تتميز Microsoft Teams بمجموعة متنوعة من الأدوات لزيادة الإنتاجية وتحسين التواصل بين الموظفين من خلال الدردشة النصية والمكالمات الصوتية ومكالمات الفيديو ووظيفة مشاركة الملفات وسجلات التحول عبر الإنترنت والتقويمات المشتركة.
تتيح وظيفة التقويم المشتركة لـ Microsoft Teams لأعضاء المجموعة إنشاء اجتماعات مباشرة داخل تطبيق Teams ، وتحديد التفاصيل ، وإضافة أعضاء آخرين بحيث لا يتم إخطارهم بالحدث فحسب ، بل يتم إضافته إلى فرق Microsoft التي تمت مزامنتها التقويم كذلك.
تنطبق هذه المقالة على تطبيقات Microsoft Teams على أجهزة Windows 10 و iOS و Android بالإضافة إلى إصدار الويب.
كيف تعمل تقويمات Microsoft Teams
Microsoft Teams هي أداة تعاون مصممة للمؤسسات أو المجموعات ، ومن ثم يتم تنظيمها مع مراعاة مجموعة أو فريق. قد تتمكن من تسجيل الدخول إلى مجموعة Microsoft Teams باستخدام بريدك الإلكتروني المعتاد ، ولكن في أغلب الأحيان ، يتم تعيين بريد إلكتروني للشركة تستخدمه للوصول إلى Teams وتطبيقات وخدمات Microsoft 365 الأخرى ذات الصلة.
يحتوي تطبيق Microsoft Teams على تقويم رئيسي واحد تم تعيينه لمجموعتك أو مؤسستك بأكملها. يمكن لأعضاء المجموعة إضافة اجتماعات أو أحداث إلى هذا التقويم الذي يظهر تلقائيًا في التقويم للأعضاء الآخرين. يمكن أيضًا إضافة الأفراد إلى أحداث التقويم أو الاجتماعات إذا كان مطلوبًا منهم الحضور.
من الناحية الفنية ، يُطلق على التقويم المدمج (أو الافتراضي) اسم تقويم المجموعة بينما التقويمات الخارجية التي تتم مشاركتها داخل فرق Microsoft هي تقويمات مشتركة. غالبًا ما يتم خلط هذه المصطلحات ، ومع ذلك ، فإن التمييز بينهما غير واضح.
من الجيد الإشارة إلى التقويمات في Microsoft Teams بأسماء فريدة بدلاً من استخدام مصطلحات مشتركة أو مجموعة لتجنب الالتباس.
يمكن أيضًا مشاركة التقويمات داخل فرق Microsoft من Outlook أو خدمات الجدولة الأخرى مثل تقويم Google.
كيفية إنشاء حدث تقويم مشترك لـ Microsoft Teams
هذه هي عملية إنشاء حدث ، يشار إليه باسم اجتماع في Microsoft Teams ، يمكن مشاركته مع أعضاء المجموعة الآخرين وإضافته تلقائيًا إلى تقويم المجموعة.
يستخدم هذا المثال تطبيق Windows 10 Microsoft Teams ، لكن هذه الإرشادات والقوائم المستخدمة متطابقة في جميع الإصدارات الأخرى.
- افتح تطبيق Microsoft Teams.
-
حدد التقويم.
Image -
انقر فوق اجتماع جديد.
Image -
اختر المنطقة الزمنية المناسبة من القائمة المنسدلة في الجزء العلوي من الشاشة.
Image لا داعي للقلق بشأن المنطقة الزمنية التي يتواجد فيها أعضاء فريقك حيث سيتم ضبط وقت اجتماعك تلقائيًا لهم.
-
اكتب اسمًا لاجتماعك في أضف حقل العنوان.
Image -
في الحقل إضافة الحضور المطلوب، اكتب أسماء الأشخاص الذين تريد أن يتم إعلامك بالحدث. بمجرد البدء في الكتابة ، يجب أن تظهر الأسماء تلقائيًا لتختارها.
Image إذا كنت ترغب في مشاركة حدث التقويم هذا مع أشخاص ليسوا ضمن مجموعة Microsoft Teams الخاصة بك ، أو ربما لا يستخدمون Microsoft Teams ، فيمكنك القيام بذلك عن طريق إدخال عنوان بريدهم الإلكتروني بالكامل بدلاً من أسمائهم.
انقر فوق اختياريلإضافة أعضاء المجموعة الذين تريد معرفتهم عن الاجتماع ولكن ليس عليك الحضور.
بمجرد إنشاء الاجتماع ، سيتم إرسال دعوة إلى جميع الأطراف المدعوة إلى عنوان البريد الإلكتروني المرتبط بها.
-
بعد ذلك ، حدد وقت البدء والانتهاء لاجتماعك.
