عندما يكون لديك كميات كبيرة من البيانات ، فقد يكون الأمر مربكًا إذا لم يتم فرزها بشكل صحيح في المصنف الخاص بك. تعرف على طرق مختلفة لفرز البيانات في Excel لتصبح أكثر إنتاجية ولتسهيل إدارة جداول البيانات.
تنطبق الإرشادات الواردة في هذه المقالة على Excel 2019 و 2016 و 2013 و 2010 ؛ Excel لـ Microsoft 365 و Excel Online و Excel لنظام التشغيل Mac.
حدد البيانات ليتم فرزها
قبل فرز البيانات ، يحتاج Excel إلى معرفة النطاق الدقيق الذي سيتم فرزه. سيحدد Excel مناطق البيانات ذات الصلة طالما أن البيانات تفي بهذه الشروط:
- لا توجد صفوف أو أعمدة فارغة في منطقة البيانات ذات الصلة.
- الصفوف والأعمدة الفارغة بين مناطق البيانات ذات الصلة.
يحدد Excel ما إذا كانت منطقة البيانات تحتوي على أسماء حقول ويستثني الصف من السجلات المراد فرزها. قد يكون السماح لـ Excel بتحديد النطاق المراد فرزه محفوفًا بالمخاطر ، خاصةً مع وجود كميات كبيرة من البيانات التي يصعب التحقق منها.
للتأكد من تحديد البيانات الصحيحة ، قم بتمييز النطاق قبل بدء الفرز. إذا تم فرز نفس النطاق بشكل متكرر ، فإن أفضل طريقة هي إعطائه اسمًا.
مفتاح الفرز وترتيب الفرز في Excel
يتطلب الفرز استخدام مفتاح الفرز وترتيب الفرز. مفتاح الفرز هو البيانات الموجودة في العمود أو الأعمدة التي تريد فرزها ويتم تحديده بواسطة عنوان العمود أو اسم الحقل. في الصورة أدناه ، مفاتيح الفرز الممكنة هي معرف الطالب ، الاسم ، العمر ، البرنامج ، والشهر الذي بدأ.
فرز البيانات بسرعة
لإجراء فرز سريع ، حدد خلية واحدة في العمود الذي يحتوي على مفتاح الفرز. ثم اختر الطريقة التي تريد بها فرز البيانات. وإليك الطريقة:
- حدد خلية في العمود الذي يحتوي على مفتاح الفرز.
- حدد الصفحة الرئيسية.
- حدد فرز وتصفيةلفتح القائمة المنسدلة لخيارات الفرز.
- اختر الطريقة التي تريد بها فرز البيانات. حدد إما ترتيب تصاعدي أو تنازلي.
عند استخدام الفرز والتصفية ، تتغير خيارات ترتيب الفرز في القائمة المنسدلة اعتمادًا على نوع البيانات في النطاق المحدد. بالنسبة للبيانات النصية ، فإن الخيارات هي الفرز من أ إلى ي والفرز من ي إلى أ. بالنسبة للبيانات الرقمية ، فإن الخيارات هي الفرز من الأصغر إلى الأكبر والفرز من الأكبر إلى الأصغر.
فرز أعمدة بيانات متعددة في Excel
بالإضافة إلى إجراء فرز سريع استنادًا إلى عمود واحد من البيانات ، تتيح لك ميزة الفرز المخصص في Excel الفرز على أعمدة متعددة من خلال تحديد مفاتيح فرز متعددة.في عمليات الفرز متعددة الأعمدة ، يتم تحديد مفاتيح الفرز عن طريق تحديد عناوين الأعمدة في مربع الحوار "فرز".
كما هو الحال مع الفرز السريع ، يتم تحديد مفاتيح الفرز عن طريق تحديد عناوين الأعمدة أو أسماء الحقول ، في الجدول الذي يحتوي على مفتاح الفرز.
