض بياناتك وتحليلها بشكل صحيح باستخدام أفضل ممارسات Excel لإدخال البيانات.
هذه هي أهم الأشياء التي يجب أن تضعها في اعتبارك عند استخدام Excel:
- افعلخطط لجدول البيانات.
- لاتترك صفوفًا أو أعمدة فارغة عند إدخال البيانات ذات الصلة.
- احفظبشكل متكرر واحفظ في مكانين.
- لااستخدم الأرقام كعناوين أعمدة ولا تقم بتضمين الوحدات مع البيانات.
- هلاستخدم مراجع الخلايا والنطاقات المسماة في الصيغ.
- لااترك الخلايا التي تحتوي على صيغ غير مقفلة.
- افعلرتب بياناتك.
هل تخطط لجدول البيانات الخاص بك
عند إدخال البيانات في Excel ، من الجيد التخطيط قبل البدء في الكتابة. حدد كيف سيتم استخدام ورقة العمل والبيانات التي ستتضمنها وما الذي سيتم عمله بهذه البيانات. تؤثر هذه القرارات بشكل كبير على الشكل النهائي لورقة العمل.
التخطيط قبل الكتابة يوفر الوقت لاحقًا إذا كان جدول البيانات يحتاج إلى إعادة تنظيم لجعله أكثر كفاءة.
فيما يلي بعض النقاط التي يجب مراعاتها عند التخطيط لمصنفات Excel الخاصة بك:
- ما هو الغرض من جدول البيانات؟
- ما مقدار البيانات التي سيحملها جدول البيانات؟
- هل الرسوم البيانية ضرورية؟
- هل ستتم طباعة جدول البيانات؟
الخط السفلي
يحدد الغرض من جدول البيانات موقع البيانات ، حيث يجب أن تكون المعلومات الأكثر أهمية مرئية ويمكن الوصول إليها بسهولة. إذا كانت بياناتك تتطلب عمليات حسابية ، فإن العمليات الحسابية تحدد الصيغ والوظائف المطلوبة ومكان إدخال الصيغ.
ما مقدار البيانات التي سيتحملها جدول البيانات؟
كمية البيانات التي سيحتفظ بها جدول البيانات في البداية وكمية البيانات التي ستتم إضافتها لاحقًا تحدد عدد أوراق العمل التي ستحتاجها للمصنف.
إليك بعض النصائح:
- لا تنشر بياناتك كثيرًا. عندما يتم احتواء البيانات في عدة أوراق عمل ، قد يكون من الصعب العثور على معلومات محددة. أيضًا ، تؤثر العمليات الحسابية التي تمتد عبر أوراق عمل أو مصنفات متعددة على أداء Excel.
- لأوراق العمل الكبيرة ، اعرض إجماليات الأعمدة المهمة أعلى عناوين الأعمدة ، بدلاً من أسفل ورقة العمل للعثور على معلومات موجزة بسرعة.
هل الرسوم البيانية مطلوبة؟
إذا تم استخدام كل البيانات أو جزء منها في مخطط أو مخططات ، فقد يؤثر ذلك على تخطيط المعلومات.
اتبع أفضل الممارسات عند استخدام الرسوم البيانية:
- اعتمادًا على نوع الرسم البياني ، قد تحتاج البيانات إلى تجميعها بشكل مختلف. على سبيل المثال ، قم بإنشاء منطقة ملخص للمخططات الدائرية.
- بالنسبة لجداول البيانات الكبيرة ، انقل المخططات إلى صفحات منفصلة بحيث لا تزدحم أوراق العمل بالبيانات والصور.
