إذا كنت تقضي معظم يومك في التعامل مع البريد الإلكتروني ، فهناك الكثير من الطرق لاستخدام Outlook بشكل أكثر كفاءة. قم بتغيير الإعدادات الافتراضية لتتناسب مع الطريقة التي تعمل بها. استفد من اختصار لوحة المفاتيح أو اثنين. قم بإعداد المرشحات لأتمتة المهام. وتأكد من تشغيل Outlook بأقصى سرعة. تحقق من النصائح والأسرار التالية ، وستستعيد القليل من الوقت.
تنطبق الإرشادات الواردة في هذه المقالة على Outlook 2019 و Outlook 2016 و Outlook 2013 و Outlook 2010 و Outlook for Microsoft 365.
ملف الرسائل بنقرة واحدة
افعل ما تفعله في كثير من الأحيان بشكل أسرع. قم بإعداد إجراءات بنقرة واحدة لإدارة رسائل البريد الإلكتروني بسهولة.
تبسيط المحادثات
لا تملأ مجلدات بريدك الإلكتروني بالرسائل المقتبسة في مكان آخر. تعرف على كيفية استخدام Outlook لتنظيف رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا. سيقوم Outlook بنقل أو حذف رسائل البريد الإلكتروني الزائدة هذه نيابة عنك.
إعادة إرسال رسائل البريد الإلكتروني
إعادة إرسال بريد إلكتروني في Outlook لإعادة استخدام المحتوى أو الموضوع أو المستلمين بدلاً من البدء برسالة فارغة.
حافظ على ملفات Outlook صغيرة وسريعة
إذا كنت تريد أن يكون Outlook سريعًا ، فحافظ على حجم ملف PST الرئيسي صغيرًا. ملف PST هو المكان الذي يخزن فيه Outlook رسائل البريد الإلكتروني وجهات الاتصال والتقويمات والمزيد. تتمثل إحدى طرق الحفاظ على حجم ملف PST في نقل البريد القديم إلى ملف أرشيف منفصل ، على سبيل المثال.
إعداد الرد التلقائي خارج المكتب أو الإجازة
اطلب من Outlook الرد نيابة عنك عندما تكون بعيدًا ولن تتمكن من الرد على بريدك الإلكتروني. هذا يوفر لك الوقت ليس فقط عند اللحاق بالركب بعد الإجازات ولكن في كل يوم عمل أيضًا.
نقل البريد الإلكتروني بسرعة إلى أي مجلد
إذا لم تقم بإعداد الملفات بنقرة واحدة لمجلد ، فإن Outlook لديه طريقة أخرى لنقل رسائل البريد الإلكتروني إلى المجلدات بسرعة. يمكنك نقل الرسائل باستخدام لوحة المفاتيح ، على سبيل المثال ، أو زر سهل الاستخدام على الشريط.
إنشاء واستخدام قوالب البريد الإلكتروني
عند إنشاء رسائل مماثلة لمستلمين مختلفين ، احفظ إحدى رسائل البريد الإلكتروني هذه كقالب في Outlook لاستخدامها في المستقبل. سترسل نفس البريد الإلكتروني ، أو بريدًا مشابهًا ، بشكل متكرر وبسرعة تحسد عليها.
تغيير واجهة وحجم خط Outlook الافتراضي
إذا كنت تعتقد أن الخط الذي يستخدمه Outlook عند إنشاء رسالة أو قراءة بريد إلكتروني كبير جدًا أو طويل أو صغير أو صغير أو كبير أو أزرق ، فقم بتغييره. تعرف على كيفية تعيين الخط الدقيق ونمط الخط واللون لاستخدامه افتراضيًا لرسائل البريد الإلكتروني في Outlook.
حذف وكتم المحادثة
عندما تجد نفسك تخوض في رسائل البريد الإلكتروني والمحادثات التي لا صلة لها بالموضوع على الإطلاق ، يمكن أن يساعدك Outlook. تعرف على كيفية استخدام Outlook لحذف محادثة بأكملها وجعل Outlook يزيل رسائل البريد الإلكتروني المستقبلية في نفس سلسلة المحادثات تلقائيًا.