فرز على مثال أعمدة متعددة
في المثال أدناه ، يتم فرز البيانات الموجودة في النطاق من A2 إلى E12 في عمودين من البيانات. يتم فرز البيانات أولاً حسب الاسم ثم حسب العمر.
لفرز عدة أعمدة من البيانات:
- قم بتمييز نطاق الخلايا المراد فرزها. في هذا المثال ، تم تحديد الخلايا من A2 إلى E12.
- حدد الصفحة الرئيسية.
- حدد فرز وتصفيةلفتح القائمة المنسدلة.
- حدد فرز مخصصلفتح مربع الحوار "فرز".
- ضع علامة بجوار تحتوي بياناتي على رؤوس.
- تحت عنوان العمود ، حدد فرز حسب السهم لأسفل واختر Nameمن القائمة المنسدلة لفرز البيانات أولاً بواسطة عمود الاسم.
- تحت العنوان Sort On ، اترك الإعداد كـ Cell Values . يعتمد الفرز على البيانات الفعلية الموجودة في الجدول.
- تحت عنوان الترتيب ، حدد السهم لأسفل واختر Z إلى Aلفرز بيانات الاسم بترتيب تنازلي.
- حدد أضف المستوىلإضافة خيار فرز ثان.
- تحت عنوان العمود ، حدد ثم من خلال السهم لأسفل واختر Ageلفرز السجلات ذات الأسماء المكررة حسب عمود العمر.
- تحت عنوان الترتيب ، اختر من الأكبر إلى الأصغرمن القائمة المنسدلة لفرز بيانات العمر بترتيب تنازلي.
- حدد OKلإغلاق مربع الحوار وفرز البيانات.
كنتيجة لتعريف مفتاح فرز ثانٍ ، كما هو موضح في المثال أدناه ، يتم فرز السجلين اللذين لهما قيم متطابقة لحقل الاسم بترتيب تنازلي باستخدام حقل العمر. ينتج عن هذا سجل للطالب ويلسون ج.، 21 عامًا ، قبل الرقم القياسي لـ Wilson P. ، العمر 19.
الصف الأول: عناوين الأعمدة أو البيانات
تضمن نطاق البيانات المحدد للفرز في المثال أعلاه عناوين الأعمدة أعلى الصف الأول من البيانات. يحتوي هذا الصف على بيانات مختلفة عن البيانات الموجودة في الصفوف اللاحقة. قرر Excel أن الصف الأول يحتوي على عناوين الأعمدة وضبط الخيارات المتاحة في مربع الحوار "فرز" لتضمينها.
يستخدم Excel التنسيق لتحديد ما إذا كان الصف يحتوي على عناوين الأعمدة. في المثال أعلاه ، عناوين الأعمدة هي خط مختلف عن البيانات الموجودة في بقية الصفوف.
إذا كان الصف الأول لا يحتوي على عناوين ، يستخدم Excel حرف العمود (مثل العمود D أو العمود E) كخيارات في خيار العمود في مربع الحوار "فرز".
يستخدم Excel هذا الاختلاف لتحديد ما إذا كان الصف الأول هو صف عنوان. إذا أخطأ Excel ، فإن مربع الحوار "فرز" يحتوي على خانة اختيار "بياناتي بها رؤوس" تتجاوز هذا التحديد التلقائي.
فرز البيانات حسب التاريخ أو الوقت في Excel
بالإضافة إلى فرز بيانات النص أبجديًا أو الأرقام من الأكبر إلى الأصغر ، تتضمن خيارات الفرز في Excel فرز قيم التاريخ. تشمل أوامر الفرز المتاحة للتواريخ ما يلي:
- ترتيب تصاعدي: من الأقدم إلى الأحدث.
- ترتيب تنازلي: من الأحدث إلى الأقدم.
فرز سريع مقابل مربع حوار الفرز
التواريخ والأوقات المنسقة كبيانات رقمية ، مثل تاريخ الاقتراض في المثال أعلاه ، استخدم طريقة الفرز السريع للفرز في عمود واحد. بالنسبة إلى الأنواع التي تتضمن أعمدة متعددة من التواريخ أو الأوقات ، استخدم مربع الحوار "فرز" بنفس طريقة فرز أعمدة متعددة من البيانات الرقمية أو النصية.
