ما يجب معرفته
- في Outlook ، حدد ملف> Info> إعدادات الحساب> إعدادات الحساب.
- انتقل إلى علامة التبويب Data File وحدد Add. في مربع الحوار New Outlook Data File ، اختر ملف بيانات Outlook ثم حدد OK.
- قم بتسمية الأرشيف ، واختر موقعًا له ، وحدد OK. قم بسحب وإسقاط المجلدات بأكملها في مجلد الأرشيف الجديد.
تشرح هذه المقالة كيفية الحفاظ على حجم ملف PST صغيرًا عن طريق أرشفة بريدك القديم. تنطبق الإرشادات الواردة في هذه المقالة على Outlook لـ Microsoft 365 و Outlook 2019 و Outlook 2016 و Outlook 2013 و Outlook 2010.
كيفية أرشفة البريد القديم في Outlook للحفاظ على حجم ملف PST صغيرًا
مع نمو كومة البريد التي تحتفظ بها في Outlook ، عادةً ما يتزايد الوقت الذي يستغرقه Outlook للقيام بما تريده أن يفعله. يلوح في الأفق حد حجم ملف PST. (ملف PST أو "المجلدات الشخصية" هو المكان الذي يحتفظ فيه Outlook بجميع بياناتك ، بما في ذلك التقويمات وجهات الاتصال ورسائل البريد الإلكتروني.)
لإنشاء أرشيف للرسائل القديمة في Outlook منفصل عن ملف PST الذي تستخدمه كل يوم:
- حدد ملف واختر معلومات.
-
حدد إعدادات الحساب واختر إعدادات الحسابمن القائمة. سيتم فتح نافذة إعدادات الحساب.
Image -
حدد علامة التبويب ملف البيانات.
Image -
حدد أضف. سيتم فتح مربع الحوار ملف بيانات Outlook الجديد.
Image -
حدد ملف بيانات Outlook واختر OK.
Image -
أدخل اسم الأرشيف ضمن File nameوحدد المكان الذي تريد حفظ الملف فيه.
Image - حدد موافقوأغلق النافذة.
نقل البريد إلى الأرشيف
لملء أرشيف PST الذي تم إنشاؤه حديثًا ، اسحب وأفلت المجلدات بأكملها في المجلد الجذر الذي يظهر حديثًا ضمن مجلدات البريد هذا مفيد إذا كان لديك بالفعل أرشفةمجلد يحتوي ، على سبيل المثال ، كل رسائل البريد العام الماضي. ما عليك سوى إفلاته في أرشيف PST.
بدلاً من ذلك ، لأرشفة العناصر الفردية:
- انقر بزر الماوس الأيمن فوق المجلد الجذر المسمى بعد أرشيف PST الخاص بك ضمن مجلدات البريد.
-
حدد مجلد جديدمن القائمة
Image -
اكتب اسم المجلد المطلوب.
تأكد من تحديد Mail and Post Items ضمن يحتوي المجلد علىإذا كنت تريد أرشفة رسائل البريد الإلكتروني. لأرشفة العناصر الأخرى ، اختر الفئة المناسبة.
Image - قم بسحب وإفلات رسائل البريد الإلكتروني الفردية أو المجموعات في المجلد الذي تم إنشاؤه حديثًا.
- لنقل كل البريد السابق لتاريخ معين في مجلد (أو مجلدات متداخلة) ، حدد File> Info.
-
حدد أدوات واختر تنظيف صندوق البريد.
Image -
حدد الأرشفة التلقائيةمن القائمة التي ظهرت
Image
أغلق ملف PST للأرشيف
بعد أرشفة جميع العناصر ، يمكنك إغلاق ملف PST في Outlook:
- انقر بزر الماوس الأيمن فوق المجلد الجذر لأرشيف PST الخاص بك ضمن مجلدات البريد.
-
حدد إغلاق "_"من القائمة.
Image
الوصول إلى البريد من ملف PST مغلق
لاسترداد الرسائل من ملف أرشيف PST قمت بإغلاقه:
- حدد علامة التبويب File واختر Open & Export.
-
اختر افتح ملف بيانات Outlook.
Image - سيظهر ملف PST ومجلداته ضمن Mail Folders، جاهز للعمل.
ملف PST صغير هو ملف PST سريع
من المفيد الحفاظ على حجم ملف PST الرئيسي صغيرًا ويمكن التحكم فيه. يمكنك جعل Outlook يقوم ببعض ذلك باستخدام الأرشفة التلقائية أو تقسيم رسائلك بين المزيد من ملفات PST ، والتي يمكن أن تكون غير مؤلمة وسريعة.