هل ستتم طباعة جدول البيانات؟
تعتمد كيفية تنظيم البيانات على كيفية طباعة البيانات. هل ستتم طباعة جميع البيانات أم فقط بعض البيانات؟ هل ستتم طباعة البيانات في تخطيط عمودي أو أفقي؟
عند طباعة أوراق العمل ، ضع هذه النصائح في الاعتبار:
- إذا تمت طباعة ورقة العمل باستخدام العرض الرأسي على ورق بحجم letter (8.5 × 11 بوصة) ، ضع معظم البيانات في صفوف تحت بضعة أعمدة. بهذه الطريقة ، تظهر العناوين على ورقة واحدة.
- إذا تمت طباعة ورقة العمل على أوراق متعددة ، فقم بطباعة عناوين الأعمدة في أعلى كل صفحة. توفر عناوين الأعمدة نظرة عامة على البيانات وتجعل الوصول إلى البيانات أكثر سهولة وقراءتها.
- إذا تمت طباعة عدة أعمدة من البيانات ، فاستخدم تخطيط أفقي للاحتفاظ بجميع العناوين في صفحة واحدة. مرة أخرى ، إذا كانت هناك حاجة إلى أوراق متعددة ، فقم بطباعة عناوين الأعمدة في أعلى كل صفحة.
- إذا كانت ورقة العمل تحتوي على مخططات ، فانقل المخططات إلى ورقة منفصلة قبل طباعة المصنف.
لا تترك صفوفًا أو أعمدة فارغة عند إدخال البيانات ذات الصلة
تجعل الصفوف أو الأعمدة الفارغة في جداول البيانات أو نطاقات البيانات ذات الصلة من الصعب استخدام العديد من ميزات Excel بشكل صحيح مثل المخططات والجداول المحورية والوظائف المحددة.
حتى الخلايا الفارغة في صف أو عمود يحتوي على بيانات يمكن أن تسبب مشاكل كما هو موضح في الصورة أدناه.
يساعد عدم وجود مسافات فارغة Excel في اكتشاف وتحديد البيانات ذات الصلة عند استخدام مجموعة من الميزات مثل الفرز أو التصفية أو الجمع التلقائي.
عندما تريد تقسيم البيانات لتسهيل القراءة ، استخدم الحدود أو تنسيق العناوين والتسميات. استخدم الإشارات المرئية مثل النص الغامق والخطوط ولون الخلية لفصل وإبراز البيانات.
اتبع هذه النصائح عند العمل مع البيانات في الصفوف والأعمدة:
- ضع عنوانًا وصفيًا أعلى العمود الأول من الجدول مع البيانات الموجودة أسفله.
- إذا كان هناك أكثر من سلسلة بيانات ، فقم بإدراجها واحدة تلو الأخرى في أعمدة (من اليسار إلى اليمين) مع وضع عنوان كل سلسلة بيانات في الأعلى.
الخط السفلي
بينما يعد الاحتفاظ بالبيانات ذات الصلة معًا أمرًا ضروريًا ، إلا أنه من المفيد أيضًا فصل نطاقات غير مرتبطة من البيانات. اترك أعمدة أو صفوفًا فارغة بين نطاقات بيانات مختلفة أو بيانات أخرى في ورقة العمل بحيث يحدد Excel النطاقات أو جداول البيانات الصحيحة ذات الصلة.
احفظ كثيرًا
لا يمكن المبالغة في أهمية حفظ عملك بشكل متكرر ، أو ذكرها كثيرًا. إذا كنت تستخدم جدول بيانات مستندًا إلى الويب مثل جداول بيانات Google أو Excel Online ، فلن يمثل الحفظ مشكلة. هذه البرامج ليس لديها خيار حفظ. بدلاً من ذلك ، يتم حفظ جداول البيانات تلقائيًا في حسابك السحابي باستخدام ميزة الحفظ التلقائي.
بالنسبة لبرامج جداول بيانات سطح المكتب ، احفظ عملك بعد تغييرين أو ثلاثة تغييرات. على سبيل المثال ، احفظ بعد إضافة البيانات أو تنسيق عناوين الأعمدة أو إدخال صيغة. على أقل تقدير ، احفظ عملك كل دقيقتين أو ثلاث دقائق.
