ما يجب معرفته
- حساب غير Exchange: أنشئ قالب رسالة بريد إلكتروني جديد ثم أنشئ قاعدة لإرسال رد تلقائي.
- حساب Exchange: File> Info> الردود التلقائية> إرسال ردود تلقائية> إنشاء رسالة > حدد أوقات البدء والانتهاء > OK.
- على Outlook.com: الإعدادات> عرض كافة إعدادات Outlook> Mail> الردود التلقائية> تشغيل الردود التلقائية> إنشاء > حفظ.
تشرح هذه المقالة كيفية إنشاء رسالة رد خارج المكتب لبرنامج Outlook 2019 و 2016 و 2013 ؛ Outlook لـ Microsoft 365 و Outlook.com ، بناءً على نوع الحساب الذي تستخدمه. يشرح أيضًا كيفية تحديد ما إذا كان لديك حساب Exchange.
كيفية تعيين الردود التلقائية في Outlook
يتأكد الرد التلقائي الفعال خارج المكتب في Outlook من أنه أثناء تواجدك بعيدًا ، يعلم الأشخاص أنك غير متاح عندما تعود وما يجب عليهم فعله إذا كانت لديهم مشكلة تحتاج إلى فورية انتباه
يختلف الإعداد للرد خارج المكتب في Outlook اعتمادًا على ما إذا كان حساب بريدك الإلكتروني على خادم Microsoft Exchange أو حساب بريد إلكتروني IMAP أو POP (مثل خدمات البريد الإلكتروني الشائعة مثل Gmail و Yahoo Mail ، وغيرهم).
كيفية معرفة ما إذا كان لديك حساب Exchange
إذا لم تكن متأكدًا مما إذا كنت تستخدم Outlook مع حساب Exchange ، فابحث في شريط الحالة أسفل نافذة Outlook. إذا كنت تستخدم حساب Exchange ، فسترى متصل بـ: Microsoft Exchange في شريط الحالة.
أنشئ نموذج البريد الإلكتروني للرد التلقائي
لإعداد رد تلقائي في Outlook لحساب بريد إلكتروني IMAP أو POP (بالنسبة إلى Exchange ، انظر أدناه) ، استخدم ميزة قواعد Outlook. ابدأ بإنشاء قالب بريد إلكتروني للرد التلقائي على البريد الإلكتروني الذي سيتم إرساله إلى المستلمين أثناء تواجدك بعيدًا.
-
حدد بريد إلكتروني جديد.
Image -
أدخل الموضوعللبريد الإلكتروني ونص الرسالة الذي يخبر المستلم بأنك غير متاح.
دع المستلمين يعرفون متى يمكنهم توقع رد شخصي منك وكن واعيًا بكمية المعلومات التي تكشفها في ردك التلقائي لأن الكشف عن الكثير من المعلومات يمكن أن يشكل خطرًا.
-
عند الانتهاء من إنشاء رسالة الرد التلقائي الخاصة بك ، حدد ملف.
Image -
حدد حفظ باسم.
Image -
حدد حفظ كنوع سهم القائمة المنسدلة وحدد قالب Outlook.
Image - يستخدم Outlook موضوع القالب افتراضيًا كاسم في مربع النص File name. غيّر هذا إلى أي شيء تريده يتيح لك معرفة أنه ملف قالب البريد الإلكتروني خارج المكتب.
-
حدد حفظ.
Image - أغلق نافذة الرسالة.
إنشاء قاعدة الرد التلقائي خارج المكتب
الخطوة التالية لحسابات البريد الإلكتروني IMAP أو POP هي إعداد قاعدة Outlook. سترسل هذه القاعدة ردًا باستخدام القالب الذي أنشأته في القسم السابق.
-
حدد ملف> Info.
Image -
حدد إدارة القواعد والتنبيهات.
Image -
حدد قواعد البريد الإلكترونيعلامة التبويب.
Image -
ضمن تطبيق التغييرات على هذا المجلد، حدد حساب البريد الإلكتروني الذي تنشئ الرد التلقائي له.
سيكون لديك خيار تطبيق قاعدتك الجديدة على جميع الحسابات في خطوة لاحقة.
-
حدد قاعدة جديدة.
Image -
في ابدأ من قاعدة فارغة قسم ، حدد تطبيق القاعدة على الرسائل التي أتلقاها.
Image - حدد التالي.
-
تحت الخطوة 1: حدد الشرط (الشروط) ، حدد حيث يكون اسمي في مربع الاختيار.
ترد قاعدة الاستجابة التلقائية على جميع البريد الوارد إذا قمت بإلغاء تحديد جميع خانات الاختيار الخاصة بالشرط.
Image - حدد التالي.
-
تحت الخطوة 1: حدد الإجراء (الإجراءات) ، حدد الرد باستخدام قالب محددمربع الاختيار.
Image -
ضمن الخطوة 2: قم بتحرير وصف القاعدة (انقر فوق قيمة مسطرة) ، حدد رابط نموذجًا محددًا.
Image -
حدد ابحث في سهم القائمة المنسدلة ، ثم حدد قوالب المستخدم في نظام الملفات.
Image -
قم بتمييز القالب الذي قمت بإنشائه.
Image - حدد افتح.
- في مربع الحوار معالج القواعد ، حدد التالي.
-
تحت الخطوة 1: حدد الاستثناء (الاستثناءات) ، حدد إلا إذا كان الرد التلقائيمربع الاختيار.
