الوجبات الجاهزة الرئيسية
- غالبًا ما يضطلع العمال بمهام متعددة في الاجتماعات ، وتزداد احتمالية حدوث ذلك مع استمرار الاجتماع.
- ليست كل المهام المتعددة سيئة ، و "تعدد المهام الإيجابي" يمكن أن يحسن الإنتاجية.
- يمكن أن تضيف منصات العمل عن بُعد ميزات جديدة تدفع العمال نحو المهام ذات الصلة بالاجتماع.
إذا كنت تعمل عن بعد ، فهناك فرصة جيدة لأنك قمت بمهام متعددة خلال اجتماع في الأسبوع الماضي - ولن تكون وحيدًا.
ورقة جديدة صادرة عن Microsoft تضع الأرقام في حل المشكلة. في حين أن تعدد المهام كان نادرًا في الاجتماعات الصغيرة القصيرة ، فقد ارتفع إلى مستويات شبه عالمية في الاجتماعات التي استمرت لأكثر من ساعة. ومع ذلك ، ليست كل الأخبار سيئة: الورقة ، التي ركزت على استخدام Microsoft Teams ، تقترح عدة طرق يمكن للعمال من خلالها تحسين تركيزهم.
قالت الدكتورة ماري زيروينسكي ، الباحثة الشريكة ومديرة الأبحاث في Microsoft ، عبر البريد الإلكتروني:"تم شحن FocusAssist لنظام التشغيل Windows بالفعل ويمكن أن يكون مساعدة كبيرة هنا". "جدولة وقت التركيز من خلال Cortana هي خيار آخر متاح في Outlook."
ما الذي يجب على العامل عن بُعد فعله؟
غالبًا ما يُنظر إلى تعدد المهام في الاجتماع على أنه فظ أو يؤدي إلى نتائج عكسية ، وقد وجدت الورقة أن هذا يثبت في بعض الأحيان. ومع ذلك ، يجادل الباحثون بنقطة أكثر تعقيدًا. ليست كل المهام المتعددة سلبية ، ويمكن استخدام الأدوات لتوجيه العاملين عن بعد نحو نتائج إيجابية.
قام المشاركون بتفصيل فوائد تعدد المهام الإيجابي في يوميات مجهولة الهوية. قال أحدهم "لقد كنت أقل إحباطًا من الاجتماعات التي لم تكن مفيدة جدًا لي".
قال آخرون إنهم يقدرون خيار إيلاء اهتمام وثيق عند الحاجة ، ثم التركيز في مكان آخر عندما لا يكون كذلك. قال المشاركون إن تعدد المهام ساعدهم في العثور على معلومات ، مثل الملفات ذات الصلة أو عمليات تبادل البريد الإلكتروني ، ذات الصلة بالاجتماع.
… ماراثون 80 دقيقة يشجع على تعدد المهام أكثر من ست مرات.
د. قال Czerwinski إن العاملين عن بُعد الذين يستخدمون Microsoft Teams أو Windows يمكنهم اللجوء إلى Focus Assist و Focus Time لإزالة الانحرافات غير ذات الصلة بالاجتماع وتوفير الوقت للتركيز على مهام محددة. تفضل الورقة أي أداة تنحي جانباً الطلبات الخارجية على انتباه العمال أثناء الاجتماع.
يمكن للميزات الجديدة الأفضل في منصات العمل عن بُعد أن تذهب إلى أبعد من ذلك لتشجيع تعدد المهام الإيجابي.تقترح الورقة "وضع التركيز" الخاص بالاجتماع لمساعدة العمال على القيام بمهام متعددة بطرق ذات صلة بالاجتماع ، مثل فتح رسائل البريد الإلكتروني أو الملفات في واجهة الاجتماع بدلاً من نافذة أو برنامج آخر. هذا من شأنه أن يشجع على تعدد المهام الإيجابي مع التخلص من الانحرافات الموجودة في البرامج الأخرى.
يقترح الباحثون أيضًا أدوات جدول أعمال محسّنة تسمح للعمال بمغادرة الاجتماعات مبكرًا أو الانضمام إلى منتصف الاجتماع إذا كانت أجزاء فقط من الاجتماع ذات صلة. هذا يمكن أن يحارب العدو اللدود لكل فترة اهتمام: اجتماعات طويلة ومملة.
العمال عن بعد الاستفادة من الاجتماعات الطويلة
لم يكن تعدد المهام شائعًا بشكل خاص عندما تم تجميع كل الاجتماعات: تضمنت حوالي 30٪ من الاجتماعات تعدد المهام عبر البريد الإلكتروني ، وشهد 24٪ تقريبًا تعدد المهام.
لكن ذلك تغير مع المدة. مما لا يثير الدهشة ، أن الاجتماعات التي تقل مدتها عن 20 دقيقة أظهرت حالات قليلة من تعدد المهام ، لكنها زادت بسرعة مروعة كعقار للاجتماع.
كان من المرجح أن يرسل الاجتماع الذي يستغرق من 20 إلى 40 دقيقة تقريبًا ضعف احتمال إرسال الحاضرين وهم يتدافعون من أجل عمل آخر ، وكان الماراثون الذي يستغرق 80 دقيقة أكثر من ست مرات في تشتيت انتباه العمال.
كان حجم الاجتماع - كما هو الحال في عدد الأشخاص الذين يحضرون - أمرًا بالغ الأهمية أيضًا. شجعت الاجتماعات الفردية على تعدد المهام الأقل ، ولم يغير شخص ثالث النتيجة. لكن الانغماس في مهام أخرى أصبح مرجحًا مع ظهور المزيد من الوجوه في مكالمة فيديو. كان تعدد المهام أكثر احتمالا بمقدار الضعف في اجتماع مع 10 أشخاص أو أكثر.
قام أحد المشاركين بتفصيل دافع ذي صلة. قال المشارك: "في الاجتماعات الكبيرة ، مثل قاعات البلدة ، أميل إلى التوقف والاستماع في الواقع عندما يُقال شيئًا مثيرًا للاهتمام". "بقية الوقت ، يبدو أنني لا أركز على العمل على الإطلاق."
تضمنت البيانات نتيجة أخرى أضعف ولكنها أكثر إثارة للدهشة: الاجتماعات المجدولة أخبار سيئة.كان الاجتماع المجدول أكثر احتمالا بنحو مرة ونصف لتشجيع تعدد المهام من الاجتماع المخصص. من بين الاجتماعات المجدولة ، كانت الاجتماعات المتكررة هي أكثر الأسباب خصوبة للإلهاء.
"ترتبط كيفية جدولة الاجتماعات عن بُعد وتنظيمها بشكل كبير بمتى وإلى أي مدى يقسم الناس انتباههم" ، كما خلصت الورقة. لذا قبل أن تضغط على إرسال دعوة اجتماع مدتها ساعة ، أعد النظر - إلا إذا كنت ترغب في منح زملاء العمل الوقت لمسح صندوق الوارد الخاص بهم.