فرز حسب التاريخ مثال
لإجراء فرز سريع حسب التاريخ بترتيب تصاعدي ، من الأقدم إلى الأحدث:
- قم بتمييز نطاق الخلايا المراد فرزها. لاتباع المثال أعلاه ، قم بتمييز الخلايا من G2 إلى K7.
- حدد الصفحة الرئيسية.
- حدد فرز وتصفيةلفتح القائمة المنسدلة.
- حدد فرز مخصصلفتح مربع الحوار "فرز".
- تحت عنوان العمود ، حدد فرز حسب سهم لأسفل واختر Borrowedلفرز البيانات أولاً حسب تاريخ الاستعارة.
- تحت العنوان Sort On ، اختر Cell Values . يعتمد الفرز على البيانات الفعلية الموجودة في الجدول.
- تحت عنوان ترتيب الفرز ، اختر الأقدم إلى الأحدثمن القائمة المنسدلة.
- حدد OKفي مربع الحوار لإغلاق مربع الحوار وفرز البيانات.
إذا لم تظهر نتائج الفرز حسب التاريخ كما هو متوقع ، فقد تحتوي البيانات الموجودة في العمود الذي يحتوي على مفتاح الفرز على تواريخ أو أوقات مخزنة كبيانات نصية بدلاً من أرقام (التواريخ والأوقات هي بيانات رقمية منسقة فقط)
البيانات المختلطة والأنواع السريعة
عند استخدام طريقة الفرز السريع ، إذا كانت السجلات التي تحتوي على بيانات نصية وأرقام مختلطة معًا ، يقوم Excel بفرز الأرقام والبيانات النصية بشكل منفصل عن طريق وضع السجلات مع البيانات النصية في أسفل القائمة المصنفة.
قد يقوم Excel أيضًا بتضمين عناوين الأعمدة في نتائج الفرز ، وتفسيرها على أنها مجرد صف آخر من البيانات النصية بدلاً من أسماء الحقول لجدول البيانات.
تحذير فرز محتمل
إذا تم استخدام مربع الحوار "فرز" ، حتى بالنسبة للفرز الموجودة في عمود واحد ، فقد يعرض Excel رسالة تحذرك من أنه قد صادف بيانات مخزنة كنص ويمنحك الخيار لـ:
- فرز أي شيء يشبه الرقم كرقم.
- فرز الأرقام والأرقام المخزنة كنص بشكل منفصل.
إذا اخترت الخيار الأول ، يحاول Excel وضع البيانات النصية في الموقع الصحيح لنتائج الفرز. اختر الخيار الثاني وسيضع Excel السجلات التي تحتوي على بيانات نصية في أسفل نتائج الفرز ، تمامًا كما يحدث مع الفرز السريع.
فرز البيانات حسب أيام الأسبوع أو بالأشهر في Excel
يمكنك أيضًا فرز البيانات حسب أيام الأسبوع أو حسب شهور السنة باستخدام نفس القائمة المخصصة المضمنة التي يستخدمها Excel لإضافة أيام أو شهور إلى ورقة العمل باستخدام مقبض التعبئة. تسمح هذه القوائم بالفرز حسب الأيام أو الأشهر ترتيبًا زمنيًا بدلاً من الترتيب الأبجدي.
كما هو الحال مع خيارات الفرز الأخرى ، يمكن عرض قيم الفرز حسب قائمة مخصصة بترتيب تصاعدي (من الأحد إلى السبت أو من يناير إلى ديسمبر) أو بترتيب تنازلي (من السبت إلى الأحد أو من ديسمبر إلى يناير).
في الصورة أعلاه ، تم اتباع الخطوات التالية لفرز عينة البيانات في النطاق A2 إلى E12 حسب أشهر السنة:
- قم بتمييز نطاق الخلايا المراد فرزها.
