لا يحتوي Microsoft Word على خيار حفظ بيانات النموذج مباشرةً كورقة عمل Excel. ومع ذلك ، من خلال اتباع بضع خطوات إضافية ، من السهل جدًا تصدير البيانات من نموذج Word إلى Excel.
تنطبق الإرشادات الواردة في هذه المقالة على Excel 2019 و 2016 و 2013 و 2010 ؛ Excel لنظام التشغيل Mac و Excel Online.
الخط السفلي
يحتوي نموذج Word على فراغات ملء تسهل على الأشخاص ملء المعلومات المهمة. عادة ، يتم توزيع هذه النماذج بحيث يمكن للعديد من الأشخاص تعبئتها وإعادتها. يعد جمع كل المعلومات من هذه النماذج ونقلها إلى جدول بيانات Excel عملية يدوية مملة.لحسن الحظ ، من السهل جدًا تصدير بيانات نموذج Word إلى Excel باستخدام ملفات محددة بفواصل.
استخدم الخيارات لتحديد تنسيق محدد بفواصل
لا يتطلب الأمر سوى بعض التعديلات في مستند نموذج Word الخاص بك لحفظ بيانات النموذج كملف محدد بفواصل (CSV). يفصل تنسيق الملف هذا كل سجل نموذج بفاصلات. استخدم ملفات CSV لاستيراد البيانات إلى Excel.
Microsoft Word ذكي بما يكفي لحفظ البيانات من النموذج فقط في ملف CSV. لا يتم إضافة النص الإضافي في المستند إلى ملف CSV.
مع فتح مستند النموذج وتعبئته بالبيانات ، حدد ملف> Options.
- حدد متقدمفي اللوحة الموجودة على يسار مربع الحوار "خيارات".
- في قسم الحفاظ على الدقة عند مشاركة هذا المستند ، ضع علامة اختيار في المربع المجاور لـ حفظ بيانات النموذج كملف نصي محدد.
- اضغط على OKلإغلاق مربع حوار خيارات Word.
في هذه المرحلة ، هناك طريقتان لتصدير البيانات إلى Excel. إما حفظ المستند أو تصدير البيانات.
استخدم حفظ باسم للتصدير إلى CSV
لحفظ المستند بتنسيق CSV:
- من قائمة "ملف" ، حدد حفظ باسم. يتم فتح مربع الحوار "حفظ باسم" مع تحديد تنسيق الملف TXTبالفعل.
- اسم الملف ، وحدد موافق.
- يظهر مربع حوار مع معاينة للبيانات التي تقوم بتصديرها من النموذج إلى تنسيق CSV.
- اضغط على موافقلتصدير البيانات.
يستخرج Word بيانات النموذج التي تمت كتابتها في النموذج كملف .csv، والذي يمكن فتحه باستخدام Excel. يقوم Word بإدراج الفواصل بين الحقول. يستخدم Excel الفواصل لفصل البيانات إلى خلايا محددة.
استخدم التصدير للحفظ في CSV
لتصدير البيانات إلى ملف CSV:
- حدد ملف> تصدير.
- حدد تغيير نوع الملف.
- ضمن أنواع ملفات المستندات ، حدد نص عادي (.txt).
- حدد حفظ باسملفتح مربع الحوار حفظ باسم.
- اختر الموقع الذي تريد حفظ الملف فيه ، وأدخل اسم الملف ، وحدد حفظلتصدير البيانات.
استيراد بيانات النموذج إلى Excel
بعد تصدير بيانات نموذج Word إلى تنسيق CSV ، تصبح البيانات جاهزة للاستيراد إلى Microsoft Excel.
إذا فتحت الملف باستخدام Excel ، فلن ترى الملف في المجلد الذي حفظته فيه لأن Excel افتراضيًا يعرض لك ملفات Excel فقط.
افتح ملف CSV باتباع الخطوات التالية:
- افتح مستند Excel فارغًا.
- حدد ملف> فتح.
-
حدد تصفح.
- في القائمة المنسدلة لنوع الملف ، اختر All Files (.).
- تصفح المجلد حيث توجد بيانات نموذج Word المصدرة ، وحدد ملف نصي CSV.
- حدد افتح.
- يفتح Excel معالج استيراد النص. اختر محدد ، وحدد التالي.
- قم بإلغاء تحديد خانة الاختيار Tab ، وحدد خانة الاختيار Comma. ثم حدد التالي.
- حدد إنهاء.
تظهر البيانات من نموذج Word الخاص بك في ورقة Excel الخاصة بك.
استيراد بيانات النموذج إلى جدول البيانات الحالي باستخدام Excel 2019 و 2016
إذا كنت تريد جلب البيانات من نماذج Microsoft الجديدة إلى نفس جدول البيانات ، فاتبع الخطوات التالية:
- افتح ملف Excel المحفوظ.
- أنشئ ورقة جديدة بالضغط على الرمز +في أسفل الورقة الحالية.
- حدد الخلية A1.
-
في قائمة البيانات ، حدد Get Data> From File ، > From Text / CSV (في Microsoft 2010 أو 2013 ، حدد من النص ).
- حدد الملف النصي الجديد مع بيانات النموذج ، وحدد استيراد.
- في المعالج ، حدد تحميل> تحميل إلى.
- ضمن المكان الذي تريد وضع البيانات فيه ، حدد ورقة العمل الحالية ، وتأكد من تحديد A1.
- اضغط على موافق.
بمجرد استيراد بيانات النموذج ، أضف بيانات نموذج Word الجديدة إلى ورقة العمل الأساسية الخاصة بك:
- في Word ، قم بتمييز الصف بأكمله بالبيانات فقط.
- انقر بزر الماوس الأيمن وحدد Copy.
- في Excel ، حدد ورقة العمل الرئيسية الخاصة بك.
- قم بتمييز الخلية الموجودة أسفل السجل الأخير في الورقة.
- انقر بزر الماوس الأيمن وحدد لصق.
استيراد بيانات النموذج إلى جدول بيانات موجود باستخدام Excel 2013 و 2010
لإحضار البيانات من نماذج Microsoft الجديدة إلى Excel 2013 أو 2010 ، اتبع الخطوات التالية:
- افتح ملف Excel المحفوظ.
- حدد الخلية في العمود الأول أسفل البيانات الموجودة مباشرة.
- حدد البيانات> من النص.
- حدد الملف النصي الجديد مع بيانات النموذج ، وحدد استيراد.
- في المعالج ، اختر محدد ، واضغط على التالي.
- قم بإلغاء تحديد خانة الاختيار Tab ، وحدد خانة الاختيار Comma ، وحدد التالي.
- اضغط إنهاء.
- ضمن أين تريد وضع البيانات ، حدد ورقة العمل الحالية. تأكد من تحديد الخلية حيث تريد أن يذهب الصف الجديد.
- اضغط على موافق.
يؤدي ذلك إلى إضافة بيانات نموذج Word الجديدة إلى الصف التالي في ورقة العمل الأساسية.