تصفية بريد مرسل واحد إلى مجلد محدد تلقائيًا
ابدأ بأي بريد إلكتروني لإعداد مرشح Outlook الذي ينقل جميع الرسائل المستقبلية من نفس المرسل إلى مجلد معين تلقائيًا.
البحث عن الرسائل ذات الصلة
في Outlook ، من السهل العثور على جميع الرسائل ذات الصلة. ابحث فقط عن اسم جهة اتصال أو عن كلمات في سطر الموضوع. يسرد Outlook كل رسالة تطابق مصطلحات البحث الخاصة بك.
تعيين الحساب الافتراضي لرسائل البريد الإلكتروني الجديدة
تأكد من أن الرسائل الجديدة التي تنشئها تبدأ بالأرجح من عنوان البريد الإلكتروني المحدد في Outlook.
البحث داخل الرسالة
هل تريد العثور على شيء ما في رسالة بريد إلكتروني طويلة؟ تعرف على كيفية استخدام Outlook للبحث في النص داخل رسالة بريد إلكتروني.
جدولة رسائل البريد الإلكتروني ليتم تسليمها لاحقًا
يمكنك توجيه Outlook لإرسال رسالة فقط في أو بعد تاريخ معين. هذا مفيد للأحداث التي تحدث بانتظام ، مثل إعلان الاجتماع الأسبوعي.
إلغاء حذف رسالة بسرعة
هل قمت للتو بحذف بريد إلكتروني في Outlook لم يكن جاهزًا للتوجه إلى مجلد العناصر المحذوفة؟ إليك طريقة بسيطة لاستعادة هذا البريد الإلكتروني في لحظة.
إعداد قوائم التوزيع
أنشئ قوائم بريدية خاصة بك في Outlook وأرسل رسائل إلى مجموعات من الأشخاص بسهولة دون الحاجة إلى كتابة جميع عناوين البريد الإلكتروني.
حذف المرفقات من الرسائل
احتفظ بالرسالة ؛ تفقد حجمها الكبير. تعرف على كيفية استخدام Outlook لإزالة الملفات المرفقة (بعد حفظها في مكان آخر) من رسائل البريد الإلكتروني. يمكنك تقليص حجم صندوق البريد الخاص بك إلى حد كبير.
البحث عن كل البريد من المرسل بسرعة
يحدد Outlook موقع جميع الرسائل من مرسل معين ويظهرها لك بسرعة باستخدام هذه النصيحة.
إعداد مجلد "كل البريد"
شاهد جميع رسائل البريد الإلكتروني المرسلة والمستلمة والأرشفة والمودعة لحساب في مكان واحد في Outlook.
اجعل بريد Outlook Highlight يتم إرساله إليك فقط
عندما تكون المستلم الوحيد للبريد الإلكتروني ، تكون الرسالة عادةً أكثر أهمية مما لو كنت واحدًا من بين عشرات الأشخاص. اكتشف كيف يمكن لـ Outlook تمييز الرسائل الموجودة في السطر "إلى" فقط.
تحرير رسائل البريد الإلكتروني المستلمة
بدلاً من إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني إلى نفسك أو تدوين ملاحظة في مكان آخر في Outlook أو ربما خارجه ، يمكنك تحرير أي بريد إلكتروني مستلم وإضافة نص خاص بك.
تلقائيًا نسخة إلى: كل البريد الذي ترسله
يمكن لبرنامج Outlook إرسال نسخة من كل رسالة تقوم بإنشائها إلى عنوان بريد إلكتروني آخر.
قم بتوسيع Outlook باستخدام الوظائف الإضافية لتوفير الوقت
يمكن للوظائف الإضافية مثل ClearContext و Nelson Email Organizer و Xobni و Lookeen و Auto-Mate تحسين سير عمل Outlook الخاص بك عن طريق وضع المعلومات الصحيحة بالقرب من أطراف أصابعك ، والتصفية بذكاء ، وأتمتة المهام المتكررة.
