يتضمن إنشاء لوحة معلومات Microsoft Excel سحب المعلومات من مصادر متعددة حتى تتمكن من عرض هذه البيانات في مكان واحد. يقدم Excel مجموعة متنوعة من الطرق للقيام بذلك ، مما يجعله أحد أقوى أدوات إعداد التقارير في لوحة المعلومات التي يمكنك استخدامها.
تنطبق المعلومات الواردة في هذا البرنامج التعليمي على Excel 2019 و Excel 2016 و Excel 2013 و Excel 2010 و Excel 2007 و Excel for Mac.
ما هي لوحة معلومات Excel؟
لوحة معلومات البيانات هي أداة تساعدك على المراقبة المرئية وتحليل المقاييس الأكثر أهمية بالنسبة لك. يمكنك استخدام لوحة معلومات لمراقبة أداء عملك ، أو كفاءة عملية التصنيع ، أو أداء الموظفين في قسم المبيعات الخاص بك.
بغض النظر عن كيفية استخدامك للوحة المعلومات ، فإن المفهوم دائمًا هو نفسه: تسحب جداول البيانات الخلفية البيانات من الملفات أو الخدمات أو اتصالات API إلى قواعد البيانات والمصادر الأخرى. تعرض الورقة الرئيسية البيانات من تلك الأوراق المتعددة في مكان واحد ، حيث يمكنك مراجعتها كلها في لمح البصر.
تشمل العناصر النموذجية للوحة معلومات البيانات في Excel:
- الرسوم البيانية
- الرسوم البيانية
- مقاييس
- خرائط
يمكنك إنشاء نوعين من لوحات المعلومات. بالنسبة إلى تقارير لوحة المعلومات ، يمكنك إنشاء لوحة معلومات ثابتة من البيانات الموجودة في الأوراق الأخرى التي يمكنك إرسالها إلى شخص ما في تقرير Word أو PowerPoint. لوحة القيادة الديناميكية هي أحد الأشخاص الذين يمكنهم عرضها داخل Excel ، ويتم تحديثها كلما تم تحديث البيانات الموجودة على الأوراق الأخرى.
جلب البيانات إلى لوحة معلومات Excel
المرحلة الأولى من إنشاء لوحة معلومات Excel هي استيراد البيانات إلى جداول بيانات من مصادر مختلفة.
تشمل المصادر المحتملة لاستيراد البيانات إلى Excel:
- ملفات مصنف Excel الأخرى
- ملفات نصية أو CSV أو XML أو JSON
- قاعدة بيانات SQL
- Microsoft Access
- مستكشف بيانات Azure
- Facebook وصفحات الويب الأخرى
- أي قاعدة بيانات أخرى تدعم ODBC أو OLEDB
- مصادر الويب (أي موقع يحتوي على جداول بيانات)
مع وجود العديد من مصادر البيانات المحتملة ، فإن إمكانية البيانات التي يمكنك إحضارها إلى Excel لإنشاء لوحات معلومات مفيدة غير محدودة.
لإحضار مصدر البيانات:
-
افتح ورقة عمل Excel فارغة. حدد القائمة Data ، وفي القائمة المنسدلة Get Data، حدد نوع البيانات الذي تريده ، ثم اختر مصدر البيانات.
Image -
استعرض للوصول إلى الملف أو مصدر البيانات الآخر الذي تريد استيراده وحدده. حدد استيراد.
Image -
اعتمادًا على نوع مصدر البيانات الذي تختاره ، سترى مربعات حوار مختلفة لتحويل البيانات إلى تنسيق جدول بيانات Excel.
Image -
سيتم ملء الورقة بجميع البيانات من الملف الخارجي أو قاعدة البيانات.
Image -
لتحديث البيانات بحيث يتم تحميل أي تغييرات يتم إجراؤها في مصدر البيانات الخارجي بانتظام ، حدد رمز Refresh على الجانب الأيمن من Queries & اتصالاتجزء.