- حدد الصفحة الرئيسية.
- حدد فرز وتصفيةلفتح القائمة المنسدلة.
- حدد فرز مخصصلفتح مربع الحوار "فرز".
- تحت عنوان العمود ، اختر بداية الشهرمن القائمة المنسدلة لفرز البيانات حسب أشهر السنة.
- تحت العنوان Sort On ، حدد Cell Values . يعتمد الفرز على البيانات الفعلية الموجودة في الجدول.
- تحت عنوان الطلب ، حدد السهم لأسفلبجوار الخيار الافتراضي من A إلى Z لفتح القائمة المنسدلة.
- اختر قائمة مخصصةلفتح مربع حوار القوائم المخصصة.
- في النافذة اليسرى لمربع الحوار ، حدد يناير ، فبراير ، مارس ، أبريل.
- حدد OKلتأكيد التحديد والعودة إلى مربع الحوار "فرز".
- تظهر القائمة المختارة (يناير ، فبراير ، مارس ، أبريل) تحت عنوان الطلب.
- حدد OKلإغلاق مربع الحوار وفرز البيانات حسب أشهر السنة.
بشكل افتراضي ، لا يتم عرض القوائم المخصصة إلا بترتيب تصاعدي في مربع الحوار "القوائم المخصصة". لفرز البيانات بترتيب تنازلي باستخدام قائمة مخصصة بعد تحديد القائمة المرغوبة بحيث يتم عرضها تحت عنوان الترتيب في مربع الحوار "فرز":
- حدد السهم لأسفل بجوار القائمة المعروضة ، مثل يناير ، فبراير ، مارس ، أبريللفتح القائمة المنسدلة.
- في القائمة ، حدد خيار القائمة المخصصة التي يتم عرضها بترتيب تنازلي ، مثل ديسمبر ، نوفمبر ، أكتوبر ، سبتمبر.
- انقر فوق OKلفرز البيانات بترتيب تنازلي باستخدام القائمة المخصصة.
فرز حسب الصفوف لإعادة ترتيب الأعمدة في Excel
كما هو موضح في خيارات الفرز السابقة ، يتم عادةً فرز البيانات باستخدام عناوين الأعمدة أو أسماء الحقول. والنتيجة هي إعادة ترتيب صفوف أو سجلات البيانات بأكملها. خيار الفرز الأقل شهرة ، وبالتالي ، الأقل استخدامًا في Excel هو الفرز حسب الصف ، والذي له تأثير إعادة ترتيب الأعمدة من اليسار إلى اليمين في ورقة العمل.
أحد أسباب الفرز حسب الصف هو مطابقة ترتيب العمود بين جداول البيانات المختلفة. مع وجود الأعمدة في نفس الترتيب من اليسار إلى اليمين ، يكون من الأسهل مقارنة السجلات أو نسخ البيانات ونقلها بين الجداول.
تخصيص ترتيب العمود
نادرًا ما يكون الحصول على الأعمدة بالترتيب الصحيح مهمة مباشرة نظرًا لقيود خيارات ترتيب الفرز التصاعدي والتنازلي للقيم. عادة ، من الضروري استخدام ترتيب فرز مخصص ، ويتضمن Excel خيارات للفرز حسب الخلية أو لون الخط أو حسب رموز التنسيق الشرطي.
أسهل طريقة لإخبار Excel بترتيب الأعمدة هي إضافة صف أعلى أو أسفل جدول البيانات يحتوي على أرقام تشير إلى ترتيب الأعمدة من اليسار إلى اليمين. يصبح الفرز حسب الصفوف أمرًا بسيطًا لفرز الأعمدة من الأصغر إلى الأكبر حسب الصف الذي يحتوي على الأرقام.
بمجرد الانتهاء من الفرز ، يمكن بسهولة حذف الصف المضاف من الأرقام.
