لقد بذلت الكثير من العمل في جدول بيانات Excel ، فلا تدعه يفلت منك لأنك نسيت حفظه. استخدم هذه النصائح للحفاظ على عملك آمنًا وحفظه في المرة القادمة التي تحتاج فيها إلى هذا الملف المهم. عندما تريد مشاركة عملك ، احفظ المصنف بتنسيق PDF.
تنطبق الإرشادات الواردة في هذه المقالة على Excel 2019 و 2016 و 2013 و 2010 ؛ Excel لـ Microsoft 365 و Excel لنظام التشغيل Mac.
استخدم Excel حفظ مفاتيح الاختصار
هناك ثلاث طرق لحفظ ملف في Excel:
- حدد ملف> حفظ باسم. في Excel 2019 ، حدد ملف> حفظ نسخة.
- حدد Saveعلى شريط أدوات الوصول السريع.
- استخدم مفتاح الاختصار Ctrl+ S.
إذا كنت تعمل على جهاز Mac ، فاستخدم مفتاح الأوامر بدلاً من مفتاح التحكم.
إذا تم حفظ الملف من قبل ، يتغير المؤشر إلى أيقونة الساعة الرملية أثناء إجراء الحفظ. إذا تم حفظ المصنف لأول مرة ، يفتح مربع الحوار حفظ باسم.
أول مرة حفظ
عندما يتم حفظ ملف لأول مرة ، يجب تحديد جزأين من المعلومات في مربع الحوار حفظ باسم. أدخل اسمًا للملف واختر المكان الذي سيتم حفظه فيه.
يمكن أن تحتوي أسماء الملفات على ما يصل إلى 255 حرفًا شاملاً المسافات.
الخط السفلي
يعد استخدام Ctrl + S طريقة سهلة لحفظ البيانات. استخدم هذا الاختصار بشكل متكرر ، على الأقل كل خمس دقائق ، لتجنب فقدان البيانات.
دبوس حفظ المواقع
إذا كنت تفتح ملفات أو مجلدات معينة بشكل متكرر في Excel ، فقم بتثبيتها في قائمة الملفات المفتوحة مؤخرًا. هذا يجعل الموقع سهل الوصول إليه في الجزء العلوي من القائمة الأخيرة.
لا يوجد حد لعدد المواقع التي يمكن تثبيتها. لتثبيت موقع الحفظ:
-
لتثبيت مجلد ، حدد ملف> حفظ باسم.
Image -
حدد Recent، وعلى الجانب الأيمن من النافذة ، مرر مؤشر الماوس فوق المصنف أو المجلد الذي تريد تثبيته. تظهر صورة أفقية صغيرة لدبوس الدفع لهذا الموقع.
Image -
حدد pinلهذا الموقع. يتم نقل المجلد إلى القائمة المثبتة ويتغير دبوس الدفع الأفقي إلى دبوس دفع عمودي.
Image - لإلغاء تثبيت موقع ، حدد دبوس الدفع العموديلتغييره مرة أخرى إلى دبوس أفقي وإزالته من القائمة المثبتة.
الخط السفلي
عندما تريد نسخة من ورقة عمل أو مصنف كامل لا يمكن لأحد تحريره ويمكن للجميع عرض ملفات Excel أو تحويلها أو حفظها بتنسيق PDF. يتيح ملف PDF (تنسيق المستند المحمول) للآخرين عرض المستندات دون الحاجة إلى البرنامج الأصلي ، مثل Excel ، المثبت على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم. بدلاً من ذلك ، يفتح المستخدمون الملف باستخدام برنامج قارئ PDF مجاني مثل Adobe Acrobat Reader
حفظ ورقة العمل النشطة بتنسيق PDF
عند حفظ ملف بتنسيق PDF ، بشكل افتراضي يتم حفظ ورقة العمل الحالية أو النشطة فقط (ورقة العمل التي تظهر على الشاشة).
لحفظ ورقة عمل Excel بتنسيق PDF:
-
حدد ملف.
Image -
حدد حفظ باسملفتح نافذة حفظ باسم.
Image -
اختر المكان الذي تريد حفظ الملف فيه.
Image -
أدخل اسمًا للملف.
Image -
حدد حفظ كنوعسهم لأسفل.
Image -
قم بالتمرير خلال القائمة للعثور على وتحديد PDF (.pdf).
Image -
حدد Saveلحفظ الملف بتنسيق PDF وإغلاق النافذة.
Image
حفظ مصنف كامل بتنسيق PDF
يحفظ خيار "حفظ باسم" الافتراضي ورقة العمل الحالية فقط بتنسيق PDF. اتبع هذه الخطوات لحفظ المصنف بأكمله كملف PDF:
-
حدد ملف> حفظ باسم.
Image -
حدد تصفحلفتح مربع الحوار حفظ باسم.
Image -
حدد حفظ كنوع لفتح قائمة منسدلة واختر PDF. يظهر الزر "خيارات" في مربع الحوار "حفظ باسم".
Image -
حدد Optionsلفتح مربع حوار الخيارات.
Image -
حدد مصنف كاملفي قسم نشر ما.
Image -
حدد OKللعودة إلى مربع الحوار حفظ باسم.
Image - حدد Saveلحفظ المصنف بتنسيق PDF وإغلاق مربع الحوار.
حفظ تلقائي في OneDrive
إذا كنت تستخدم Microsoft 365 ، يقوم Excel تلقائيًا بحفظ عملك عندما تختار حفظ الملفات في حساب التخزين السحابي على OneDrive. عندما يتم حفظ ملفاتك في OneDrive ، يتم حفظ المستندات تلقائيًا كل بضع ثوانٍ ، مما يلغي الحاجة إلى تحديد حفظ أو استخدام مفاتيح الاختصار باستمرار.
لكي تعمل وظيفة الحفظ التلقائي ، احفظ المستندات في موقع في مجلد OneDrive الخاص بك. لا تعمل وظيفة الحفظ التلقائي مع أي مكان على الكمبيوتر الشخصي أو جهاز Mac.
إذا كان لديك Microsoft 365 وقمت بحفظ ملفاتك في OneDrive ، فقم بتمكين الحفظ التلقائي عن طريق تحديد مفتاح التبديل في الزاوية العلوية اليسرى من شاشة Excel. عند التمكين ، سيقول المفتاح تشغيل. لإيقاف تشغيل الميزة وحفظ عملك يدويًا ، قم بتغييره إلى إيقاف.
