ما يجب معرفته
- أرشيف يدوي: انتقل إلى File> Info> Tools> تنظيف العناصر القديمة. في نافذة الأرشفة المنبثقة ، حدد أرشفة هذا المجلد وجميع المجلدات الفرعية.
- ثم حدد مجلد الأرشيف. حدد أرشفة العناصر الأقدم منالقائمة المنسدلة وحدد التاريخ.
- الأرشيف التلقائي: انتقل إلى ملف> خيارات> متقدم> إعدادات الأرشفة التلقائية. حدد تشغيل الأرشفة التلقائية كلوأدخل الفاصل الزمني.
إذا تركت عددًا كبيرًا جدًا من رسائل البريد الإلكتروني تتراكم داخل بريدك الوارد ، فقد يتأثر أداء Outlook.تعرف على كيفية أرشفة رسائل البريد الإلكتروني في Outlook وإدارة رسائل البريد الإلكتروني القديمة ، إما يدويًا أو تلقائيًا. تنطبق الإرشادات الواردة في هذه المقالة على Outlook لـ Microsoft 365 و Outlook 2019 و 2016 و 2013 و 2010.
كيفية أرشفة رسائل البريد الإلكتروني في Outlook يدويًا
إذا كنت تفضل التحكم في وقت أرشفة رسائلك الإلكترونية القديمة ومكان أرشفتها ، فهناك عملية يدوية يمكنك اتباعها للقيام بذلك. يمكنك أرشفة رسائل البريد الإلكتروني يدويًا داخل أي مجلد.
-
افتح Outlook وحدد File> Info> Tools> تنظيف العناصر القديمة.
Image -
في نافذة الأرشفة المنبثقة ، حدد أرشفة هذا المجلد وجميع المجلدات الفرعيةثم حدد المجلد الذي تريد أرشفة العناصر فيه.
Image -
حدد أرشفة العناصر الأقدم منالقائمة المنسدلة ، ثم قم بتعيين التاريخ الذي تريد بعده أرشفة الرسائل.
يمكنك أيضًا تحديد تصفحلتحديد ملف PST فردي تريد استخدامه لهذا الأرشيف. أو يمكنك الاحتفاظ به كاسم الملف الافتراضي.
Image -
حدد موافق. سيقوم Outlook الآن بأرشفة الرسائل الموجودة في هذا المجلد وفقًا للإعدادات التي قمت بتكوينها.
Image -
إذا كنت تفضل أرشفة الرسائل في جميع المجلدات بدلاً من المجلدات الفردية ، فحدد أرشفة جميع المجلدات وفقًا لإعدادات الأرشفة التلقائية الخاصة بهم إذا اخترت هذا ، فستحتاج إلى ارجع إلى علامة التبويب الصفحة الرئيسية ، وانقر بزر الماوس الأيمن فوق أحد المجلدات التي تريد تعيين إعدادات الأرشفة التلقائية لها ، ثم حدد خصائص
Image -
في نافذة الخصائص ، حدد علامة التبويب الأرشفة التلقائية.
Image -
حدد أرشفة هذا المجلد باستخدام هذه الإعدادات، ثم قم بتكوين الإعدادات على عدد أشهر الرسائل التي تريد الاحتفاظ بها ، ومكان نقل العناصر القديمة.
باستخدام إعدادات الأرشفة التلقائية ، قم بتكوين كل من كيفية أرشفة الرسائل عند تمكين الأرشفة التلقائية ، وكذلك كيفية أرشفة رسائل البريد الإلكتروني عند أرشفتها يدويًا باستخدام إعدادات الأرشفة التلقائية.
Image
كيفية تشغيل الأرشفة التلقائية يدويًا
يمكنك تشغيل الأرشفة التلقائية إما يدويًا أو تلقائيًا. إذا قمت بالفعل بإعداد إعدادات الأرشفة التلقائية الخاصة بك لجميع مجلداتك كما هو موضح أعلاه ، فيمكنك تشغيل إجراء الأرشفة على الفور.
حدد ملف> Info> Tools> Mailbox Cleanup ، ثم حدد الأرشفة التلقائيةلبدء عملية الأرشفة. سيستخدم هذا إعدادات الأرشفة التلقائية التي قمت بتكوينها لكل مجلد بريد.
كيفية تشغيل الأرشفة التلقائية تلقائيًا
بالإضافة إلى تشغيل إجراء الأرشفة يدويًا ، يمكنك أيضًا إعداد الأرشفة التلقائية للتشغيل بانتظام.
-
حدد ملف> خيارات> خيارات متقدمة> إعدادات الأرشفة التلقائية.
Image -
في نافذة إعدادات الأرشفة التلقائية ، حدد تشغيل الأرشفة التلقائية كلوأدخل كم مرة تريد تشغيل الأرشفة التلقائية.
يمكنك تكوين الإعدادات للمطالبة بتشغيل الأرشفة التلقائية ، وتعيينها إما لحذف رسائل البريد الإلكتروني القديمة أو نقلها إلى ملف أرشيف PST على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
Image -
حدد حسنًا ، سيتم تشغيلوالأرشفة التلقائية في الفاصل الزمني الذي تحدده ، لذلك لا داعي للقلق بشأن بريدك الوارد الذي يستهلك مساحة كبيرة جدًا.
Image
استخدم Outlook Sweep للأرشفة التلقائية في Outlook Web
في Outlook Online ، تعد أرشفة الرسائل عملية يدوية. تساعدك وظيفة تسمى Outlook Sweep في الحفاظ على صندوق الوارد الخاص بك نظيفًا.
من المستحيل تغيير عمر الرسائل التي تقوم بأرشفتها ، ولكن على الأقل ميزة المسح تمنحك القدرة على أرشفة جميع رسائل البريد الوارد التي مضى عليها أكثر من 10 أيام. سيساعدك هذا في الحفاظ على بريدك الوارد نظيفًا تلقائيًا.
-
افتح صندوق البريد الوارد للحساب حيث تريد أرشفة رسائل البريد الإلكتروني. حدد البريد الإلكتروني الذي ترغب في أرشفته ، ثم حدد Sweepمن القائمة.
Image -
في الشاشة المنبثقة ، حدد قم دائمًا بنقل الرسائل الأقدم من 10 أيام من مجلد INBOX.
Image -
حدد القائمة المنسدلة Move to وحدد Archive.
Image