فرز حسب مثال الصفوف
في نموذج البيانات المستخدمة لهذه السلسلة في خيارات الفرز في Excel ، كان عمود معرف الطالب دائمًا أولًا على اليسار ، متبوعًا بالاسم ثم العمر.
في هذا المثال ، كما هو موضح في الصورة أعلاه ، تمت إضافة الأرقام إلى الأعمدة لإعداد ورقة العمل لإعادة ترتيب الأعمدة بحيث يكون عمود البرنامج أولاً على اليسار متبوعًا ببدء الشهر والاسم والعمر ومعرف الطالب.
إليك كيفية تغيير ترتيب العمود:
- أدخل صفًا فارغًا أعلى الصف الذي يحتوي على أسماء الحقول.
- في هذا الصف الجديد ، أدخل الأرقام التالية من اليسار إلى اليمين بدءًا من العمود A: 5 ، 3 ، 4 ، 1 ، 2.
- قم بتمييز النطاق المطلوب فرزه. في هذا المثال ، قم بتمييز A2 إلى E13.
- حدد الصفحة الرئيسية.
- حدد فرز وتصفيةلفتح القائمة المنسدلة.
- حدد فرز مخصصلفتح مربع الحوار "فرز".
- حدد Optionsلفتح مربع الحوار Sort Options.
- في قسم الاتجاه ، حدد فرز من اليسار إلى اليمينلفرز ترتيب الأعمدة من اليسار إلى اليمين في ورقة العمل.
- حدد OKلإغلاق مربع الحوار Sort Options.
- مع التغيير في الاتجاه ، يتغير عنوان العمود في مربع الحوار "فرز" إلى صف.
- حدد فرز حسب السهم لأسفل واختر الصف 2. هذا هو الصف الذي يحتوي على الأرقام المخصصة.
- تحت العنوان Sort On ، اختر Cell Values .
- تحت عنوان الطلب ، اختر من الأصغر إلى الأكبرمن القائمة المنسدلة لفرز الأرقام في الصف 2 بترتيب تصاعدي.
- حدد OKلإغلاق مربع الحوار وفرز الأعمدة من اليسار إلى اليمين حسب الأرقام الموجودة في الصف 2.
- يبدأ ترتيب الأعمدة بالبرنامج متبوعًا ببدء الشهر والاسم والعمر ومعرف الطالب.
استخدم خيارات الفرز المخصصة في Excel لإعادة ترتيب الأعمدة
بينما تتوفر الأنواع المخصصة في مربع الحوار "فرز" في Excel ، فإن هذه الخيارات ليست سهلة الاستخدام عندما يتعلق الأمر بإعادة ترتيب الأعمدة في ورقة العمل.خيارات إنشاء ترتيب فرز مخصص متوفرة في مربع الحوار Sortهي فرز البيانات حسب لون الخلية ولون الخط والرمز.
ما لم يكن لكل عمود تنسيق فريد مطبق بالفعل ، مثل ألوان مختلفة للخط أو الخلية ، يجب إضافة هذا التنسيق إلى الخلايا الفردية في نفس الصف حتى تتم إعادة ترتيب كل عمود.
على سبيل المثال ، لاستخدام لون الخط لإعادة ترتيب الأعمدة:
- حدد اسم كل حقل وقم بتغيير لون الخط لكل منها. على سبيل المثال ، قم بتغيير البرنامج إلى اللون الأحمر ، وشهر البدء إلى اللون الأخضر ، والاسم إلى اللون الأزرق ، والعمر إلى البرتقالي ، ومعرف الطالب إلى اللون الأرجواني.
- في مربع الحوار "فرز" ، حدد فرز حسب واختر الصف 2.
- تحت التصنيف على العنوان ، اختر لون الخط.
- تحت عنوان الترتيب ، قم بتعيين ترتيب ألوان أسماء الحقول يدويًا لتتطابق مع ترتيب العمود المطلوب.
- بعد الفرز ، أعد تعيين لون الخط لكل اسم حقل.