على الرغم من تحسن استقرار أجهزة الكمبيوتر وبرامج الكمبيوتر بشكل كبير بمرور الوقت ، لا يزال البرنامج يتعطل ، ويحدث انقطاع في الطاقة ، وأحيانًا يتعثر أشخاص آخرون عبر سلك الطاقة الخاص بك ويسحبونه من مقبس الحائط. وعندما تقع حوادث ، يؤدي فقدان البيانات إلى زيادة عبء العمل حيث تعيد بناء ما قمت به بالفعل.
يحتوي Excel على ميزة الحفظ التلقائي ، والتي عادة ما تعمل بشكل جيد للغاية ، ولكن لا يجب أن تعتمد عليها بشكل كامل. اعتد على تأمين بياناتك من خلال عمليات الحفظ المتكررة.
اختصار لحفظ
لست مضطرًا لتحريك الماوس إلى الشريط والنقر فوق الرموز لحفظ عملك. بدلاً من ذلك ، اعتد على التوفير باستخدام مجموعة اختصارات لوحة المفاتيح. عندما تريد حفظ ورقة العمل الخاصة بك ، اضغط على Ctrl+ S.
احفظ في مكانين
من المهم أيضًا حفظ بياناتك في موقعين مختلفين. الموقع الثاني هو نسخة احتياطية. أفضل نسخة احتياطية هي تلك الموجودة في مكان مادي مختلف عن الأصل.
عند حفظ نسخة احتياطية من مصنفاتك ، ضع في اعتبارك حفظ الملفات في حسابك السحابي. عندما يتم تخزين المصنفات على جهاز الكمبيوتر الخاص بك وفي السحابة ، فلن يكون لديك فقط نسخة احتياطية في السحابة ، ولكن السحابة مصممة بنسخ احتياطية زائدة عن الحاجة مما يعني أن بياناتك مخزنة على خوادم متعددة.
النسخ الاحتياطية المستندة إلى السحابة
مرة أخرى ، لا يجب أن يكون عمل نسخة احتياطية مهمة تستغرق وقتًا طويلاً.
إذا لم يكن الأمان يمثل مشكلة ، مثل ما إذا كانت ورقة العمل عبارة عن قائمة بأقراص DVD ، فمن المحتمل أن يكون من الكافي إرسال نسخة بالبريد الإلكتروني لنفسك. إذا كان الأمان يمثل مشكلة ، فإن التخزين السحابي يعد خيارًا.
في حالة جداول البيانات عبر الإنترنت ، يقوم مالكو البرنامج بعمل نسخة احتياطية لخوادمهم ، وهذا يشمل جميع بيانات المستخدم. ولكن لكي تكون بأمان ، قم بتنزيل نسخة من الملف على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
لا تستخدم الأرقام كعناوين أعمدة ولا تقم بتضمين الوحدات مع البيانات
استخدم العناوين في أعلى الأعمدة وفي بداية الصفوف لتحديد بياناتك ، تجعل العناوين عمليات مثل الفرز أبسط. لكن لا تستخدم أرقامًا مثل 2012 و 2013 وما إلى ذلك كعناوين.
كما هو موضح في الصورة أعلاه ، قد يتم تضمين عناوين الأعمدة والصفوف التي تمثل أرقامًا عن غير قصد في العمليات الحسابية. إذا كانت الصيغ تحتوي على وظائف تحدد تلقائيًا نطاق البيانات لوسيطة الوظيفة ، مثل الجمع التلقائي ، فإن الأرقام في عناوين الأعمدة ستسبب مشكلة.
عادةً ، ستبحث هذه الوظائف ، التي تتضمن أيضًا AutoMax و AutoAverage ، أولاً عن أعمدة الأرقام ثم تبحث إلى اليسار عن صف من الأرقام. سيتم تضمين أي عناوين أرقام في النطاق المحدد.
