ما يجب معرفته
- قبل تحويل ملفاتك إلى ملفات رقمية ، قم بإنشاء مجلدات ومجلدات فرعية لتنظيم الملفات.
- تأكد من أن الماسحة الضوئية أو الطابعة تدعم برنامج التعرف الضوئي على الحروف (OCR) وأن لديك برنامج OCR مثبتًا.
- تختلف العملية اعتمادًا على ما إذا كنت تريد مسح مستند ضوئيًا على Mac أو مسح مستند ضوئيًا على Windows.
يمكن أن تساعدك رقمنة المستندات الورقية عند تنظيم أوراقك المهمة. يمكن تحويل الملفات الرقمية ، بما في ذلك ملفات PDF ، إلى ملفات قابلة للبحث باستخدام برنامج التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) الذي يأتي عادةً مع طابعة.هذا يعني أن معلوماتك لا تشغل حيزًا ، ومن السهل العثور عليها. يمكنك أيضًا حفظ ملفاتك الرقمية على قرص مضغوط أو قرص DVD ، على محرك أقراص محمول ، في منشأة تخزين عبر الإنترنت. إليك كيفية تنظيم المستندات الممسوحة ضوئيًا.
كيفية استخدام الماسح للتنظيم
فيما يلي بعض الخطوات التي يمكنك اتخاذها لتنظيم عملك أو منزلك باستخدام الماسح الضوئي. ستحتاج إلى ماسح ضوئي للوثائق لإنجاز هذا العمل. لا يجب أن تكون باهظة الثمن أو خيالية. إذا لم يكن لديك واحد ، فابدأ بهذه المراجعات لماسحات الصور والماسحات الضوئية لبعض أفضل عمليات الشراء.
إذا كنت لا تريد ماسحًا ضوئيًا منفصلاً ، فستقوم طابعة الكل في واحد غير المكلفة بهذه المهمة.
-
راجع أوراقك وحدد ما يمكنك رقمنته وما يمكنك إلقائه بأمان.
من المحتمل أن يستغرق هذا بعض الوقت. العمل بزيادات صغيرة إذا لزم الأمر.
-
قبل تحويل ملفاتك إلى ملفات رقمية ، قم بإنشاء مجلدات ومجلدات فرعية لتخزين الملفات. فكر في الفئات التي تحتاجها ، وقم بإعداد مجلد لكل منها. ضع إيصالات بطاقة الائتمان في مجلد ، وأوراق تأمين السيارة في ملف آخر. يمكن وضع فواتير الهاتف وإيصالات البقالة وفواتير إصلاح المنزل وما إلى ذلك في مجلدات منفصلة. داخل كل مجلد ، قم بإنشاء مجلدات فرعية لكل عام (أو شهر). من الأسهل البدء بنظام منظم وإضافة أوراق جديدة إلى الملف الصحيح بدلاً من إعادة ترتيب النظام في كل مرة يتم فيها مسح إيصال جديد.
لإنشاء مجلد جديد في Windows ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق سطح المكتب واختر New> Folder كرر هذه الخطوة أثناء التواجد داخل الملف الجديد مجلد لإنشاء مجلد فرعي. لإنشاء مجلد جديد في Mac ، حدد File> New Folder ، أو اضغط على Shift+ الأمر +N
-
تأكد من أن الماسحة الضوئية أو الطابعة مزودة ببرنامج التعرف الضوئي على الأحرف (OCR). يتيح لك ذلك مسح المستندات ضوئيًا إلى تنسيق PDF وتحرير الملفات. هناك فرصة جيدة لتثبيت برنامج OCR لائق على جهاز الكمبيوتر الذي يعمل بنظام Windows.
إذا لم يكن برنامج OCR مثبتًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، فإن ABBYY FineReader و Adobe Acrobat Pro DC هي خيارات شائعة.
-
حان الوقت لمسح مستنداتك ضوئيًا. تعتمد كيفية القيام بذلك بالضبط على نوع الماسح الضوئي والبرنامج الذي تستخدمه.
يحتوي Lifewire على أدلة لمسح المستندات ضوئيًا على نظامي التشغيل Windows و Mac.
-
عندما تنتهي من رقمنة المستندات ، ابق على اطلاع على الأوراق المادية. تأكد من قيامك بمسح المستندات ضوئيًا تلقائيًا في كل مرة تحصل فيها على إيصالات أو أوراق جديدة. خلاف ذلك ، ستبدأ الأوراق في التراكم مرة أخرى.
