ما يجب معرفته
- يمكنك إنشاء واحد في مركز إدارة MS 365 ضمن Groups> علب البريد المشتركة. حدد إضافة صندوق بريدواتبع الخطوات من هناك.
- كل شخص تم تعيينه في صندوق بريد مشترك في Microsoft Office 365 لديه حق الوصول إلى كل شيء بداخله: رسائل البريد الإلكتروني الواردة والردود وإعادة التوجيه وما إلى ذلك.
- يحتاج مستخدمو Office 365 إلى اشتراك Microsoft Exchange Online للوصول إلى البريد المشترك.
تشرح هذه المقالة كيفية إضافة مستخدمين إلى علبة بريد Outlook المشتركة ، وكيفية استخدام علب البريد المشتركة في Outlook وعلى الويب ومن أحد تطبيقات الأجهزة المحمولة.تنطبق هذه الإرشادات على Office 365 لنظامي التشغيل Windows و macOS ؛ توقعات 2019 و 2016 و 2013 و 2010 ؛ Outlook لنظامي iOS و Android ؛ و Outlook على الويب.
كيفية إنشاء صندوق بريد مشترك في Office 365
يمكنك إنشاء العديد من علب البريد المشتركة حسب حاجتك ، ولكن كل مستخدم تقوم بتعيينه لصندوق البريد يجب أن يكون لديه اشتراك Microsoft 365. لإعداد صندوق بريد مشترك:
-
قم بتسجيل الدخول إلى مركز إدارة Microsoft 365 باستخدام حساب مسؤول Microsoft 365 العمومي أو بيانات اعتماد حساب مسؤول Exchange.
مركز إدارة Microsoft 365 كان يُعرف سابقًا باسم مركز إدارة Office 365.
-
حدد المجموعات> علب البريد المشتركةفي جزء التنقل.
Image - حدد أضف صندوق بريد على صفحة علب البريد المشتركة.
-
في الصفحة إضافة صندوق بريد ، اكتب اسمًا لصندوق البريد المشترك في الحقل Name.
Image -
يتم إنشاء الاسم المستعار لصندوق البريد تلقائيًا في الحقل Email ، ولكن يمكنك تغيير الاسم المستعار إذا أردت. عندما تقوم بتسمية صندوق البريد المشترك ، حدد Add.
Image - حدد إضافة أعضاء إلى صندوق البريد هذا ضمن الخطوات التالية.
- حدد إضافة أعضاء في صفحة إضافة أعضاء صندوق البريد المشترك.
-
ضمن Members ، حدد المربع بجوار كل شخص يمكنه الوصول إلى صندوق البريد المشترك. عند الانتهاء ، حدد حفظ ثم إغلاق.
إذا كنت لا ترى اسم شخص في القائمة ، فحدد بحثواكتب اسم الشخص.
كيفية حفظ البريد الإلكتروني المرسل في صندوق البريد المشترك
عندما يرسل مستخدم رسالة بريد إلكتروني من صندوق البريد المشترك ، يتم حفظ نسخة من هذه الرسالة في مجلد العناصر المرسلة، وليس في صندوق البريد المشترك. إذا كنت تريد حفظ رسائل البريد الإلكتروني هذه في صندوق البريد المشترك ، فيجب عليك تحرير إعدادات صندوق البريد المشترك.
لحفظ رسائل البريد الإلكتروني المرسلة في صندوق البريد المشترك ، أكمل الخطوات التالية:
- قم بتسجيل الدخول إلى مركز إدارة Microsoft 365 وحدد مجموعات> علب البريد المشتركةفي جزء التنقل.
- حدد صندوق البريد المشترك الخاص بك.
-
حدد تحرير بجوار العناصر المرسلة.
Image - عيّن كلاً من نسخ العناصر المرسلة كصندوق البريد هذا و نسخ العناصر المرسلة نيابة عن صندوق البريد هذا إلى تشغيل ، ثم حدد حفظ.