Image - حدد التالي.
- تحت الخطوة 1: حدد اسمًا لهذه القاعدة، اكتب اسمًا لقاعدة الرد التلقائي.
-
ضمن الخطوة 2: إعداد خيارات القاعدة ، حدد مربع الاختيار تشغيل هذه القاعدةإذا كنت تريد تنشيط المستجيب التلقائي. إذا كنت لا تريد أن يكون الرد التلقائي نشطًا الآن ، فقم بإلغاء تحديد خانة الاختيار.
إذا كان لديك حسابات بريد إلكتروني متعددة تريد استخدام هذا المستجيب التلقائي فيها ، فحدد مربع الاختيار إنشاء هذه القاعدة على جميع الحسابات.
- حدد إنهاء.
- في مربع الحوار القواعد والتنبيهات ، حدد موافق.
يرسل Outlook ردًا تلقائيًا على عنوان كل بريد إلكتروني يتم استلامه مرة واحدة في كل جلسة ؛ يتم إرسال رد تلقائي ثاني بعد إغلاق Outlook وإعادة فتحه.
كيفية تمكين وتعطيل الردود التلقائية لحسابات البريد الإلكتروني IMAP و POP
بالنسبة لحسابات البريد الإلكتروني IMAP و POP ، قم بتمكين المستجيب التلقائي متى احتجت إليه. انتقل إلى ملف> إدارة القواعد والتنبيهات> قواعد البريد الإلكتروني ، حدد خانة الاختيار بجوار auto- قاعدة المستجيب ، ثم حدد موافق.
لتعطيل المستجيب ، امسح خانة الاختيار ، ثم حدد OK.
الردود التلقائية على حسابات Microsoft Exchange
إذا كان حساب البريد الإلكتروني الخاص بك هو حساب Microsoft Exchange (يمكنك إعداد حساب Outlook.com كحساب Exchange في Outlook) ، يمكنك إعداد الرد التلقائي خارج المكتب مباشرة على الخادم. اتبع هذه الخطوات لـ Outlook 2019 و 2016 و Outlook for Microsoft 365.
- حدد ملف> Info.
-
حدد الردود التلقائية.
Image -
حدد إرسال ردود تلقائية. اكتب رسالة الرد التلقائي في مربع النص.
لتعطيل الرد التلقائي ، انتقل إلى مربع الحوار الردود التلقائية ، وحدد لا ترسل ردودًا تلقائية. لم تعد الردود التلقائية ترسل.
- اختياريًا ، حدد الإطار الزمني الذي تريد أن يكون الرد التلقائي نشطًا خلاله. حدد مربع الاختيار إرسال فقط خلال هذا النطاق الزمني. ثم قم بتعيين وقت البدء و وقت الانتهاءفقط الرسائل المستلمة خلال هذا النطاق ستتلقى ردًا تلقائيًا.
-
إذا كنت تعمل داخل شركة أو مؤسسة ، فقد يكون لديك خيارات إضافية لردودك التلقائية:
- داخل مؤسستي: يتم إرسال هذه الرسالة إلى الرسائل المستلمة من الآخرين داخل نفس الشركة أو المنظمة مثلك.
- خارج مؤسستي: يتم إرسال الرسالة إلى أشخاص خارج مؤسستك. حدد مربع الاختيار الرد التلقائي على الأشخاص خارج مؤسستي.
هناك مخاطر أمنية مرتبطة بالردود التلقائية.
- حدد موافق.
أدوات الاستجابة التلقائية والوظائف الإضافية في Outlook
بدلاً من إعداد قاعدة في Outlook يدويًا ، استخدم وظيفة إضافية مثل Mail Responder لـ Outlook أو أدوات مثل Email Responder (FreeBusy) أو Auto Reply Manager. هذه الأدوات ذكية في إرسال الردود الضرورية فقط خارج المكتب.
للحفاظ على الردود خارج المكتب بشكل مركزي أكثر على خادم Exchange (بما في ذلك القوالب التي تتميز بحقول مدمجة مع Active Directory) ، جرب Symprex Out-of-Office Manager.
كيفية تشغيل الردود التلقائية على Outlook.com
يعد تمكين الردود التلقائية على Outlook.com عملية بسيطة. لا تقدم الميزة العديد من الخيارات كما يفعل برنامج Outlook ، لكنها سهلة الاستخدام.
-
في صفحة بريد Outlook.com ، حدد الإعدادات> عرض جميع إعدادات Outlook.
Image -
حدد Mail> الردود التلقائية.
Image -
قم بتشغيل تشغيل الردود التلقائيةتبديل.
لإيقاف الردود التلقائية ، قم بإيقاف تشغيل الردود التلقائية عند تبديل.
Image - اختياري: حدد مربع الاختيار إرسال الردود فقط خلال فترة زمنية. حدد وقت البدء و وقت الانتهاء. يتم إرسال الردود التلقائية فقط خلال هذا الإطار الزمني.
-
أدخل الرسالة التي تريد إرسالها أثناء تمكين الردود التلقائية.
Image - اختياريًا ، حدد مربع الاختيار إرسال الردود فقط إلى جهات الاتصاللإرسال ردود تلقائية إلى الأشخاص وعناوين البريد الإلكتروني فقط في جهات اتصال Outlook.com الخاصة بك.
- حدد حفظ.