Image -
حدد النقاط الثلاث بجوار رابط EDIT في أسفل نافذة التحديث ، وحدد خصائص.
Image -
تكوين البيانات للتحديث من مصدر البيانات على فترات منتظمة عن طريق تعيين تحديث كل xx دقيقةلأي فترة ترغب في تحديث البيانات.
يعد تحديث البيانات من المصادر الخارجية مفيدًا ، ولكن يمكن أن يستهلك وقت وحدة المعالجة المركزية إذا جعلت معدل التحديث متكررًا للغاية. اختر معدل تحديث يحافظ على تحديث البيانات بشكل متكرر كلما تم تغييرها من المصدر ، ولكن ليس بشكل متكرر بحيث تقوم فقط بنسخ البيانات نفسها في كل مرة.
Image - كرر العملية المذكورة أعلاه في أوراق عمل جديدة ومنفصلة حتى تقوم باستيراد جميع البيانات التي تريد استخدامها في لوحة التحكم الجديدة.
- أخيرًا ، قم بإنشاء ورقة عمل جديدة ، وضعها كأول ورقة عمل في المصنف ، وأعد تسميتها Dashboard.
كيفية إنشاء لوحة تحكم Excel
الآن بعد أن أصبح لديك جميع البيانات التي تحتاجها في مصنف Excel الخاص بك ، ويتم تحديث كل هذه البيانات تلقائيًا ، فقد حان الوقت لإنشاء لوحة معلومات Excel في الوقت الفعلي.
ستستخدم لوحة القيادة النموذجية أدناه بيانات الطقس من مواقع الويب من جميع أنحاء الإنترنت.
في بعض الأحيان ، عند استيراد البيانات من مصادر خارجية ، لا يمكنك تخطيط البيانات المستوردة. يتمثل الإصلاح في إنشاء جدول بيانات جديد وفي كل خلية ، اكتب =تحويل (وحدد البيانات من جدول البيانات المستورد. بالنسبة لمعلمات الوحدة ، ما عليك سوى تحديد نفس المعلمات من قبل وبعد ذلك. املأ الورقة بأكملها بنفس الوظيفة حتى يتم نسخ جميع البيانات إلى الورقة الجديدة وتحويلها إلى أرقام يمكنك استخدامها في المخططات المختلفة التي ستنشئها للوحة القيادة.
-
أنشئ مخطط شريطي لعرض نقطة واحدة من البيانات.على سبيل المثال ، لعرض الرطوبة النسبية الحالية (من 0 إلى 100 بالمائة) ، يمكنك إنشاء مخطط شريطي بنسبة 0 بالمائة كأدنى نقطة و 100 بالمائة كأعلى نقطة. أولاً ، حدد القائمة Insert ، ثم حدد 2D عمود متفاوت المسافاتمخطط شريطي.
Image -
في قائمة تصميم المخطط ، من مجموعة Data ، اختر حدد البيانات.
Image -
في نافذة حدد مصدر البيانات النافذة المنبثقة ، انقر فوق الحقل نطاق بيانات المخطط، ثم حدد الخلية في البيانات جدول البيانات الذي ترغب في عرضه مع هذا الرسم البياني الشريطي.
Image -
قم بتغيير عنوان الرسم البياني لمطابقة البيانات التي تعرضها. قم بتحديث حدود المحور لتكون من 0 إلى 100 بالمائة. ثم انقل الرسم البياني إلى منطقة الشرطة حيث تريد عرضها.
Image -
كرر نفس الخطوات أعلاه لإنشاء مخططات شريطية لأي نقاط بيانات مفردة أخرى تريد رسمها. اجعل نطاق المحور هو الحد الأدنى والأقصى لتلك القياسات. على سبيل المثال ، يتراوح نطاق الضغط الجوي الجيد بين 28 و 32.
