هل لديك جدول بيانات Excel ضخم لا يمكنك تكوين رؤوس أو ذيول منه؟
حان الوقت لتنظيم قائمة جهات الاتصال الخاصة بك في قاعدة بيانات Microsoft Access. إنه أسهل بكثير مما قد تتخيله وستكون بالتأكيد مسرورًا بالنتائج. سيرشدك هذا البرنامج التعليمي خلال العملية بأكملها خطوة بخطوة.إذا لم يكن لديك جدول بيانات خاص بك وترغب في المتابعة مع البرنامج التعليمي ، فيمكنك تنزيل نموذج ملف Excel المستخدم لإنشاء البرنامج التعليمي
إنشاء قاعدة بيانات Access 2013 جديدة
ما لم يكن لديك قاعدة بيانات حالية تستخدمها لتخزين معلومات الاتصال ، فربما تريد إنشاء قاعدة بيانات جديدة من البداية.للقيام بذلك ، حدد رمز قاعدة بيانات سطح المكتب الفارغة في شاشة "بدء استخدام Microsoft Office Access". ستظهر لك الشاشة أعلاه. أدخل اسمًا لقاعدة البيانات الخاصة بك ، وحدد الزر Createوستكون في العمل.
ابدأ عملية استيراد Excel
حدد علامة التبويب البيانات الخارجية في الجزء العلوي من شاشة Access وانقر نقرًا مزدوجًا فوق زر Excelلبدء عملية استيراد Excel
حدد المصدر والوجهة
بعد ذلك ، ستظهر لك الشاشة الموضحة أعلاه. حدد تصفح الزر وانتقل إلى الملف الذي ترغب في استيراده. بمجرد تحديد موقع الملف الصحيح ، حدد زر فتح.
في النصف السفلي من الشاشة ، يتم تقديمك بخيارات وجهة الاستيراد. في هذا البرنامج التعليمي ، نحن مهتمون بتحويل جدول بيانات Excel موجود إلى قاعدة بيانات Access جديدة ، لذلك سنختار استيراد البيانات المصدر إلى جدول جديد في قاعدة البيانات الحالية تتيح لك الخيارات الأخرى على هذه الشاشة:
- اربط قاعدة البيانات الخاصة بك بورقة Excel بحيث تنعكس التغييرات في الورقة المصدر في قاعدة البيانات.
- استيراد البيانات إلى جدول قاعدة بيانات موجود.
بمجرد تحديد الملف الصحيح والخيار ، حدد OKللمتابعة.
حدد عناوين العمود
تأكد من تحديد المربع يحتوي الصف الأول على عناوين الأعمدةإذا كان الصف الأول من جدول البيانات يحتوي على أسماء أعمدة للبيانات ، مثل اسم العائلة والاسم الأول والعنوان. سيؤدي هذا إلى توجيه Access للتعامل مع الصف الأول كأسماء ، بدلاً من البيانات الفعلية ليتم تخزينها في قائمة جهات الاتصال.
حدد التاليللمتابعة.
إنشاء أي فهارس مرغوبة
فهارس قاعدة البيانات هي آلية داخلية يمكن استخدامها لزيادة السرعة التي يمكن أن يجد بها Access المعلومات في قاعدة البيانات الخاصة بك.يمكنك تطبيق فهرس على واحد أو أكثر من أعمدة قاعدة البيانات الخاصة بك في هذه الخطوة. ما عليك سوى تحديد القائمة المنسدلة Indexedوحدد الخيار المناسب.
ضع في اعتبارك أن الفهارس تخلق الكثير من الحمل لقاعدة البيانات الخاصة بك وستزيد من مساحة القرص المستخدمة. لهذا السبب ، تريد الاحتفاظ بالأعمدة المفهرسة عند الحد الأدنى. في قاعدة البيانات الخاصة بنا ، سنبحث غالبًا عن الاسم الأخير لجهات الاتصال الخاصة بنا ، لذلك دعونا ننشئ فهرسًا في هذا الحقل. قد يكون لدينا أصدقاء بنفس الاسم الأخير ، لذلك نريد السماح بالنسخ المكررة هنا. تأكد من تحديد عمود الاسم الأخير في الجزء السفلي من النوافذ ثم حدد Yes (Duplicates OK)من القائمة المنسدلة المفهرسة.
حدد التاليللمتابعة.
حدد المفتاح الأساسي
يستخدم المفتاح الأساسي لتعريف السجلات بشكل فريد في قاعدة البيانات. أسهل طريقة للقيام بذلك هي السماح لـ Access بإنشاء مفتاح أساسي لك.حدد الخيار دع Access يضيف المفتاح الأساسي الخيار واضغط على التاليللمتابعة. إذا كنت مهتمًا باختيار المفتاح الأساسي الخاص بك ، فقد ترغب في قراءة مقالتنا حول مفاتيح قاعدة البيانات.
اسم الجدول الخاص بك
تحتاج إلى تزويد Access باسم للإشارة إلى الجدول الخاص بك. أدخل هذا في الحقل المناسب وحدد زر إنهاء.
عرض البيانات الخاصة بك
سترى شاشة وسيطة تسألك عما إذا كنت ترغب في حفظ الخطوات المستخدمة لاستيراد بياناتك. إذا لم يكن كذلك ، فابدأ وحدد إغلاق.
ستتم إعادتك بعد ذلك إلى شاشة قاعدة البيانات الرئيسية حيث يمكنك عرض بياناتك ببساطة بالنقر المزدوج على اسم الجدول في اللوحة اليسرى.
تهانينا ، لقد نجحت في استيراد بياناتك من Excel إلى Access!