الأرقام التي يتم استخدامها كعناوين للصفوف يمكن الخلط بينها وبين سلسلة بيانات أخرى إذا تم تحديدها كجزء من نطاق لمخطط وليس كتسميات محاور.
تنسيق الأرقام في خلايا العنوان كنص أو إنشاء تسميات نصية بسبق كل رقم بعلامة اقتباس أحادية (') مثل' 2012 و '2013. لا تظهر الفاصلة العليا في الخلية ، لكنها تغير الرقم إلى بيانات نصية.
احتفظ بالوحدات في العناوين
لا تدخل العملة أو درجة الحرارة أو المسافة أو أي وحدات أخرى في كل خلية تحتوي على بيانات الأرقام. إذا قمت بذلك ، فهناك احتمال أن يعرض Excel أو Google Sheets جميع بياناتك كنص.
بدلاً من ذلك ، ضع الوحدات في العناوين أعلى العمود للتأكد من أن هذه العناوين بتنسيق نصي ولن تخلق مشكلة.
نص إلى اليسار ، وأرقام على اليمين
طريقة سريعة لمعرفة ما إذا كان لديك بيانات نصية أو أرقام هي التحقق من محاذاة البيانات في الخلية. بشكل افتراضي ، تتم محاذاة البيانات النصية إلى اليسار في Excel و Google Sheets ، وبيانات الأرقام تتم محاذاة إلى اليمين في الخلية.
على الرغم من إمكانية تغيير هذه المحاذاة الافتراضية ، يجب تطبيق التنسيق بعد إدخال جميع البيانات والصيغ. تمنحك المحاذاة الافتراضية دليلًا إذا تم تنسيق البيانات بشكل صحيح في ورقة العمل.
النسبة المئوية ورموز العملة
أفضل ممارسة لإدخال البيانات في ورقة العمل هي إدخال الرقم العادي ثم تنسيق الخلية لعرض الرقم بشكل صحيح ، على سبيل المثال كنسبة مئوية أو كعملة.
يتعرف Excel و Google Sheets على رموز النسبة المئوية التي يتم كتابتها في خلية مع الرقم. تقبل هذه التطبيقات أيضًا رموز العملات الشائعة ، مثل علامة الدولار ($) أو رمز الجنيه البريطاني (£) إذا قمت بكتابتها في خلية مع بيانات الأرقام ، ولكن رموز العملات الأخرى ، مثل South African Rand (R) ، يتم تفسيره على أنه نص.
لتجنب المشاكل المحتملة ، أدخل المبلغ ثم قم بتنسيق الخلية للعملة بدلاً من كتابة رمز العملة.
استخدم مراجع الخلايا والنطاقات المسماة في الصيغ
يمكن ويجب استخدام كل من مراجع الخلايا والنطاقات المسماة في الصيغ للحفاظ على الصيغ وورقة العمل بأكملها خالية من الأخطاء ومحدثة.
مراجع الخلايا هي مزيج من حرف العمود ورقم صف الخلية ، مثل A1 و B23 و W987. تحدد مراجع الخلايا موقع البيانات في ورقة العمل.
يشبه النطاق المسمى أو الاسم المحدد مرجع الخلية من حيث أنه يُستخدم لتحديد خلية أو نطاق من الخلايا في ورقة عمل.
الإشارة إلى البيانات في الصيغ
تستخدم الصيغ في Excel لإجراء عمليات حسابية مثل الجمع أو الطرح.
إذا كانت الأرقام الفعلية في صيغ مثل:
=5 + 3
في كل مرة تتغير فيها البيانات ، يجب عليك تعديل الصيغة. لذلك إذا كانت الأرقام الجديدة هي 7 و 6 ، فإن الصيغة تصبح:
=7 + 6
بدلاً من ذلك ، إذا أدخلت البيانات في خلايا في ورقة العمل ، فاستخدم مراجع الخلايا أو أسماء النطاق في الصيغة بدلاً من الأرقام.