يعد اختيار نطاق البيانات الصحيح أمرًا مهمًا لأنه إذا كنت تستخدم النطاق الافتراضي فقط ، فقد يكون المقياس كبيرًا جدًا بالنسبة للبيانات ، مما يترك في الغالب المخططات الشريطية الفارغة. بدلاً من ذلك ، حافظ على الحد الأدنى والحد الأقصى لمقياس المحور أقل قليلاً وأعلى قليلاً من القيم القصوى الممكنة لبياناتك.
Image -
إنشاء مخطط خطي لعرض اتجاه البيانات. على سبيل المثال ، لعرض سجل درجات الحرارة المحلية لمنطقتك المحلية ، يمكنك إنشاء مخطط خطي يغطي آخر عدد أيام البيانات التي يمكنك استيرادها من جدول موقع ويب الطقس.أولاً ، حدد قائمة "إدراج" حدد 2D منطقةالرسم البياني.
Image -
في قائمة تصميم المخطط ، من مجموعة Data ، حدد حدد البيانات.
Image -
في نافذة حدد مصدر البيانات النافذة المنبثقة ، انقر فوق الحقل نطاق بيانات المخطط، ثم حدد الخلايا في البيانات جدول البيانات الذي ترغب في عرضه مع هذا المخطط الخطي.
Image -
قم بتغيير عنوان الرسم البياني لمطابقة البيانات التي تعرضها وانقل الرسم البياني إلى منطقة الشرطة حيث ترغب في عرضها.
الرسوم البيانية مرنة للغاية عند وضعها في لوحة القيادة. يمكنك تغيير الموقع وكذلك حجم وشكل أداة الرسم البياني. استخدم هذه المرونة لتصميم لوحات معلومات منظمة توفر أكبر قدر من المعلومات للمستخدم في أقل مساحة ممكنة.
Image -
أنشئ Textbox لعرض بيانات السلسلة من الأوراق التي قمت باستيرادها. على سبيل المثال ، لمشاهدة تحديثات التحذير من الطقس على لوحة المعلومات ، قم بربط محتوى مربع النص بخلية في ورقة البيانات المستوردة. للقيام بذلك ، حدد القائمة Insert ، وحدد Text ، ثم حدد Textbox
Image -
ضع مؤشر الماوس في حقل الصيغة ، واكتب =ثم حدد الخلية في جدول البيانات المستوردة الذي يحتوي على بيانات السلسلة التي تريد عرضها.
Image -
حدد مربع النص واستخدم نافذة Format Shapeعلى اليمين لتنسيق منطقة عرض النص في لوحة القيادة.
Image -
يمكنك أيضًا مقارنة نقطتي بيانات في أوراق البيانات المستوردة باستخدام مخططات دائرية على سبيل المثال ، قد ترغب في عرض الرطوبة النسبية في شكل مخطط دائري. أولاً ، حدد البيانات التي تريد عرضها ، وفي القائمة Insert ، حدد المخطط 2D Pie.
تقارن المخططات الدائرية بين قيمتين أو أكثر. إذا كنت تعرض نسبة مئوية مثل الرطوبة النسبية ، فقد تحتاج إلى إنشاء خلية أخرى يدويًا تطرح هذه القيمة من 100٪ للقيمة الثانية لمقارنتها بها. سينتج عن ذلك مخطط دائري يعرض قيمة النسبة المئوية كجزء من إجمالي 100 بالمائة الممكنة.
-
قم بتغيير عنوان الرسم البياني لمطابقة البيانات التي تعرضها ، ثم انقل المخطط إلى منطقة الشرطة حيث ترغب في عرضه.
Image - إضافة أنواع مختلفة من مخططات البيانات ، يمكنك إنشاء لوحة معلومات مفيدة تعرض جميع أنواع البيانات في لوحة معلومات واحدة مريحة.
أضف الجاذبية المرئية والسياق باللون
هناك طريقة أخرى لإضافة الوضوح إلى لوحة المعلومات الخاصة بك وهي إعطاء المخططات الشريطية تعبئة متدرجة تصور لون تحذير مثل اللون الأحمر لمناطق البيانات التي قد لا تكون جيدة.