Image -
انقر فوق لا يكررلفتح قائمة وجعل الاجتماع حدثًا عاديًا إذا احتاج إلى التكرار. على سبيل المثال ، قد ترغب في عقد هذا الاجتماع نفسه كل يوم من أيام الأسبوع أو أسبوعيًا أو مرة واحدة في الشهر.
Image -
انقر فوق إضافة قناةإذا كان اجتماعك خاصًا بفئة معينة ضمن إعداد Microsoft Teams لشركتك. على سبيل المثال ، قد ترغب في وضعه داخل قناة المديرين بحيث يعلم أعضاء الفريق الذين يستخدمون تلك القناة فقط أن الاجتماع يحدث.
Image يمكنك ترك العديد من هذه الحقول فارغة إذا كنت ترغب في ذلك.
-
التالي هو إضافة موقعالحقل. على الرغم من اسمه ، إلا أن هذا في الواقع ليس لتحديد موقع فعلي. بدلاً من ذلك ، هذا لتحديد نظام غرفة متصل به Microsoft Teams أو جهاز هاتف مؤتمر.
إذا كانت شركتك لا تستخدم مثل هذه الأجهزة ، فلا داعي للقلق بشأن إكمال هذا الحقل.
Image -
في الحقل الكبير أسفل الشاشة ، اكتب تفاصيل حقل الاجتماع ، وأدخل وصفًا لاجتماعك ، أو جدول أعمال الاجتماع ، أو رسالة إلى الحضور.
Image -
أخيرًا ، انقر فوق أرسل. سيؤدي هذا إلى إضافة الحدث إلى تقويم Microsoft Teams الخاص بك وسيدعو أولئك الذين أضفتهم. بمجرد الرد على الدعوة ، ستتم إضافة الحدث تلقائيًا إلى التقويمات الخاصة بهم أيضًا.
Image إذا لم تكن قد أضفت أي شخص إلى الحدث ، فسيظهر لك زر Saveبدلاً من ذلك. سيؤدي هذا ببساطة إلى حفظ الحدث في تقويم Microsoft Teams الشخصي الخاص بك.
ماذا يفعل مساعد جدولة Microsoft Teams؟
يعد خيار مساعد الجدولة الذي يظهر عند إنشاء اجتماع في Microsoft Teams على الكمبيوتر طريقة بديلة لإنشاء حدث أو تحريره. يستخدم واجهة مستخدم أكثر وضوحًا تعرض الخيارات أسفل الجانب الأيسر من الشاشة وتتيح لك تحديد فترة زمنية باستخدام الماوس ، مما يؤدي تلقائيًا إلى إجراء التغييرات للجدولة.
الفائدة الحقيقية لمساعد الجدولة هي كيفية عرضه لجميع جداول أعضاء المجموعة. هذا يجعل من السهل معرفة الأوقات والأيام التي يكون فيها الجميع متاحًا ويزيل متاعب الاضطرار إلى سؤال أعضاء المجموعة عن الوقت الذي يناسبهم.
ستظهر الجداول فقط داخل "مساعد الجدولة" إذا تم إدخالها في Microsoft Teams بواسطة المسؤول أو مستخدمين آخرين. إذا كانت مؤسستك لا تستخدم Microsoft Teams لإدارة الجداول ، فلن تكون هذه الميزة مفيدة.
مساعد الجدولة لـ Microsoft Teams هو أداة اختيارية تمامًا ، على الرغم من أن البعض قد يفضلها على خيار إنشاء الاجتماع الافتراضي.
كيفية قبول دعوة تقويم Microsoft Teams
بمجرد إضافتك إلى اجتماع في تقويم Microsoft Teams ، يجب أن تتلقى دعوة على الفور تقريبًا عبر البريد الإلكتروني.
عندما تتلقى هذا البريد الإلكتروني ، انقر فوق الارتباط الانضمام إلى اجتماع Microsoft Teams لقبول الدعوة. يفتح تطبيق Microsoft Teams ويضيفك إلى الحدث. إذا لم يكن لديك Microsoft Teams مثبتًا ، فستتم مطالبتك بتثبيته.
إذا لم تتلق دعوة ، فتحقق من مُنشئ الحدث للتأكد من أنه استخدم عنوان البريد الإلكتروني الصحيح. قد ترغب أيضًا في التحقق من مجلد البريد العشوائي أو البريد غير الهام.
قد تطالبك بعض خدمات البريد الإلكتروني بإضافة أحداث Microsoft Teams هذه إلى نظام التقويم الخاص بها. يمكنك القيام بذلك إذا كنت ترغب في ذلك ولكنك ستظل بحاجة إلى النقر فوق الارتباط النصي في البريد الإلكتروني لقبول الدعوة.