إذا أدخلت الرقم 5 في الخلية A1 و 3 في الخلية A2 ، تصبح الصيغة:
=A1 + A2
لتحديث البيانات ، ستقوم بتغيير محتويات الخليتين A1 و A2 ، لكن احتفظ بالصيغة كما هي. يقوم Excel تلقائيًا بتحديث نتائج الصيغة.
هذه الطريقة مفيدة عندما تحتوي ورقة العمل على صيغ معقدة وعندما تشير الصيغ المتعددة إلى نفس البيانات. بعد ذلك ، ستقوم فقط بتغيير البيانات في مكان واحد ، والذي بدوره يقوم بتحديث الصيغ التي تشير إليها.
تجعل مراجع الخلايا والنطاقات المسماة أوراق العمل أكثر أمانًا من خلال حماية الصيغ من التغييرات العرضية مع ترك خلايا البيانات التي يمكن الوصول إليها للتغيير.
الخط السفلي
ميزة أخرى في Excel و Google Sheets هي أنه يمكن إدخال مراجع الخلايا أو أسماء النطاق في الصيغ باستخدام التأشير الذي يتضمن النقر فوق خلية لإدخال المرجع في الصيغة. يقلل التأشير من احتمال حدوث أخطاء بسبب كتابة مرجع خلية خاطئ أو خطأ إملائي في اسم النطاق.
استخدم النطاقات المسماة لتحديد البيانات
إعطاء اسم لمنطقة من البيانات ذات الصلة يجعل من السهل تحديد البيانات التي سيتم فرزها أو تصفيتها.
إذا تغير حجم منطقة البيانات ، فقم بتحرير النطاق المسمى باستخدام مدير الاسم.
لا تترك الخلايا التي تحتوي على صيغ مفتوحة
بعد قضاء الكثير من الوقت في تصحيح الصيغ واستخدام مراجع الخلية المناسبة ، يرتكب العديد من الأشخاص خطأ ترك هذه الصيغ عرضة للتغييرات العرضية أو غير المقصودة.
قفل الخلايا التي تحتوي على الصيغ الخاصة بك إذا كنت تستخدم مراجع الخلايا أو النطاقات المسماة. إذا لزم الأمر ، قم بحماية الخلايا بكلمة مرور للحفاظ عليها آمنة.
في نفس الوقت ، اترك الخلايا التي تحتوي على البيانات غير مقفلة بحيث يمكن للمستخدمين إدخال التغييرات والحفاظ على جدول البيانات محدثًا.
حماية ورقة عمل أو مصنف هي عملية من خطوتين:
- تأكد من قفل الخلايا الصحيحة.
- حماية ورقة العمل بإضافة كلمة مرور.
قم بفرز بياناتك
قم بفرز بياناتك بعد الانتهاء من إدخالها. لا يمثل العمل مع كميات صغيرة من البيانات غير المصنفة في Excel أو Google Sheets مشكلة في العادة ، ولكن مع زيادة حجم جدول البيانات ، يصبح من الصعب التعامل معه بكفاءة.
البيانات المصنفة أسهل في الفهم والتحليل. تتطلب بعض الوظائف والأدوات ، مثل VLOOKUP و SUBTOTAL ، بيانات مرتبة لإرجاع نتائج دقيقة.
أيضًا ، قم بفرز بياناتك بطرق مختلفة لتحديد الاتجاهات التي لم تكن واضحة في البداية.
حدد البيانات المطلوب فرزها
يحتاج Excel إلى معرفة النطاق الدقيق الذي تحتاج إلى الفرز ، ويحدد مناطق البيانات ذات الصلة إذا كان هناك:
- لا توجد صفوف أو أعمدة فارغة داخل منطقة البيانات ذات الصلة.
- صفوف وأعمدة فارغة بين مناطق البيانات ذات الصلة.