كيفية استخدام علبة البريد المشتركة في Outlook 2016 و Outlook 2013 و Outlook 2010
عند إعداد صندوق البريد المشترك ، لا يتعين على المستخدمين الآخرين القيام بأي شيء لعرض صندوق البريد المشترك في إصدار سطح المكتب من Outlook. يظهر صندوق البريد المشترك تلقائيًا في الشريط الجانبي لـ Outlook.
لإرسال بريد إلكتروني من صندوق البريد المشترك ، أكمل الخطوات التالية:
- حدد علامة التبويب الصفحة الرئيسيةفي الجزء العلوي من Outlook.
-
حدد بريد إلكتروني جديدلإنشاء رسالة جديدة.
Image - حدد منفي رسالة البريد الإلكتروني الجديدة ، ثم حدد صندوق البريد المشترك.
- اكتب رسالتك وحدد أرسل.
كيفية الوصول إلى صندوق البريد المشترك في Outlook على الويب
إذا كنت تريد العمل مع صندوق البريد المشترك في مستعرض ويب ، فيجب عليك إضافة صندوق البريد يدويًا. لإضافة علبة البريد المشتركة إلى Outlook على الويب ، أكمل الخطوات التالية:
- قم بتسجيل الدخول إلى حساب Microsoft 365 الخاص بك ، ثم حدد تطبيق Outlook.
- انقر بزر الماوس الأيمن فوق Folders(أو اسم صندوق البريد الخاص بك) في جزء التنقل ، ثم حدد إضافة مجلد مشترك.
- اكتب عنوان البريد الإلكتروني لصندوق البريد المشترك في مربع الحوار إضافة مجلد مشترك ، ثم حدد Add.
كيفية إضافة علب بريد مشتركة إلى تطبيق Outlook Mobile
إذا كنت تريد الوصول إلى صندوق بريد مشترك من هاتفك الذكي أو جهازك اللوحي ، فاتبع الخطوات التالية:
- قم بتشغيل تطبيق Outlook لنظام التشغيل iOS أو Android وقم بتسجيل الدخول إلى حسابك.
-
اضغط على إضافة حساب في الجزء الأيمن ، ثم انقر فوق إضافة صندوق بريد مشترك.
إذا كان لديك حسابات Outlook متعددة ، فاختر الحساب الذي يمكنه الوصول إلى صندوق البريد المشترك.
-
أدخل عنوان البريد الإلكتروني. بمجرد اكتمال العملية ، يجب أن ترى صندوق البريد المشترك الخاص بك ضمن حساباتك في تطبيق Outlook.
إذا كنت تريد إزالة صندوق بريد مشترك من تطبيق Outlook ، فانتقل إلى Settings> Accounts ، ثم اضغط على صندوق البريد المشترك و اختر حذف الحساب.
ما هي علبة البريد المشتركة في Office 365؟
يتمتع كل شخص معين إلى صندوق بريد مشترك في Office 365 بإمكانية الوصول الكامل إلى جميع الرسائل الموجودة فيه. يمكن للمستخدمين الأعضاء قراءة رسائل البريد الإلكتروني الواردة والرد على الرسائل وإعادة توجيه الرسائل ومعرفة كيف استجاب الآخرون.
عندما يستجيب أحد أعضاء الفريق لرسالة بريد إلكتروني من صندوق البريد المشترك ، يتم إرسال البريد الإلكتروني من العنوان المشترك بدلاً من عنوان البريد الإلكتروني للفرد ، لذلك تظل معلومات الجميع سرية.ومع ذلك ، لا تحتوي علب البريد المشتركة عادةً على أسماء مستخدمين أو كلمات مرور ، مما يؤدي إلى بعض المخاوف الأمنية.
لماذا تستخدم صندوق بريد مشترك؟
تعد صناديق البريد المشتركة مثالية لخدمة العملاء أو أقسام التسويق التي تريد أن يتم الرد على رسائل البريد الإلكتروني الواردة من قبل عضو الفريق التالي المتاح. تأتي علب البريد المشتركة أيضًا مع قائمة جهات اتصال مشتركة وتقويم مشترك ، بحيث يمكن لأعضاء المجموعة إنشاء مواعيد في موقع مركزي يمكن لجميع الأعضاء رؤيته.
