يستخدم Outlook مجموعات جهات الاتصال لتخزين أعضاء قائمة التوزيع. بعد إنشاء مجموعة جهات اتصال وإضافة جهات اتصال ، قم بإنشاء رسالة بريد إلكتروني واحدة ووجهها إلى مجموعة جهات الاتصال. بهذه الطريقة ، يتلقى كل شخص في قائمة التوزيع نفس الرسالة وتوفر الوقت.
تنطبق الإرشادات الواردة في هذه المقالة على Outlook 2019 و Outlook 2016 و Outlook 2013 و Outlook 2010 و Outlook for Microsoft 365.
كيفية إعداد قائمة توزيع في Outlook
لإنشاء مجموعة جهات اتصال في Outlook ، أنشئ القائمة واختر مكان تخزينها. وإليك الطريقة:
- افتح برنامج Outlook.
-
انتقل إلى علامة التبويب الصفحة الرئيسية وحدد عناصر جديدة.
Image -
حدد المزيد من العناصر> مجموعة جهات الاتصال. أو اضغط على Ctrl+ Shift+ L.
Image -
في نافذة مجموعة جهات الاتصال ، ضع المؤشر في مربع النص Nameواكتب اسمًا لقائمة التوزيع.
لإرسال بريد إلكتروني إلى قائمة التوزيع ، أدخل اسم القائمة في مربع النص إلىفي نافذة رسالة جديدة.
- اترك نافذة مجموعة جهات الاتصالمفتوحة.
إضافة أعضاء إلى مجموعة جهات اتصال Outlook
بعد إنشاء المجموعة وحفظها ، أضف جهات اتصال إلى قائمة التوزيع.
لإضافة جهات اتصال إلى مجموعة جهات اتصال:
- في نافذة مجموعة جهات الاتصال ، انتقل إلى علامة التبويب مجموعة جهات الاتصال.
-
حدد إضافة أعضاء> من جهات اتصال Outlook.
Image -
في حدد الأعضاء: جهات الاتصال مربع الحوار ، اختر جهة اتصال وحدد الأعضاءلإضافة جهة الاتصال هذه إلى قائمة التوزيع.
إذا لم تكن جهة الاتصال مدرجة ، فابحث عن جهة الاتصال بالاسم أو عنوان البريد الإلكتروني. إذا كنت لا تزال غير قادر على العثور على جهة الاتصال ، فحدد دفتر العناوينسهم القائمة المنسدلة واختر قائمة مختلفة.
- كرر الخطوة 3 لكل من جهات الاتصال التي تريد إضافتها إلى قائمة التوزيع.
- حدد موافق.
-
في نافذة مجموعة جهات الاتصال ، حدد حفظ وإغلاق.
إنشاء جهة اتصال جديدة في قائمة التوزيع
لإضافة مستلمين ليسوا في دفتر عناوين Outlook الخاص بك إلى مجموعة جهات اتصال:
- انتقل إلى Outlook Peopleوانقر نقرًا مزدوجًا فوق قائمة التوزيع.
- في نافذة مجموعة جهات الاتصال ، انتقل إلى علامة التبويب مجموعة جهات الاتصال وحدد علامة التبويب إضافة أعضاء> جهة اتصال بريد إلكتروني جديدة.
-
في مربع النص Display name، اكتب اسم جهة الاتصال.
Image إذا كنت لا تعرف اسم جهة الاتصال ، أدخل عنوان البريد الإلكتروني أو اكتب الاسم المستعار.
- في مربع النص عنوان البريد الإلكتروني، أدخل عنوان البريد الإلكتروني لجهة الاتصال الجديدة.
- إذا كنت لا تريد إضافة العضو الجديد إلى دفتر العناوين ، فقم بإلغاء تحديد خانة الاختيار إضافة إلى جهات الاتصال.
-
حدد موافق.
- في نافذة مجموعة جهات الاتصال ، حدد حفظ وإغلاقلحفظ التغييرات في قائمة التوزيع.
كيفية مشاركة مجموعة جهات اتصال في Outlook
هل هناك أشخاص آخرون سيستفيدون إذا كانت لديهم قائمة التوزيع الخاصة بك؟ بدلاً من جعلهم يقومون بإعداد نفس مجموعة جهات الاتصال من البداية ، قم بمشاركة مجموعة جهات الاتصال معهم. الأمر سهل مثل إرسال مرفق بريد إلكتروني.
لمشاركة مجموعة جهات اتصال:
- انتقل إلى Outlook People.
- انقر نقرًا مزدوجًا فوق مجموعة التوزيع التي تريد مشاركتها.
-
في نافذة مجموعة جهات الاتصال ، انتقل إلى علامة التبويب مجموعة جهات الاتصال وحدد علامة التبويب مجموعة إعادة التوجيه> كجهة اتصال في Outlook.
Image اختر في تنسيق الإنترنت (vCard)لإرفاق ملف نصي يحتوي على أسماء أعضاء المجموعة وعناوينهم.
- قم بتوجيه الرسالة إلى الشخص الذي تريد استلام قائمة التوزيع.
- حدد أرسل.
استيراد مجموعة جهات اتصال Outlook التي تمت مشاركتها معك عبر البريد الإلكتروني
إذا أنشأ شخص ما قائمة توزيع في Outlook وأرسلها إليك عبر البريد الإلكتروني كملف جهات اتصال Outlook ، فاستورد القائمة إلى دفتر العناوين الخاص بك واستخدمها كقائمة توزيع خاصة بك.
- افتح الرسالة التي تحتوي على ملف اتصال Outlook المرفق للمجموعة.
-
حدد سهم القائمة المنسدلة للمرفقات.
Image - حدد افتح.
- في نافذة مجموعة جهات الاتصال ، انتقل إلى ملف> Info.
-
حدد نقل إلى المجلد> نسخ إلى المجلد.
Image -
في مربع الحوار نسخ العنصر إلى ، حدد المجلد جهات الاتصال.
Image - حدد موافق.
- مع وجود قائمة التوزيع الخاصة بك وجاهزة ، يمكنك البدء في إرسال الرسائل إلى أعضائها.
إذا كنت تريد المزيد من التحكم في قوائم التوزيع الخاصة بك ، فاستخدم فئات جهات الاتصال لتشكيل قوائم بريدية أنيقة.