كيفية استخدام إنشاء حدث فرق Outlook ومشاركتها
تتطلب Microsoft Teams حساب Microsoft لاستخدامه. عادةً ، ستزودك شركتك أو مؤسستك بحساب Microsoft جديد يمكن استخدامه للوصول إلى Microsoft Teams ومجموعة متنوعة من خدمات Microsoft Office الأخرى.
يمكن استخدام البريد الإلكتروني المرتبط بحساب Microsoft هذا لتسجيل الدخول إلى Outlook ، ونظرًا لاستخدام هذا الحساب أيضًا للوصول إلى Teams ، يمكن إنشاء اجتماعات التقويم في Outlook ومزامنتها تلقائيًا مع Microsoft Teams.
لكي يعمل هذا ، يجب أن تستخدم نفس حساب Microsoft لبرنامج Outlook و Microsoft Teams. على سبيل المثال ، لا يمكنك استخدام حساب البريد الإلكتروني الشخصي في Outlook لإنشاء حدث لتقويم Microsoft Teams للعمل.
يمكن القيام بذلك باستخدام كل من تطبيقات Outlook وعبر تجربة الويب وتكون العملية بأكملها مطابقة تقريبًا لكيفية عقد اجتماع داخل فرق Microsoft كما هو موضح أعلاه.
للوصول إلى التقويم داخل Outlook ، ما عليك سوى النقر فوق رمز Calendarفي أسفل القائمة اليسرى. بمجرد فتح التقويم ، انقر فوق يوم لبدء عملية إنشاء الحدث.
إذا كنت تريد تسجيل حدث في Outlook داخل Teams ، فأنت بحاجة إلى تنشيط المفتاح بجوار اجتماع الفرق ، والذي يمكن العثور عليه بجانب ابحث عن غرفة أو موقعtext. إذا لم تقم بذلك ، فلن يتم تنشيط وظيفة التقويم المشترك لـ Microsoft Teams وسيكون الحدث ببساطة حدثًا أساسيًا في جدول تقويم Outlook الخاص بك.
كيفية مشاركة تقويم آخر في Microsoft Teams
بينما تتميز Microsoft Teams بميزة التقويم المدمجة الخاصة بها ، فمن الممكن أيضًا استيراد تقاويم إضافية من Outlook أو Google أو أي خدمة جدولة أخرى توفر عنوان ويب قابل للمشاركة لتقاويمها.
يمكن أن يكون هذا مفيدًا إذا كان فريقك يستخدم تطبيقًا أو خدمة أخرى لإدارة الأحداث خارج نظام Microsoft Office البيئي.
يستخدم هذا المثال تقويم Google ، لكن العملية مماثلة لخدمات أخرى من هذا القبيل.
- افتح تقويم Google في متصفح الويب كالمعتاد.
-
قم بتمرير مؤشر الماوس فوق اسم التقويم بحيث تظهر النقاط الثلاث على يمين اسمه. انقر فوق ثلاث نقاطلفتح القائمة.
Image -
انقر فوق الإعدادات.
Image -
انقر على عنوان الويب ضمن عنوان URL العام لهذا التقويم واضغط على Ctrl+ Vلنسخه إلى الحافظة الخاصة بك.
Image -
افتح Microsoft Teams وانتقل إلى المجموعة أو الدردشة التي تريد إضافة التقويم إليها.
Image -
انقر فوق الرمز +في الجزء العلوي من الشاشة.
Image -
انقر موقع الويب.
Image -
الصق عنوان التقويم في الحقل URL.
Image يمكنك أيضًا إضافة اسم مخصص لها عن طريق كتابة Tab name حقل واختيار ما إذا كنت تريد تنبيه مجموعة إضافة التقويم عن طريق تحديد المربع بجوار انشر على القناة حول علامة التبويب هذه.
-
انقر فوق حفظ.
Image ستتم مشاركة التقويم الخاص بك الآن داخل فرق Microsoft وسيكون قابلاً للعرض من قبل الجميع ضمن علامة التبويب المخصصة الجديدة هذه.
كيفية تحرير اجتماع Microsoft Teams
لتحرير اجتماع Microsoft Teams الذي قمت بإنشائه أو لديك حق الوصول إليه ، كل ما عليك فعله هو النقر فوقه من التقويم الخاص بك داخل تطبيق Microsoft Teams وإجراء التغييرات على الحقول المناسبة.
يمكنك إضافة أو إزالة الحضور ، وتغيير الوقت أو الموقع ، وكذلك تحرير اسم الحدث ووصفه. فقط تأكد من النقر فوق Send Updateعندما تنتهي من حفظ التغييرات.
إذا لم تظهر التغييرات لك أو لأعضاء فريقك ، فحاول إغلاق التطبيق تمامًا ثم إعادة فتحه.
يمكنك أيضًا تعديل أحداث Teams في Outlook عن طريق فتح الحدث في التقويم ثم النقر فوق Edit.
