لا يمتلك Excel إمكانيات إدارة البيانات لبرامج قواعد البيانات العلائقية مثل SQL Server و Microsoft Access. ومع ذلك ، ما يمكن أن يفعله هو العمل كقاعدة بيانات بسيطة تملأ متطلبات إدارة البيانات.
في Excel ، يتم تنظيم البيانات باستخدام الصفوف والأعمدة في ورقة العمل. تسهل ميزة الجدول إدخال البيانات وتعديلها ومعالجتها.
تنطبق هذه الإرشادات على إصدارات Excel 2019 و 2016 و 2013 و 2010 و Excel for Microsoft 365.
شروط قاعدة البيانات: السجلات والحقول
قاعدة البيانات هي مجموعة من المعلومات ذات الصلة المخزنة في ملف واحد أو أكثر من ملفات الكمبيوتر. غالبًا ما يتم تنظيم البيانات في جداول بطريقة يمكن بسهولة تحديثها وفرزها وتصحيحها وتصفيتها.
قاعدة بيانات بسيطة ، مثل Excel ، تحتوي على جميع المعلومات حول موضوع واحد في جدول واحد. من ناحية أخرى ، تتكون قواعد البيانات العلائقية من العديد من الجداول التي يحتوي كل منها على معلومات حول مواضيع مختلفة ولكنها ذات صلة.
السجلات
في مصطلحات قاعدة البيانات ، يحتفظ سجلبجميع المعلومات أو البيانات حول كائن واحد محدد في قاعدة البيانات. في Excel ، تحتوي كل خلية في ورقة العمل على عنصر واحد من المعلومات أو القيمة.
الحقول
يُشار إلى كل عنصر من عناصر المعلومات في سجل قاعدة البيانات ، مثل رقم الهاتف أو رقم الشارع ، بالحقل . في Excel ، تعمل الخلايا الفردية في ورقة العمل كحقول ، حيث يمكن أن تحتوي كل خلية على جزء واحد من المعلومات حول كائن.
أسماء الحقول
من الضروري تنظيم قاعدة بيانات بحيث يمكنك فرز البيانات أو تصفيتها للعثور على معلومات محددة. تؤدي إضافة عناوين الأعمدة ، المعروفة باسم أسماء الحقول ، إلى تسهيل إدخال البيانات بالترتيب نفسه لكل سجل.
نموذج قاعدة البيانات
في الصورة أعلاه ، لكل طالب صف منفصل في الجدول يحتوي على جميع المعلومات المتاحة عنه.
كل خلية في صف هي حقل يحتوي على معلومة واحدة. تساعد أسماء الحقول في صف الرأس على ضمان بقاء البيانات منظمة عن طريق الاحتفاظ بجميع البيانات المتعلقة بموضوع معين ، مثل الاسم أو العمر ، في نفس العمود لجميع الطلاب.
أدوات إدارة البيانات في Excel
بالإضافة إلى ذلك ، تمتلك Microsoft العديد من أدوات البيانات لتسهيل العمل مع كميات هائلة من البيانات المخزنة في جداول Excel وللمساعدة في الحفاظ عليها في حالة جيدة.
استخدام نموذج للسجلات
إحدى تلك الأدوات هي نموذج البيانات. يمكنك استخدامه للبحث عن سجلات أو تحريرها أو إدخالها أو حذفها ، في جداول تحتوي على ما يصل إلى 32 حقلاً أو عمودًا.
يشتمل النموذج الافتراضي على قائمة بأسماء الحقول بالترتيب الذي تم ترتيبه في الجدول ، لضمان قيام المستخدمين بإدخال السجلات بشكل صحيح. بجوار كل اسم حقل يوجد مربع نص لإدخال أو تحرير حقول البيانات الفردية.
في حين أنه من الممكن إنشاء نماذج مخصصة ، فإن إنشاء النموذج الافتراضي واستخدامه غالبًا ما يكون كل ما هو مطلوب.
إزالة سجلات البيانات المكررة
مشكلة شائعة مع جميع قواعد البيانات هي أخطاء البيانات. بالإضافة إلى الأخطاء الإملائية البسيطة أو حقول البيانات المفقودة ، يمكن أن تكون سجلات البيانات المكررة مصدر قلق حيث ينمو حجم جدول البيانات.
يمكن استخدام أدوات بيانات Excel الأخرى لإزالة هذه السجلات المكررة - سواء كانت مكررة تمامًا أو جزئية.
فرز البيانات في Excel
الفرز يعني إعادة تنظيم البيانات وفقًا لخاصية معينة ، مثل فرز الجدول أبجديًا حسب اسم العائلة أو ترتيبًا زمنيًا من الأقدم إلى الأصغر.
تتضمن خيارات الفرز في Excel الفرز حسب حقل واحد أو أكثر ، والفرز المخصص ، مثل التاريخ أو الوقت ، والفرز حسب الصفوف مما يجعل من الممكن إعادة ترتيب الحقول في جدول.