يحدد Excel أيضًا ما إذا كانت منطقة البيانات تحتوي على أسماء حقول ويستثني هذا الصف من الفرز.
ومع ذلك ، فإن السماح لبرنامج Excel بتحديد نطاق الفرز يمكن أن يكون محفوفًا بالمخاطر خاصة مع وجود كميات كبيرة من البيانات التي يصعب التحقق منها.
استخدم الأسماء لتحديد البيانات
للتأكد من تحديد البيانات الصحيحة ، قم بتمييز النطاق قبل بدء الفرز. إذا كنت تخطط لفرز نفس النطاق من البيانات بشكل متكرر ، فإن أفضل طريقة هي تسميته.
عندما تقوم بفرز نطاق مسمى من البيانات ، اكتب الاسم في مربع الاسم ، أو حدده من القائمة المنسدلة المرتبطة. يقوم Excel تلقائيًا بتمييز النطاق الصحيح للبيانات في ورقة العمل.
فرز الصفوف والأعمدة المخفية
لا يتضمن Excel صفوفًا وأعمدة بيانات مخفية عند الفرز ، لذلك يجب إلغاء إخفاء هذه الصفوف والأعمدة قبل إجراء الفرز. على سبيل المثال ، إذا كان الصف 7 مخفيًا ضمن نطاق من البيانات التي سيتم فرزها ، فسيظل كصف 7 ولن يتم نقله إلى موقعه الصحيح في البيانات التي تم فرزها.
الأمر نفسه ينطبق على أعمدة البيانات. يتضمن الفرز حسب الصفوف إعادة ترتيب أعمدة البيانات ، ولكن إذا كان العمود B مخفيًا قبل الفرز ، فسيظل كعمود B بعد الفرز.
أرقام المتجر كأرقام
تأكد من تنسيق جميع الأرقام كأرقام. إذا لم تكن النتائج كما توقعت ، فقد يحتوي العمود على أرقام مخزنة كنص وليس كأرقام. على سبيل المثال ، يتم تخزين الأرقام السالبة المستوردة من بعض أنظمة المحاسبة أو إدخال رقم بعلامة اقتباس أحادية بادئة (') كنص.
عندما يتم فرز البيانات بسرعة باستخدام الزر A-Z أو Z-A، فقد تسوء الأمور. إذا كان هناك صف فارغ أو أعمدة فارغة في البيانات ، فسيتم فرز بعض البيانات والبعض الآخر لا. أسهل طريقة للتأكد من أنك حددت النطاق الصحيح للبيانات قبل الفرز هي إعطاء اسم لها.
إذا تم تحديد خلية واحدة ، يقوم Excel بتوسيع التحديد إلى نطاق (يشبه إلى حد كبير الضغط على Ctrl+ Shift+ 8 ) يحدها واحد أو أكثر من الأعمدة والصفوف الفارغة.ثم يفحص الصف الأول في النطاق المحدد لتحديد ما إذا كان يحتوي على معلومات رأس أم لا.
يجب أن تستوفي رؤوس الأعمدة إرشادات صارمة قبل أن يتعرف عليها Excel كرأس. على سبيل المثال ، إذا كانت هناك خلايا فارغة في صف الرأس ، فقد يعتقد Excel أنه ليس رأسًا. وبالمثل ، إذا تم تنسيق صف الرأس بنفس تنسيق الصفوف الأخرى في نطاق البيانات ، فقد لا يتعرف Excel على الرأس. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كان جدول البيانات يتكون من نص ولا يحتوي صف الرأس على أي شيء سوى نص ، فلن يتعرف Excel على صف الرأس ؛ يبدو صف الرأس تمامًا مثل صف بيانات آخر لـ Excel.
