عندما تقوم بجدولة اجتماع في Outlook مع شخص آخر أو مجموعة من الأشخاص ، فإنهم يتلقون دعوة عبر البريد الإلكتروني تحتوي على تفاصيل الاجتماع. من هذا البريد الإلكتروني ، يمكنهم قبول دعوة الاجتماع أو رفضها. يضيف Outlook الاجتماع إلى تقويم Outlook الخاص بك ، ويتتبع ردود الحاضرين ويرسل تذكيرًا قبل بدء الاجتماع.
تنطبق الإرشادات الواردة في هذه المقالة على Outlook لـ Microsoft 365 و Outlook 2019 و Outlook 2016 و Outlook 2013.
كيفية إرسال دعوة تقويم في Outlook
إليك كيفية جدولة اجتماع في Outlook:
-
حدد الصفحة الرئيسية tab.
Image -
حدد عناصر جديدة> اجتماع.
بدلاً من ذلك ، اضغط على Ctrl + Shift + Q.
Image -
في دعوة الاجتماع ، أدخل وصفًا للاجتماع في مربع النص Title.
Image -
في مربع النص Required ، أدخل عناوين البريد الإلكتروني لكل حاضر يجب أن يحضر الاجتماع. في Outlook 2016 و 2013 ، أدخل عناوين البريد الإلكتروني في مربع النص To.
لتحديد جهات الاتصال من دفتر العناوين الخاص بك ، حدد إما Required أو Optional أو To.
Image -
في مربع النص Optional، أدخل عناوين البريد الإلكتروني للأشخاص الذين ترغب في حضورهم الاجتماع ، ولكن لا تطلب منهم القيام بذلك.
Image -
اختر وقت البدء ووقت الانتهاء للاجتماع.
Image -
لحظر يوم كامل في التقويم الخاص بك للاجتماع ، حدد طوال اليوم.
Image -
في مربع النص الموقع، أدخل مكان عقد الاجتماع.
Image -
في منطقة الرسالة، أدخل المعلومات الأخرى التي سيحتاج الحاضرين إلى معرفتها قبل الاجتماع وأرفق أي ملفات تريد أن يراجعوها.
لإرفاق ملف بدعوة الاجتماع ، حدد علامة التبويب Insert ، ثم حدد Attach File. لإضافة ارتباط إلى مستند على OneDrive الخاص بك ، حدد Linkسهم القائمة المنسدلة.
Image -
بشكل افتراضي ، عندما ترسل دعوة اجتماع في Outlook ، تتضمن الدعوة طلب استجابة وتمنح المستلم خيار اقتراح وقت جديد للاجتماع. لتغيير هذه الخيارات ، حدد علامة التبويب Meeting ، ثم حدد خيارات الاستجابة
Image -
حدد أرسل.
إذا تغير جدولك الزمني أو إذا كان على الحاضرين وضع خطط أخرى ، فقم إما بإلغاء الاجتماع أو إعادة جدولته.
Image
كيفية إعداد اجتماع متكرر
يتيح لك Outlook أيضًا إعداد اجتماعات متكررة. استخدم هذا الخيار للتجمعات التي تخطط لتكرارها كل أسبوع أو شهر أو فترة أخرى. مع الاجتماع المتكرر ، ما عليك سوى إدخال التفاصيل مرة واحدة ، وستضيف جميع الأحداث المستقبلية إلى التقويم الخاص بك بناءً على الفاصل الزمني الذي تحدده.
-
حدد علامة التبويب الصفحة الرئيسية ، ثم حدد عناصر جديدة> Meeting.
Image - في دعوة الاجتماع ، أدخل العنوان والحضور المطلوبين والحضور الاختياري والموقع ورسالة تصف الغرض من الاجتماع.
-
حدد جعل متكرر.
في Outlook 2016 و 2013 ، حدد الاجتماع> التكرار.
Image -
سيتم فتح مربع الحوار تكرار الموعد. أدخل وقت البدء ووقت الانتهاء ومدة الاجتماع.
Image -
في قسم نمط التكرار، اختر وقت تكرار الاجتماع. على سبيل المثال ، اجتماع أسبوعي منتظم يحدث كل يوم اثنين.
Image -
في قسم نطاق التكرار ، اختر طول الوقت الذي ستستمر فيه الاجتماعات المتكررة. يمكنك إخبار اجتماع متكرر بالإلغاء في تاريخ معين أو بعد عدد معين من التكرارات. اختر بدون تاريخ انتهاءإذا كنت لا تريد انتهاء صلاحية الاجتماع.
Image -
حدد موافق.
Image -
في دعوة الاجتماع ، حدد أرسل.
Image
كيفية استخدام مساعد الجدولة لإنشاء اجتماع
إذا كنت تستخدم Microsoft 365 في العمل وكنت أحد مستخدمي Exchange ، فاستخدم مساعد الجدولة للعثور على أفضل وقت لجدولة اجتماع مع الآخرين. عندما تفتح مساعد الجدولة ، سترى تقاويم الأشخاص الذين دعوتهم إلى الاجتماع.
لاستخدام مساعد الجدولة ، أنشئ دعوة اجتماع ، وحدد علامة التبويب Meetingtab > مساعد الجدولة.
كيفية عرض الاجتماع في تقويم Outlook الخاص بك
بمجرد إنشاء اجتماع أو قبوله ، سيظهر في تقويم Outlook الخاص بك بناءً على معلومات التاريخ والوقت. إليك كيفية البحث عن الأحداث القادمة.
- حدد View Switcher ، ثم حدد Calendar.
- للعثور على الاجتماع ، قم بالتمرير خلال التقويم أو استخدم مربع البحث وأدخل عنوان الاجتماع.
-
لعرض تفاصيل الاجتماع ، انقر نقرًا مزدوجًا فوق عنصر التقويم.
Image -
لعرض الردود ، حدد علامة التبويب تتبع. يُظهر العمود Responseالحاضرين الذين قبلوا دعوة الاجتماع والذين لم يستجيبوا.
Image -
إذا تلقيت قبولًا شفهيًا من أحد الحضور ، فحدد لا شيء ، ثم حدد مقبول ، مرفوض ، أو أعطى استجابة مبدئيًا.
Image - أغلق دعوة الاجتماع عند الانتهاء.
كيفية إضافة أشخاص إلى دعوة اجتماع موجودة
يمكنك إعداد اجتماع ثم الحصول على المزيد من الحاضرين لدعوتهم لاحقًا (على سبيل المثال ، إذا قمت بتعيين موظف آخر وترغب في إضافتهم إلى اجتماعات الموظفين العادية). إليك كيفية دعوة حاضرين جدد إلى اجتماع أعددته بالفعل.
- ابحث عن الاجتماع في التقويم الخاص بك.
- انقر نقرًا مزدوجًا فوق عنصر الاجتماع.
-
حدد مساعد الجدولة علامة التبويب > إضافة الحضور.
Image -
في مربع الحوار حدد الحضور والموارد، اختر اسم الحاضر.
Image -
حدد إما Required أو Optionalللإشارة إلى ما إذا كان الحضور مطلوبًا أن يكون في الاجتماع أو إذا كان حضوره اختياريًا.
Image -
حدد موافق.
Image -
يظهر الحاضر الآن في قائمة كل الحاضرين في مساعد الجدولة.
Image -
حدد أرسل التحديث.
Image
