يعد فقدان المستندات المهمة التي قضيت وقتًا طويلاً في إنشائها أمرًا محبطًا ، خاصة إذا كنت مثل معظم المستخدمين ، الذين ينشئون المستندات مباشرة على الكمبيوتر ولا يستفيدون من نسخة مكتوبة بخط اليد.
فيما يلي ست طرق للحفاظ على أمان المستندات التي تمت معالجتها بالكلمات.
لا تقم أبدًا بتخزين المستندات الخاصة بك على محرك نظام التشغيل الخاص بك
بينما تقوم معظم معالجات النصوص بحفظ ملفاتك في مجلد "المستندات" ، فإن هذا هو أسوأ مكان لها. سواء كان ذلك بسبب فيروس أو فشل في البرنامج ، فإن معظم مشاكل الكمبيوتر تؤثر على نظام التشغيل ، وغالبًا ما يكون الحل الوحيد هو إعادة تهيئة محرك الأقراص وإعادة تثبيت نظام التشغيل.في مثل هذه الحالة ، سيتم فقد كل شيء على محرك الأقراص.
يعد تثبيت محرك أقراص ثابت ثانٍ على جهاز الكمبيوتر الخاص بك طريقة منخفضة التكلفة نسبيًا لمعالجة هذه المشكلة. لن يتأثر القرص الصلب الداخلي الثاني في حالة تلف نظام التشغيل ، ويمكن حتى تثبيته على كمبيوتر آخر إذا كنت بحاجة لشراء واحد جديد.
إذا كنت تشك في تثبيت محرك أقراص داخلي ثانٍ ، فإن محرك الأقراص الثابتة الخارجي يعد خيارًا ممتازًا. يمكن توصيل محرك أقراص خارجي بأي جهاز كمبيوتر في أي وقت عن طريق توصيله بمنفذ USB أو FireWire. تتمتع العديد من محركات الأقراص الخارجية أيضًا بميزة إضافية تتمثل في النسخ الاحتياطي بلمسة واحدة أو النسخ الاحتياطية المجدولة ؛ أنت تحدد المجلدات والجدول ، ويتولى البرنامج الباقي.
الخط السفلي
لا يكفي تخزين ملفاتك في مكان مختلف عن نظام التشغيل الخاص بك ؛ تحتاج إلى إنشاء نسخ احتياطية منتظمة لملفاتك. قم بزيادة احتمالات قدرتك على استرداد ملف من خلال الحصول على نسخة احتياطية ثانية منه.إذا كانت البيانات مهمة ، ففكر في تخزين نسخة احتياطية في قبو مقاوم للحريق.
احذر من مرفقات البريد الإلكتروني
حتى لو كنت متأكدًا من أنها لا تحتوي على فيروسات ، يمكن أن تتسبب مرفقات البريد الإلكتروني في فقد البيانات. على سبيل المثال ، إذا تلقيت مستندًا يحمل نفس اسم المستند الموجود على محرك الأقراص لديك ، وتم تعيين برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك لحفظ المرفقات في نفس الموقع ، فإنك تخاطر بالكتابة فوق الملف الموجود بالفعل. يحدث هذا غالبًا عندما تتعاون في مستند ويرسل زملاؤك تحديثات عبر البريد الإلكتروني.
قم بتعيين برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك لحفظ المرفقات في موقع فريد ، أو ، إذا لم يكن ذلك ممكنًا ، فكر مرتين قبل حفظ مرفق بريد إلكتروني على محرك الأقراص الثابتة.
احذر من خطأ المستخدم
استفد من الضمانات المضمنة في معالج النصوص الخاص بك ، مثل ميزات تعيين الإصدار والتغييرات المتعقبة. من الطرق الشائعة التي يفقد بها المستخدمون البيانات عندما يقومون بتحرير مستند وحذف أجزاء عن طريق الخطأ. بعد حفظ المستند ، تُفقد الأجزاء التي تم تغييرها أو حذفها ما لم تقم بتمكين الميزات التي تخزن التغييرات نيابةً عنك.
إذا كنت لا تريد التعامل مع الميزات المتقدمة ، فاستخدم مفتاح F12قبل أن تبدأ العمل لحفظ الملف باسم مختلف. إنها ليست منظمة مثل بعض الطرق الأخرى ، لكنها طريقة مفيدة.
اذهب إلى السحابة
أصبح تخزين الملفات ونسخها الاحتياطية في السحابة أكثر شيوعًا. يوفر التخزين السحابي العديد من المزايا ، مثل تخصيص مساحة كبيرة ، وسهولة الاستخدام ، والوصول من أي مكان كنت وأي جهاز تستخدمه ، والموثوقية.
تقوم خدمات التخزين السحابي بعمل نسخة احتياطية لخوادمها ، لذلك هناك طبقة مزدوجة من الحماية للملفات المخزنة بهذه الطريقة. لهذه الأسباب ، فإن التخزين السحابي هو الخيار الأفضل بشكل متزايد لمعظم الناس.
هناك العديد من الخيارات المجانية السائدة:
- يقدم Google Drive 15 غيغابايت مع كل حساب Google.
- يحصل مستخدمو Mac على 5 غيغابايت مع iCloud ، وهي مدمجة في كل جهاز من أجهزة Apple.
- توفر Microsoft مساحة 5 جيجا بايت مع OneDrive ، والذي يأتي مع حسابات Microsoft 365 و Xbox.
إذا كنت بحاجة إلى المزيد من مساحة التخزين ، فإن الخدمات المذكورة أعلاه تقدم خيارات مدفوعة ، كما تفعل شركات التخزين السحابية الأخرى.
احتفظ بنسخ ورقية من مستنداتك
لن يمنعك من الاضطرار إلى كتابة المستند وتنسيقه مرة أخرى ، ولكن الاحتفاظ بنسخة مطبوعة من مستند مهم سيضمن على الأقل أن لديك محتويات الملف ، وهذا أفضل من عدم وجود أي شيء على الإطلاق