يفرز Excel فقط بعد تحديد النطاق ويحدد Excel ما إذا كان هناك صف رأس. تعتمد نتائج الفرز على ما إذا كان Excel قد حصل على كل من تحديد النطاق وتحديد صف الرأس بشكل صحيح. على سبيل المثال ، إذا كان Excel لا يعتقد أن هناك صف رأس ، فسيتم فرز الرأس في نص البيانات.
للتأكد من التعرف على نطاق بياناتك بشكل صحيح ، استخدم Ctrl+ Shift+ 8 اختصار لمعرفة ما يختاره Excel.إذا لم يتطابق مع توقعاتك ، فقم إما بتعديل حرف البيانات في جدولك أو تحديد نطاق البيانات قبل استخدام مربع الحوارSort.
للتأكد من التعرف على العناوين بشكل صحيح ، استخدم Ctrl+ Shift+ 8اختصار لتحديد نطاق البيانات ، ثم انظر إلى الصف الأول. إذا كان العنوان يحتوي على خلايا فارغة من بين تلك المحددة في الصف الأول ، فإن الصف الأول تم تنسيقه تمامًا مثل الصف الثاني ، أو إذا قمت بتحديد أكثر من صف رأس واحد ، يفترض Excel عدم وجود صف رأس. لتصحيح هذا ، قم بإجراء تغييرات في صف الرأس للتأكد من أن Excel يتعرف عليها.
إذا كان جدول البيانات الخاص بك يستخدم رؤوسًا متعددة الصفوف ، فقد يواجه Excel صعوبة في التعرف عليها. تتفاقم المشكلة عندما تتوقع أن يقوم Excel بتضمين صفوف فارغة في هذا الرأس ؛ لا يمكنه فعل ذلك تلقائيًا. ومع ذلك ، يمكنك تحديد الصفوف المراد فرزها قبل إجراء الفرز. بمعنى آخر ، كن محددًا فيما تريد أن يقوم Excel بفرزه ؛ لا تدع Excel يضع افتراضات لك.
تخزين التواريخ والأوقات كنص
إذا لم تظهر نتائج الفرز حسب التاريخ كما هو متوقع ، فقد تحتوي البيانات الموجودة في العمود الذي يحتوي على مفتاح الفرز على تواريخ أو أوقات مخزنة كبيانات نصية بدلاً من أرقام (التواريخ والأوقات هي بيانات رقمية منسقة)
في الصورة أعلاه ، انتهى المطاف بسجل A. Peterson في أسفل القائمة ، عندما ، بناءً على تاريخ الاقتراض في 5 نوفمبر 2014 ، يجب أن يكون أعلى من سجل A. له تاريخ استعارة 5 نوفمبر. سبب النتائج غير المتوقعة هو أن تاريخ استعارة A. Peterson قد تم تخزينه كنص ، وليس كرقم.
البيانات المختلطة والأنواع السريعة
عند استخدام طريقة الفرز السريع مع السجلات التي تحتوي على بيانات نصية ورقمية ، يقوم Excel بفرز الأرقام والبيانات النصية بشكل منفصل ، ووضع السجلات مع البيانات النصية في أسفل القائمة المصنفة.
قد يقوم Excel أيضًا بتضمين عناوين الأعمدة في نتائج الفرز ، وتفسيرها على أنها مجرد صف آخر من البيانات النصية بدلاً من أسماء الحقول لجدول البيانات.
فرز التحذيرات
عند استخدام مربع الحوار "فرز" ، حتى بالنسبة للفرز الموجودة في عمود واحد ، قد يعرض Excel تحذيرًا بأنه قد صادف بيانات مخزنة كنص ويعطي هذه الخيارات:
- فرز أي شيء يشبه الرقم كرقم.
- فرز الأرقام والأرقام المخزنة كنص بشكل منفصل.
الخيار الأول يضع البيانات النصية في المكان الصحيح لنتائج الفرز. الخيار الثاني يضع السجلات التي تحتوي على بيانات نصية في أسفل نتائج الفرز تمامًا كما يحدث مع الفرز السريع.