على سبيل المثال ، إذا كنت تريد إظهار أن الرطوبة النسبية التي تزيد عن 75٪ غير مريحة ، فيمكنك تغيير التعبئة المتدرجة للمخطط الشريطي الفردي وفقًا لذلك. وإليك الطريقة.
-
انقر بزر الماوس الأيمن فوق الحد الخارجي للمخطط الشريطي وحدد تنسيق منطقة المخطط.
Image -
حدد رمز Fill في جزء تنسيق منطقة المخطط وقم بتغيير التحديد إلى تعبئة التدرج.
Image -
حدد كل رمز مستوى على طول خط ملء التدرج وقم بتغيير اللون والظلام ليناسب مدى "جودة" أو "سوء" هذا المستوى. في هذا المثال ، تتلاشى الرطوبة النسبية العالية إلى اللون الأحمر الداكن.
Image - كرر هذه العملية لكل مخطط حيث يكون إضافة سياق اللون إلى المخطط أمرًا منطقيًا لنقطة البيانات هذه.
كيفية تحديث لوحات معلومات Excel تلقائيًا
بمجرد إنشاء لوحة تحكم ، لا يتعين عليك فعل أي شيء لتحديث الرسومات. يتم تحديث جميع البيانات الموجودة في تلك الرسوم البيانية والأدوات على النحو التالي:
- أوراق مع تحديث البيانات المستوردة في التاريخ الذي قمت بتعيينه عند إنشاء استيراد البيانات لأول مرة.
- أي أوراق إضافية قمت بإنشائها لإصلاح أو إعادة تنسيق البيانات من الأوراق المستوردة سيتم تحديثها بالبيانات الجديدة في تلك الأوراق.
- يتم تحديث كل عنصر واجهة مستخدم في لوحة التحكم تلقائيًا لعرض البيانات الجديدة داخل تلك الأوراق المحدثة للنطاقات التي حددتها عند إنشاء هذه المخططات.
تحدث هذه التحديثات تلقائيًا طالما أن Excel مفتوح.
كيفية استخدام لوحات معلومات Excel
يمكن أن يكون إنشاء لوحات معلومات في Excel مفيدًا للعديد من الأسباب المختلفة. ومع ذلك ، من المهم إنشاؤها بناءً على حاجة معينة ، بدلاً من محاولة إنشاء لوحة تحكم واحدة تفعل كل شيء.
على سبيل المثال ، إذا كنت مدير مبيعات وتهتم بمراقبة أداء فريق المبيعات الخاص بك ، فيجب أن تركز لوحة معلومات مدير المبيعات على مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) المتعلقة بأداء المبيعات.
لا ينبغي أن يتضمن هذا النوع من لوحات المعلومات معلومات لا تتعلق بأداء المبيعات وإلا فقد تصبح لوحة القيادة مزدحمة للغاية. تجعل لوحة المعلومات المزدحمة من الصعب رؤية علاقات البيانات والأنماط المهمة.
اعتبارات أخرى عند إنشاء لوحات المعلومات:
- استخدم المخططات الصحيحة للبيانات الصحيحة.
- لا تستخدم الكثير من الألوان في جميع أنحاء لوحة القيادة.
- صمم لوحة القيادة ببيانات وأنواع مخططات متشابهة في الكتل المشتركة.
- تأكد من أن كل رسم بياني يعرض تسميات بسيطة ومن أنه ليس به تشوش شديد.
- تنظيم الأدوات في تسلسل هرمي للأهمية ، مع وجود المعلومات الأكثر أهمية في الجزء العلوي الأيسر من لوحة القيادة.
- استخدم التنسيق الشرطي للتأكد عندما تكون الأرقام سيئة فهي حمراء ، وعندما تكون جيدة تكون خضراء.
الأهم من ذلك ، استخدم الإبداع لتصميم لوحات معلومات مفيدة وممتعة للاستخدام.
